cum să scrieți un e-mail de memento bun

a afla cum și când să trimiteți un e-mail de memento este o dilemă socială pe care majoritatea oamenilor o cunosc prea bine. Nimeni nu vrea să vină peste ca nerăbdător sau insistent, dar nimeni nu vrea să se ocupe de numiri pierdute sau termene expirate, fie. Cum echilibrezi nevoia de a respecta autonomia altcuiva cu nevoia de a face lucrurile?

dilema etichetei este ușor de rezolvat cu un memento bine scris. Acestea sunt mesajele care primesc punctul de peste, fără a crea resentimente. Sunt profesioniști și eficienți, dar prietenoși și blânzi.

în acest articol, veți învăța cum să creați e-mailuri de acest tip. Dar mai întâi, să învățăm când este potrivit să le trimiteți și cum să vă găsiți momentul perfect.

când trebuie să trimiteți un e-mail de reamintire?

E-mailurile de reamintire sunt utile atunci când apare ceva important și când ceva ar fi trebuit să se întâmple, dar nu a făcut-o. Iată câteva situații care ar putea beneficia de trimiterea unui memento.

plăți întârziate: plata la sau înainte de un termen limită este eticheta standard de afaceri. Lucrurile se întâmplă, dar tot ai dreptul la banii tăi. Nu vă simțiți vinovați de trimiterea unui memento de plată dacă a trecut un termen limită și nu ați primit aceste fonduri.
probleme furnizor: uneori tu ești cel care trebuie să plătească, dar un furnizor nu ți-a trimis o factură. Alternativ, poate ați comandat ceva și nu a sosit. Afacerea dvs. depinde de produsul sau factura respectivă, deci este bine să luați legătura și să vă înregistrați.
termene de lucru pierdute: Niciun lucrător nu este o insulă în lumea afacerilor de astăzi. Dacă o persoană promite să finalizeze o sarcină într-o anumită zi și nu se întâmplă, proiecte întregi rămân în urmă. Este mai bine să trimiteți un memento prin e-mail înainte de a trece prea mult timp.
comunicare expirată: majoritatea oamenilor s-au aflat într-o situație în care cineva a promis că va face ceva și va lua legătura din nou, dar acel mesaj pur și simplu nu vine. Un memento vă poate ajuta să restabiliți contactul și să aflați dacă sarcina tocmai a alunecat mintea persoanei sau dacă puteți face altceva pentru a vă ajuta.
evenimente importante viitoare: Unele evenimente și termene sunt prea importante pentru a risca să lipsească. Pentru acestea, puteți trimite un memento blând în avans, astfel încât toată lumea să rămână pe drumul cel bun.
în așteptarea cererilor de locuri de muncă sau a interviurilor: dacă sunteți în cursa pentru un loc de muncă, un e-mail de urmărire vă poate îmbunătăți șansele de succes. Este important să nu inundați managerul de angajare cu mesaje, dar un mesaj atent temporizat vă poate ajuta să ieșiți în evidență.

care este momentul ideal pentru un e-mail de reamintire?

nu este întotdeauna ușor să găsiți momentul perfect pentru a trimite un e-mail de reamintire. Cât de curând după interviul de angajare sau termenul limită ratat sau cu cât înainte de evenimentul important, ar trebui să luați legătura?

răspunsul depinde de ceea ce așteptați. Dacă reamintiți cuiva un termen limită, o plată, o factură sau o expediere ratate, este indicat să trimiteți un memento în prima zi lucrătoare după data scadenței. Așteptarea mai lungă nu numai că prelungește întârzierea, dar crește și riscul ca persoana să uite detaliile acordului.

dacă urmăriți ceva care nu a avut o dată scadentă, este considerat bunele maniere să așteptați puțin mai mult — mai ales dacă cineva vă face o favoare.

același lucru este valabil și pentru e-mailurile de urmărire a cererilor de locuri de muncă și a interviurilor. Aplicarea pentru un loc de muncă este stresantă și durează întotdeauna mai mult decât ți-ai dori. Dar angajarea este un proces complex la sfârșitul angajatorului, de asemenea. Când aștepți în loc să te grăbești să urmărești, îi arăți angajatorului că îi respecți timpul și autoritatea.

