un produs vine întotdeauna cu un manual de utilizare pentru a ajuta clienții să învețe cum să-l folosească. Acum, prima întrebare care apare este cum să creați cu ușurință un manual de utilizare în word?

manualele de Utilizare înseamnă diferența dintre o experiență bună a clienților și una teribilă. Un manual de instrucțiuni nu este doar pentru clienții noi. Chiar și clienții experimentați îl folosesc pentru a-și reîmprospăta memoria cu privire la anumite caracteristici ale produsului.

de asemenea, se referă la acesta pentru rezolvarea unei probleme specifice pe care ar putea să o întâmpine cu produsul. Să ne scufundăm pentru a înțelege cum să creăm ghiduri de utilizare.

creare Manual de utilizare în Microsoft Word: procesul în 7 pași

Microsoft Word oferă un cadru, pe care utilizatorii îl folosesc pentru a prezenta informații despre produsul sau serviciul lor. Acesta le oferă libertatea de a personaliza documentul ca pe nevoile lor.

aici, vă vom împărtăși cei șapte pași pentru a crea un manual de utilizare în MS Word.

Pasul 1: Faza preliminară

• în Microsoft Word, faceți clic pe fila Fișier și selectați Nou
• faceți dublu clic pe folderul cărți din fereastra șabloane disponibile. Accesați folderul alte cărți și faceți dublu clic pe el
• faceți dublu clic pe șablonul manual profesional

șablonul Manual de utilizare Microsoft Word este locul în care puteți personaliza manualul conform alegerii dvs. Documentul se va descărca într-o nouă fereastră word după parcurgerea pașilor de mai sus.

Pasul 2: respectați secțiunile

parcurgeți paginile șablonului manualului de utilizare. Vă va oferi o idee despre ceea ce este inclus, ce trebuie schimbat și ce trebuie adăugat. Șablonul manualului de utilizare este punctul de plecare.

Microsoft Word include un titlu generic de pagină, cuprins, anteturi, blocuri de text și substituenți de imagine. De asemenea, vine cu sfaturi despre crearea unui manual de utilizare pe care utilizatorii dvs. îl vor iubi.

Pasul 3: Adăugați conținutul

• evidențiați antetul sau blocul de text. Plasați informațiile din manualul de utilizare pe acesta. Puteți chiar să-l copiați dintr-un alt document și să-l lipiți în casetele de text șablon.
• înlocuiți textul substituent al Microsoft Word cu al dvs.
• completați manualul de utilizare cu informațiile necesare. Puteți adăuga mai întâi text, apoi imaginile și anteturile. Puteți alege chiar să lucrați liniar de la prima pagină până la sfârșit. E alegerea ta.

Pasul 4: Introduceți Imagini La alegere

• faceți clic dreapta pe o imagine sau o imagine substituent și faceți clic pe tasta ștergere pentru a o elimina. Pentru a adăuga a ta, Faceți clic pe fila Inserare, apoi pe butonul Imagine.
• Răsfoiți imaginile și faceți dublu clic pe cea pe care doriți să o inserați în substituent.

puteți adăuga logo-ul companiei pe pagina de copertă sau în altă parte în documentația ca pe alegerea ta. Este o modalitate excelentă de a vă aplica marca în manualul de utilizare MS Word.

Pasul 5: formatați după cum aveți nevoie

• Faceți clic pe fila Acasă. Răsfoiți opțiunile din secțiunea Stiluri a panglicii. Prin aceasta, veți putea decide cum va arăta fiecare secțiune a manualului dvs. Mă refer la textul principal al paragrafului și la titluri.
• uneori utilizatorii nu doresc să utilizeze elementele furnizate de șablon. În astfel de situații, faceți clic dreapta pe unul dintre stiluri, cum ar fi rubrica 1, și alegeți modificare.
• reformatați antetul și faceți clic pe OK.

stilurile tuturor rubricilor de secțiuni vor fi modificate. Nu va trebui să faceți totul manual. Este o modalitate excelentă de a vă asigura că manualul de instrucțiuni satisface cerințele de stil interne ale companiei dvs.

Pasul 6: Verificați și corectați

accesați prima pagină a șablonului manualului de instrucțiuni, care este pagina de copertă în majoritatea șabloanelor din Ghidul utilizatorului. Asigurați-vă că tot textul substituent este înlocuit cu conținut despre serviciul sau produsul dvs.

Pasul 7: Adăugați cuprins și salvați manualul

cuprinsul afișează anteturile generice ale șablonului manualului de utilizare.

• faceți clic dreapta pe cuprins și accesați câmpul actualizare.
• accesați opțiunea Actualizare tabel întreg și apoi faceți clic pe OK.
• Faceți clic pe fila Fișier și selectați Salvare ca. Introduceți numele fișierului manualului de instrucțiuni în câmpul Nume fișier. Alegeți unde să salvați documentul și faceți clic pe butonul Salvare.
• se va schimba cuprinsul pentru a afișa noile anteturi și numere de pagină.

urmați acești șapte pași și creați manualele de instrucțiuni cu ușurință.În continuare, vom discuta ce să includem în astfel de manuale ușor de utilizat.

de ce este importantă documentația utilizatorului?

documentația utilizatorului vă ghidează clienții cu privire la modul în care puteți profita la maximum de produsul dvs. Acesta include instrucțiuni de instalare și o secțiune de depanare pentru a ajuta utilizatorii cu produsul. Este un loc all-in-one pentru toate tipurile de resurse pentru a ajuta clienții. Cum ar fi modul de salvare a unui document, utilizarea unui instrument specific sau informații esențiale de siguranță.

