luarea de minute de întâlnire într-o ședință de consiliu pare a fi o responsabilitate destul de simplă, directă, dar adevărul este că există multe considerații implicate în această sarcină care necesită gândire și atenție. Este necesar un anumit grad de gestionare a întâlnirilor pentru ca minutele dvs. de întâlnire să fie organizate, detaliate și extrem de cuprinzătoare.

luarea minutelor ședinței Consiliului este o responsabilitate foarte importantă care este potrivită pentru cineva care este dispus să planifice din timp, să asculte cu sârguință și să producă un rezumat precis al întâlnirii care a avut loc.

treceți la șablonul de întâlnire al Consiliului de administrație aici.

pentru a scăpa de orice fel de confuzie există în jur de întâlnire minute, Fellow a creat un ghid pas-cu-pas cu privire la modul de a scrie mare întâlnire minute. Pentru început, să vorbim despre ce minute de întâlnire sunt cu adevărat:

• ce sunt minutele de întâlnire?
• de ce sunt atât de importante procesele verbale ale ședinței Consiliului
• șablonul minutelor ședinței Consiliului
• 5 pași pentru a scrie minutele eficiente ale ședinței Consiliului
• sfaturi rapide pentru a scrie minutele ședinței Consiliului și pentru a urmări deciziile cheie

ce sunt minutele de întâlnire?

procesul-verbal al ședinței este înregistrarea scrisă a dialogului și a deciziilor luate în timpul unei întâlniri. În esență, este o transcriere scrisă a tot ceea ce a fost discutat pe parcursul întâlnirii, care poate fi apoi utilizată fie pentru a informa membrii echipei care nu au putut participa la ceea ce s-a întâmplat, fie pentru a urmări deciziile și elementele de acțiune care pot fi revizuite.

procesul-verbal al unei întâlniri anterioare poate fi apoi utilizat pentru a lua decizii viitoare. Prin urmare, procesul-verbal al ședinței servește drept înregistrare istorică a deciziilor Consiliului.

de ce procesele verbale ale ședințelor Consiliului sunt atât de importante

procesele verbale ale ședințelor Consiliului sunt importante din câteva motive diferite. În primul rând, procesul-verbal al ședinței oferă o înregistrare istorică a planificării pe termen scurt și lung a Consiliului. Deoarece fiecare întâlnire conține un obiectiv sau un scop, Consiliul poate folosi apoi procesul-verbal al întâlnirii ca o înregistrare pentru referințe viitoare, pentru a înțelege progresul care a fost făcut.

mai mult, procesele verbale ale ședinței sunt importante deoarece oferă protecție juridică organizației. De multe ori due diligence este capturat în procesul-verbal de întâlnire companii, precum și orice conversații juridice care pot fi apoi oficiate și documentate pentru a confirma practicile etice, corecte ale organizației.

în cele din urmă, procesele verbale ale ședinței Consiliului sunt dovada motivului și a modului în care un consiliu a luat anumite decizii. Această documentație poate fi apoi utilizată pentru a răspunde la orice întrebări care apar în legătură cu orice decizii care au fost luate.

board meeting minutes template

acesta este un exemplu de șablon de întâlnire a Consiliului SaaS creat de David Sacks – antreprenor, investitor și partener general al Craft Ventures.

5 pași pentru a scrie eficiente Consiliul de întâlnire minute

1 Planul de dinainte

ca totul în lumea afacerilor, eficiente întâlnire minute necesită unele pre-planificare. Înainte de a începe uita la agenda întâlnirii, este o idee bună de a avea o discuție despre formatul care vă sunt de așteptat să utilizați pentru a lua procesul-verbal de întâlnire. Dacă acest lucru nu este clar, puteți consulta un exemplu de minute de întâlnire pentru a utiliza ca șablon.

clarificarea așteptărilor procesului-verbal al întâlnirii cu președintele sau cu orice alt omolog familiar vă va face să vă simțiți mult mai încrezători în scrierea procesului-verbal al întâlnirii. Asigurându-vă că ați pus împreună o agendă de întâlnire bine gândită vă va configura să vă transcrieți întâlnirea într-un mod organizat.

2 utilizați agenda ca schiță

când luați în considerare ce ar trebui inclus în procesul-verbal al ședinței, începeți cu elementele de bază. În primul rând, furnizați data și ora întâlnirii. Apoi, documentați numele tuturor participanților la întâlnire și orice persoane care nu au putut participa. Este probabil ca la începutul ședinței să existe un timp dedicat acceptării sau modificării procesului-verbal al ședinței anterioare.

asigurați-vă că documentați deciziile luate cu privire la întâlnirile anterioare înainte de a începe să analizați agenda întâlnirii. După ce această parte a întâlnirii a fost finalizată, puteți utiliza agenda întâlnirii ca schiță, cu fiecare element de agendă ca sub-subiect în care puteți adăuga note specifice.

în cele din urmă, asigurați-vă că limba dvs. este clară, lipsită de ambiguitate și completă. Este important să vă scrieți în mod obiectiv minutele de întâlnire, evitând adjectivele și adverbele acolo unde puteți.