potrivit Harvard Business Review, puteți urmări o săptămână după interviu dacă nu ați auzit înapoi. Într-adevăr, recomandă o așteptare mai lungă de 10-14 zile. Gândiți-vă la ceea ce intervievatorul sau managerul de angajare v-a spus despre cronologia lor. Și trimite întotdeauna un mesaj cu cel puțin câteva zile în urmă când au spus că vei auzi înapoi.

memento-uri în avans sunt mai ușor. Le puteți trimite cu o zi lucrătoare înainte de eveniment. Cu două zile înainte este potrivit dacă persoana trebuie să facă pregătiri elaborate. Dacă utilizați Calendly, puteți programa cu ușurință mementouri pentru a trimite automat un anumit număr de ore înainte de eveniment.

cum scrieți un e-mail de memento blând?

în afară de momentul în care trimiteți e-mailul, unul dintre cele mai importante elemente ale etichetei de reamintire este un ton prietenos. Vrei să găsești un echilibru între urgență și înțelegere. Cu cât poți fi mai blând, cu atât mai bine.

mai jos sunt câteva exemple și șabloane pe care le puteți glisa — vă vor ajuta să creați e-mailuri de reamintire amabile care vă conduc punctul de acasă fără a vă răni sentimentele.

1. Alegeți o linie de subiect adecvată

o linie de subiect de e-mail solidă este o necesitate. Este pur și simplu bun eticheta de e-mail pentru a include unul. O linie de subiect excelentă îl asigură pe destinatar că nu sunteți spammer, ceea ce este important dacă trimiteți mesaje cuiva, cum ar fi un furnizor sau un intervievator de locuri de muncă. Este posibil să nu vă cunoască bine și să nu aibă adresa dvs. în lista de contacte.

dacă este un mesaj profesional legat de un termen limită ratat, o modalitate bună de a începe linia de subiect este cu cuvintele „răspuns necesar” sau „acțiune necesară.”Acestea atrag atenția oamenilor și îi pot încuraja să deschidă e-mailul.

firește, nu doriți să utilizați această frază Dacă trimiteți prin e-mail pe cineva care vă face o favoare sau o favoare. Dacă urmăriți după un interviu sau reveniți în contact cu cineva care s-a oferit să facă ceva pentru dvs., expresia „urmărire” ar putea fi mai bună.

oricum, asigurați-vă că vă referiți la problema la îndemână. Mai jos sunt câteva exemple de linii de subiect de e-mail memento:

„răspuns necesar: livrare Widget”
„acțiune necesară: Proiectul Richardson”
„etichetă: CV-ul meu”

2. Salutați destinatarul

ca o linie de subiect, o salutare este o necesitate atunci când trimiteți un e-mail de memento politicos. Face ca mesajul să sune mai prietenos și mai profesionist în același timp.

oamenii agonizează din cauza salutărilor prin e-mail, dar nu este atât de complicat pe cât ar putea părea unii. Aceste sfaturi simple vă vor ajuta să alegeți cel mai bun pentru orice situație:

folosiți standardul „dragă” dacă nu cunoașteți persoana sau dacă aveți o relație mai formală.
folosiți Domnul, Doamna sau doamna pentru mesaje mai formale. Dacă nu știți sexul destinatarului, puteți implicit la ceva general, cum ar fi „Bună ziua”, fără un nume. De asemenea, puteți folosi numele complet al persoanei, ca în „dragă Alex Smith.”
folosiți „bună ” sau” Bună ziua ” cu prenumele persoanei dacă doriți să stabiliți un ton casual.

