crearea de baze de date noi

o bază de date nouă este un container care va conține toate tabelele, formularele, rapoartele, interogările, macrocomenzile și modulele pe care le creați. În Access 2010, puteți crea o nouă bază de date făcând clic pe fila „Fișier” din panglică. Apoi faceți clic pe comanda” Nou”. Apoi selectați opțiunea „bază de date goală” din secțiunea „șabloane disponibile”. În Access 2007, puteți crea o nouă bază de date necompletată făcând clic pe butonul „bază de date necompletată” din secțiunea „bază de date nouă necompletată” din ecranul de întâmpinare „Noțiuni de bază cu Microsoft Access”. În panoul ” bază de date goală „care apare în partea dreaptă a ecranului, puteți introduce un nume pentru baza de date în caseta de text” Nume fișier:”. Dacă doriți să modificați folderul implicit în care va fi stocat fișierul bazei de date, puteți face clic pe butonul folder mic din capătul din dreapta al casetei de text „Nume fișier:” pentru a lansa caseta de dialog „Fișier bază de date nouă”. Utilizați această casetă de dialog pentru a da un nume noului fișier bază de date și, de asemenea, selectați unde doriți să salvați fișierul. Când sunteți gata, faceți clic pe butonul” OK ” pentru a închide caseta de dialog. Apoi faceți clic pe butonul” Creare ” pentru a crea noul fișier de bază de date. Odată ce se face, noua bază de date necompletată va apărea în interfața principală de acces.

Prezentare generală a fluxului unei baze de date

o bază de date ar trebui să fie simplă, logică și simplă în proiectarea sa. În general, utilizați formulare pentru a introduce informații în tabele. Datele sunt apoi stocate în aceste tabele, care sunt legate între ele, după cum este necesar. Puteți utiliza interogări pentru a extrage informații specifice din tabelele din Baza de date. Interogările formează adesea baza rapoartelor, care vă vor permite apoi să vizualizați informațiile pe care le-ați solicitat. Odată ce acest sistem este în vigoare, îl puteți automatiza utilizând macrocomenzi și module pentru a simplifica și eficientiza procesele implicate în introducerea, stocarea și preluarea datelor. Acesta este principalul motiv pentru care utilizați baze de date: pentru a introduce, stoca și prelua date.

metoda ‘Flat-File’ de stocare a datelor

Access este o aplicație de baze de date relaționale. Deci, ce înseamnă termenul relațional și cum este important acest lucru? Termenul relațional descrie metoda utilizată pentru stocarea datelor în tabelele bazei de date. Cu toate acestea, poate fi mai ușor să înțelegeți modelul relațional de stocare a datelor prin contrastarea acestuia cu o altă metodă de stocare cu care ați putea fi mai familiarizați: metoda ‘fișier plat’.

informațiile sunt stocate frecvent în fișiere plate mari. De exemplu, să presupunem că doriți să creați un fișier de bază de date care stochează informațiile despre clienți ale companiei dvs. Ați începe prin listarea diferitelor atribute ale Clientului pe care doriți să le înregistrați. Poate doriți să înregistrați informații despre clienți, cum ar fi” prenumele”,” numele de familie”,” numele companiei ” și alte informații relevante. Poate că ați putea crea un tabel într-o aplicație precum Microsoft Excel, unde puteți crea coloane pentru fiecare informație pe care doriți să o înregistrați. Apoi puteți lista informațiile fiecărui client în rândurile de sub coloane, creând un tabel de bază. Să presupunem că arată ca următorul exemplu.

pentru multe tipuri de baze de date, structura afișată pe pagina anterioară ar funcționa bine. Aceasta este o listă sau un tabel cu fișiere plate. Ceea ce faceți atunci când utilizați acest tip de bază de date este înregistrarea unei singure informații, cum ar fi „FirstName”, „LastName” sau „Address”, despre o singură entitate – în acest exemplu, un client. Motivul pentru care acest tip de structură de date funcționează bine în exemplul dat este că pentru fiecare entitate (clientul), înregistrați doar informații care au o relație „1 la 1” cu entitatea.