3 Adăugați note suplimentare și clarificați punctele ridicate

un truc cheie pentru procesul-verbal al întâlnirii de succes este să scrieți procesul-verbal al întâlnirii în timpul întâlnirii sau imediat după întâlnire, dacă nu puteți transcrie pe măsură ce are loc întâlnirea. Examinați schița pentru a obține întregul domeniu de aplicare al întâlnirii și, dacă este necesar, adăugați note suplimentare și clarificați punctele ridicate. Asigurați-vă că includeți suficiente detalii, elaborând cât mai mult posibil fiecare punct de pe ordinea de zi a întâlnirii, orice discuții sau decizii luate.

în special pentru procesele verbale ale Consiliului de administrație, vă recomandăm să includeți o scurtă descriere a fiecărei acțiuni întreprinse, precum și justificarea din spatele deciziei pentru referințe viitoare. Dacă a existat o mulțime de discuții înainte de a trece o moțiune, scrieți argumentele majore pentru și împotriva, adăugând cât mai mult dialog posibil.

după ce ați terminat de scris minutele întâlnirii, editați-le pentru a vă asigura concizia și claritatea, astfel încât minutele să fie ușor de citit, clare și la obiect.

este o idee bună să atașați orice documente de întâlnire la care s-a făcut referire în timpul întâlnirii, în loc să încercați să rezumați orice documentație suplimentară.

4 Distribuiți minutele întâlnirii

înainte de a partaja minutele întâlnirii, gândiți-vă dacă există un proces de aprobare care trebuie să aibă loc înainte de distribuirea către Consiliu. Este posibil ca președintele să fie nevoit să revizuiască și să aprobe minutele ședinței înainte de a le putea partaja. Dacă există un proces de aprobare, permiteți-vă un timp suplimentar atunci când dezvăluiți data preconizată a distribuției. Pot exista, de asemenea, unele protocoale standardizate pentru partajarea și stocarea procesului-verbal al întâlnirii.

utilizarea unei aplicații precum Fellow vă permite să stocați toate minutele de întâlnire într-o singură locație organizată, unde puteți permite accesul anumitor sau tuturor persoanelor. Gândiți-vă dacă veți partaja minutele de întâlnire online, oferind o copie fizică sau stocând minutele într-o aplicație de minute de întâlnire, cum ar fi Fellow.

5 Salvați procesul-verbal al întâlnirii pentru referințe viitoare

asigurați-vă că, oriunde stocați procesul-verbal al întâlnirii, ați acordat acces tuturor persoanelor care au participat la întâlnire și oricăror alte persoane care vor avea nevoie de acces la aceste procese-verbale ale întâlnirii.

în cele din urmă, verificați-vă cu președintele Consiliului sau cu asistentul acestuia pentru a vedea dacă preferă să tipărească și să stocheze copii pe hârtie pe care le puteți furniza apoi oricărui alt membru al personalului sau Președintelui pentru depunere.

6 Sfaturi pentru a scrie procesul-verbal al ședinței Consiliului și pentru a urmări deciziile cheie

1. creați o schiță: Luați notițe sub fiecare punct de pe ordinea de zi a întâlnirii pe măsură ce întâlnirea progresează.
2. participanții la Check-off când intră în cameră: rugați fiecare persoană să se prezinte la începutul întâlnirii, mai ales dacă nu o cunoașteți.
3. înregistrați deciziile sau notele privind elementele de acțiune: înregistrați aceste decizii sau elemente de acțiune imediat ce se întâmplă să transcrie cu exactitate.
4. cereți clarificări dacă este necesar: Nu vă fie teamă să cereți clarificări dacă ceva nu este clar. Evită să ne întoarcem la ea mai târziu, când lucrurile nu sunt la fel de proaspete în amintirile noastre.
5. nu încercați să capturați totul: capturarea tuturor ar fi imposibilă. În schimb, ascultați cu atenție deciziile majore, elementele de acțiune, problemele sau soluțiile.
6. înregistrați-l: cu permisiune, luați în considerare înregistrarea întâlnirii pe telefon sau pe un dispozitiv de înregistrare dacă sunteți îngrijorat de lipsa conținutului important în minutele întâlnirii.

Transcrierea procesului-verbal al ședinței Consiliului poate fi o responsabilitate solicitantă și oarecum provocatoare. Înțelegerea de ce sunt importante minutele de întâlnire va promova gestionarea eficientă a întâlnirilor în general și vă va face un transcriptor mai eficient și mai încrezător.

amintiți-vă că utilizarea unui șablon de minute de întâlnire este extrem de utilă și vă va menține să vă simțiți mai organizat și pregătit, deoarece veți folosi o structură consistentă și veți primi mementouri pentru a vă asigura că toate detaliile întâlnirii sunt capturate. Planificați întotdeauna înainte, înregistrați minutele întâlnirii cât mai detaliate posibil și petreceți o perioadă corectă de timp examinând notele documentate. Editați-vă minutele de întâlnire până când sunteți mulțumit de calitatea lor și vă simțiți încrezători că le împărtășiți cu Consiliul. În cele din urmă, nu uitați să vă păstrați minutele de întâlnire într-un loc sigur (cum ar fi colegii.app) după aceea!

consultați acest ghid pas cu pas despre cum să luați minute de întâlnire într-o ședință de consiliu ori de câte ori simțiți că ați putea folosi câteva îndrumări directe.