3. Începeți cu subtilitățile

deoarece obiectivul dvs. este să scrieți un e-mail de memento blând, începeți cu un mesaj prietenos. Cel mai bine este să fii specific și să faci referire la ceva adecvat pe care îl știi despre persoana respectivă, cum ar fi o etapă viitoare sau un proiect mare la care lucrează. De exemplu:

„sper că totul merge bine cu achiziția Widgets Johnson. Știu că i-ai dedicat mult timp.”
„felicitări pentru succesul lansării produsului Superwidget. Am auzit lucruri minunate despre asta.”
„vă mulțumesc foarte mult că v-ați înscris la webinarul nostru de început.”

dacă persoana este un coleg sau cineva care a făcut ceva frumos pentru dvs. recent, Vă puteți oferi mulțumirile ca deschidere la e-mail. De exemplu:

„Vă mulțumim pentru munca pe propunerea Miller. Cred că vom primi un răspuns bun la asta.”
„vă mulțumesc foarte mult pentru oferta de a trimite CV-ul meu la seful tau. Înseamnă mult pentru mine.”

dacă nu cunoașteți persoana sau munca lor, ceva de genul „sper că aveți o săptămână bună” este în regulă.

4. Ajungeți la punctul

după ce ați deschis cu atingerea personală, puteți lucra la transmiterea mesajului. Aceasta este partea pe care veți dori să-și petreacă cel mai mult timp pe. Fii clar despre ce trebuie să se întâmple și când, dar ai grijă să eviți să dai vina pe limbaj.

unul dintre cele mai delicate tipuri de memento-uri este memento-ul ratat. Iată ce ați putea spune în această situație, începând cu un deschizător blând adecvat:

„Vă mulțumim pentru munca dvs. la propunerea Miller. Cred că vom primi un răspuns bun la asta.

chiar acum, deși, eu sunt preocupat de lansarea produsului widget-uri blând. Așa cum am discutat, am avut nevoie de cercetarea pieței de la dvs. până ieri, astfel încât echipa noastră de design să poată începe. Ei au nevoie de aceste informații ASAP astfel încât proiectul poate merge mai departe.”

mesajul de mai sus este clar despre ceea ce nu s-a întâmplat și de ce este atât de important. Puteți aplica acest tip de claritate oricărui e-mail de reamintire, inclusiv celor care amintesc oamenilor de evenimentele viitoare. De exemplu:

„vă mulțumesc tuturor pentru munca depusă la proiectul Richardson. Amintiți-vă că avem întâlnirea de încheiere cu ei Joi, care este atunci când vom semna contractul final.”
„Vă mulțumim din nou pentru întâlnirea cu mine despre poziția de administrator lunea trecută. Îmi amintesc că sperai să programezi al doilea interviu până vineri. Știu că aceste procese pot fi întârziate și am vrut să ajung și să văd cum vă pot ușura.”

știați că puteți automatiza e-mailurile de reamintire a evenimentelor? Cu fluxurile de lucru Calendly, puteți trimite mai multe mementouri înainte de o întâlnire pe diferite canale pentru a îmbunătăți participarea și productivitatea ciclului de venituri. Ceea ce este deosebit de util este că le puteți trimite prin e-mail, text sau ambele. De exemplu, un memento de e-mail trimis cu o zi înainte de o întâlnire ar putea fi consolidat printr-o notificare text cu câteva minute înainte de începerea apelului. Vrei să-l vezi în acțiune? Încercați-l gratuit!

eu folosesc un link calendar încorporat într-un e-mail primitoare cu studenti si functioneaza grozav! Aș seta e-mailurile de reamintire să fie trimise, de asemenea, așa că nu trebuie să-mi amintesc să urmăresc și pot reprograma cu ușurință. I Calendar

– Monique Harrison (@Bespeakmonique) Octombrie 6, 2021

5. Faceți o solicitare specifică

scopul dvs. în trimiterea unui e-mail de reamintire prietenos nu este de a impune vinovăția, ci de a încuraja ceva să se întâmple. Cel mai bun mod de a obține că peste este cu o cerere pentru ceea ce aveți nevoie pentru a face destinatarul — un apel la acțiune — împreună cu atunci când aveți nevoie de ea. Fii cât mai specific posibil. Chiar dacă v-ați partajat numărul de telefon înainte, de exemplu, includeți-l din nou în apelul la acțiune, astfel încât să nu confundați acțiunea pe care doriți să o întreprindă destinatarul:

„vă rog să-mi spuneți când vă așteptați să trimiteți această cercetare. Aștept cu nerăbdare să aud de la tine până la sfârșitul zilei. Avem nevoie de ea urgent – deci, dacă există ceva ce pot face pentru a ajuta, vă rugăm să ajungă la mine la (555) 555-5555.”
„vă rugăm să RSVP de vineri, decembrie. 4 deci știu câte pizza să comand? Apel / text / gmail Toate mare de lucru.”
„în timp ce vă pregătiți pentru interviuri de urmărire, vă rog să-mi spuneți dacă mai aveți nevoie de ceva de la mine. Aș fi bucuros să vă trimit mai multe informații despre rolul meu în proiectul ABC despre care discutam.”