Deci, care este sensul acestei relații „1 la 1” între entitate (client) și datele pe care le înregistrați („Prenume”, „Nume de familie” etc.)? Ceea ce înseamnă acest lucru este că pentru fiecare entitate sau subiect (în acest caz – Clientul), înregistrați doar informații despre acea entitate pentru care ar exista un singur „răspuns.”De exemplu, fiecare client ar avea doar un” prenume „și un „prenume”.”Ar lucra pentru o singură companie”.”Deci, termenul” 1 la 1 ” se referă la relația dintre subiectul tabelului (clienți) și datele colectate despre entități. Deoarece pentru fiecare (un) client, există o singură bucată posibilă de date pentru a înregistra în coloană, spuneți că relația dintre date și entitate este „1 la 1.”Dacă acesta este tipul de bază de date pe care încercați să o creați, tabelele simple Microsoft Excel vor funcționa bine.

problema începe să apară atunci când încercați să utilizați o abordare „fișier plat” pentru a modela o entitate sau un subiect mai complex, cum ar fi ” vânzări.”De exemplu, să presupunem că ați dorit să extindeți baza de date a clienților din ultima bază de date „flat-file” pentru a include date de vânzări. Să presupunem că acum, pe lângă informațiile deja colectate, doriți să înregistrați și fiecare comandă făcută de un client.

în primul rând, ar începe prin listarea ce date despre fiecare vânzare pe care doriți să înregistrați. Păstrând exemplul simplu, presupunem că decideți să înregistrați „data vânzării”, „articolele” achiziționate, „cantitatea” articolelor achiziționate” și „suma” plătită pentru fiecare articol. Puteți decide să adăugați următoarele coloane la structura de date ‘flat-file’.

acest lucru poate părea să funcționeze, la prima vedere. Cu toate acestea, veți începe imediat să întâmpinați probleme atunci când începeți să introduceți înregistrări în fișier. Pentru început, de fiecare dată când un client face o achiziție, trebuie să reintroduceți toate „numele de familie”, „numele de familie” etc. informații din nou. Numai acest lucru este destul de iritant.

o soluție adesea propusă în acest moment este să introduceți un alt rând (cu toate informațiile redundante) o dată pentru fiecare articol achiziționat. Cu toate acestea, veți găsi în curând că acest fișier va crește destul de repede pe masă și va trebui, de asemenea, să introduceți o mulțime de date redundante despre clienți pentru fiecare articol achiziționat. Aceasta nu este o soluție elegantă și va pierde inevitabil atât timpul, cât și efortul persoanei care efectuează introducerea datelor.

o altă soluție propusă adesea în acest moment este crearea de coloane suplimentare (cum ar fi „Item1”, „Item2”, „Item3”, „Quantity1”, „Quantity2″,” Quantity3 ” etc.) în loc să trebuiască să introduceți rânduri suplimentare de informații. Deși acest lucru poate părea o soluție alternativă bună, ce veți face atunci când cineva cumpără 100 de articole? Veți crea într-adevăr un set de 3 coloane („articol”, „cantitate”, „Cantitate”) pentru fiecare articol achiziționat, producând un tabel de peste 300 de coloane? Le-ați lăsa pur și simplu goale dacă persoana comandă doar 1 articol, irosind spațiu de stocare valoros? În această soluție, pur și simplu înlocuiți creșterea coloanei (peste) pentru creșterea verticală (în jos). Nici aceasta nu este o soluție elegantă.

deci, de ce există o problemă acum, când nu a existat una mai devreme? Răspunsul este că acum nu mai încercați să modelați o relație de date „1 la 1” în fișier. Înregistrarea informațiilor despre vânzări este pur și simplu mai complexă decât înregistrarea informațiilor despre clienți. Ceea ce încercați să înregistrați acum este ceea ce se numește o relație „1 Pentru mulți”. Practic, pentru fiecare entitate (clientul), încercați acum să înregistrați date în coloanele care ar putea apărea de mai multe ori pe client („articolele” comandate, de exemplu). Ați fi într-o stare de rău dacă fiecare client ar putea achiziționa doar un singur articol. Trebuie să permiteți faptul că într-o vânzare, fiecare client poate comanda multe articole. Relația dintre clienți și articolele achiziționate este o relație „1 Pentru mulți”. Când descoperiți că încercați să modelați o relație” 1 La mulți”, atunci trebuie să abandonați metoda „fișier plat” de stocare a datelor în care încercați să plasați toate informațiile pe care doriți să le înregistrați într-un singur tabel și, în schimb, să apelați la modelul relațional de stocare a datelor pentru soluție.