6. Înfășurați-l și semnați-vă numele

încheiați întotdeauna oferind beneficiarului beneficiul îndoielii. O propoziție de închidere bună sună ceva de genul:

„Vă mulțumim că ați acordat prioritate acestei chestiuni.”
„mulțumesc că mi-ai adus asta cât de repede poți.”
„aștept cu nerăbdare e-mailul tău.”

ultimul lucru de făcut este să semnați e-mailul. Așa cum ați făcut cu salutul, luați în considerare relația dvs. cu persoana și modul în care doriți să întâlniți. Când aveți dubii, utilizați una dintre aceste semnări profesionale:

Salutări
Salutări
Cu stimă
multumesc din nou
toate cele bune
Salutări

încheiați cu numele dvs. complet. Când trimiteți un e-mail unei persoane pe care o cunoașteți foarte bine, vă puteți folosi prenumele. Dacă este cineva pe care nu îl cunoașteți, adăugați titlul postului și numele companiei. Asigurați-vă că vă pot conecta cu proiectul sau evenimentul la care faceți referire.

Jocul de așteptare: nu este un răspuns un răspuns?

dacă solicitați în mod explicit un răspuns la memento-ul dvs., vă puteți aștepta în mod rezonabil să obțineți unul. Nici un răspuns înseamnă, de obicei, unul din cele trei lucruri:

persoana nu ți-a primit mesajul.
ei nu simt că au suficiente informații pentru a răspunde.
întârzie intenționat să ne contacteze.

pentru a menține bunăvoința, încercați să oferiți oamenilor beneficiul îndoielii. Să presupunem că vor să răspundă. Dacă se simte necesar, scrieți din nou pentru a vedea dacă au nevoie de ajutor.

este frustrant să trebuiască să trimiteți mai multe e-mailuri de reamintire. Dar rețineți că toată lumea are motivele pentru care nu răspunde. Dă-le câteva zile pentru a răspunde înainte de a urmări din nou. Când o faceți, păstrați-vă tonul pacient și reamintiți-le de ce problema este urgentă. Dacă nu răspund după al doilea memento, luați în considerare acordarea unui apel telefonic prietenos în timpul programului de lucru.

două memento-uri sunt de asemenea suficiente pentru un eveniment viitoare. Un e-mail cu o zi înainte de o programare și altul cu o oră înainte sunt de obicei suficiente. Primul oferă o oportunitate de a trimite tot ce au nevoie pentru a se pregăti, iar al doilea le oferă șansa de a oferi un heads-up dacă întârzie.

ar trebui să utilizați texte de reamintire în loc de e-mailuri?

memento-ul dvs. nu trebuie să fie un e-mail. Mesajele SMS pot fi mai prietenoase și s-au dovedit a fi eficiente pentru a intra în contact. Cercetările arată că până la 98% din texte sunt deschise, comparativ cu 20% din e-mailuri. Și în timp ce doar 6% din e-mailuri primesc răspunsuri, acest număr crește până la 45% pentru texte.

mesajele SMS sunt, de asemenea, ușor de trimis, în special cu instrumentul de notificări Calendly. Ai pentru a reaminti oamenilor de numiri viitoare, răspunsuri pierdute și mai mult pe un program personalizat. Puteți seta mesajele de reamintire să fie trimise la intervale specificate înainte sau după evenimente. Îi menține pe toți pe drumul cel bun și reduce întârzierile — și, în cele din urmă, despre asta sunt e-mailurile de reamintire.

gata pentru a face procesul de memento mai eficient cu Calendly? Înscrieți-vă pentru încercare gratuită astăzi.

Inscrie-te GRATUIT pentru Calendly