deși, crearea de ghiduri de Utilizare sunt mai mult decât materiale „cum să”. Este un segment de împărtășire a experienței utilizatorului. Prin urmare, este, de asemenea, un material de marketing. Acesta arată clienților dvs. că afacerea dvs. îi pasă, nu doar atunci când cumpără produsul.

dar, de asemenea, dacă clienții au o mare experiență în utilizarea acestuia. Când acești clienți simt că îi prețuiești, ei vor continua să se întoarcă la tine și, astfel, îi păstrezi.

lucruri de inclus în manualul de Utilizare

niciun client nu citește manuale de instrucțiuni pentru plăcere sau pentru a trece timpul. Cititorii le citesc pentru a depăși o problemă pe care au întâlnit-o. Se uită la cuprins pentru a găsi informațiile esențiale.

astfel, ele se concentrează doar pe anumite părți și nu citesc manualele de instrucțiuni de la început până la sfârșit. De asemenea, atunci când scrieți un document tehnic, rețineți că a fi detaliat nu înseamnă includerea paragrafelor lungi.

1. obiectivul manualului de instrucțiuni

   „care este scopul creării manualului de instrucțiuni?”

   ” ce activități ar trebui incluse în manualul de instrucțiuni?”

   acestea sunt întrebările la care trebuie să răspundem înainte de a începe lucrul la crearea manualului lor. Pentru un manual eficient, este necesar să avem în vedere un obiectiv clar.

2. gândiți-vă la ceea ce doriți să includeți?

   pentru a crea șabloane de ghid de utilizare convingătoare, trebuie să aveți o idee precisă despre ce tip de conținut veți include în documentație. Adunați toate cunoștințele, informațiile, listele de verificare într-un singur loc. Fiți amănunțit cu fiecare punct și asigurați-vă că scriitorul dvs. tehnic are toate materialele pentru scrierea instrucțiunilor pas cu pas.

   nu vă bazați pe memorie. Chiar și sărind peste un pas mic ar putea duce la confuzie în rândul publicului. Asigurați-vă că utilizatorii dvs. cunosc fiecare aspect al produsului sau serviciului pe care încercați să îl vindeți.

3. țineți minte cititorii

   gândiți-vă ca un utilizator atunci când începeți să scrieți un manual de instrucțiuni. De ce? Pentru că știți totul despre produsul sau serviciul dvs., dar utilizatorii dvs. îl știu? Nu.

   când scrieți instrucțiuni, începeți să vă gândiți din punctul de vedere al utilizatorilor. Este pentru că ei sunt cei care se angajează cu produsul sau serviciul dvs. Să presupunem că utilizatorii dvs. au cunoștințe zero despre subiect înainte de a începe scrierea tehnică. În acest fel, un scriitor tehnic va putea scrie instrucțiuni pentru a face manualul eficient. Este pentru că veți avea o mai bună înțelegere a demografiei utilizatorilor dvs.

4. colaborarea este esențială

   nu este ușor să scrieți aceste documente. Utilizatorii dvs. depind de dvs. pentru ajutor și se bazează pe instrucțiunile de lucru prezente în manualele de utilizare pentru a-și rezolva problemele. Deci, cum să vă asigurați că nu pierdeți sau nu scrieți greșit instrucțiunile esențiale?

   răspunsul este prin colaborare. Creați o echipă pentru a colabora atunci când lucrați la documentație. Puteți atribui diferiți membri ai echipei să scrie, să revizuiască, să organizeze informațiile într-un singur loc și să creeze materiale vizuale pentru manualul de instrucțiuni.

5. organizați

   odată ce decideți ce informații veți include în documentație, următorul pas este să organizați toate informațiile relevante. Descrieți fluxul documentului în diferite secțiuni.

   îl puteți împărți în categorii pe baza a ceea ce pot căuta utilizatorii dvs. în documentație. Asigurați-vă că documentul se află într-un flux continuu și include procese aprofundate de la început până la sfârșit. Organizarea informațiilor este esențială pentru a evita confuzia între utilizatori. Se face ușor de citit ghidurile de utilizare.

6. scrieți instrucțiuni clare

   odată ce ați conturat și organizat totul cu o structură clară, scrierea tehnică devine ușoară. Obiectivul principal al manualelor de utilizare este de a ajuta utilizatorii în îndeplinirea sarcinilor și rezolvarea problemelor.

   prin urmare, ajunge la punctul de repede. Evitați să pierdeți timpul. Utilizați liste numerotate pentru instrucțiuni și asigurați-vă că conținutul este scurt. Acestea sunt câteva dintre cele mai bune practici atunci când scrieți documentația utilizatorului.

7. adăugați structura cu cuprins

   este necesar să adăugați un cuprins în manualul dvs. Cuprinsul oferă navigare utilizatorului și îi ajută să ajungă rapid la un anumit subiect. Un utilizator nu va citi documentația dvs. de la început până la sfârșit.

   vor doar să rezolve o problemă specifică sau să învețe despre un anumit subiect. Prin urmare, având un Cuprins va economisi timp și efort. Puteți utiliza editorii de documente pentru a crea automat un cuprins în jurul capetelor și subpozițiilor.

8. adăugați ajutor vizual la manualul de instrucțiuni

   un manual este în mod inerent destul de o corvoadă pentru a citi. Este plin de text și nu este angajarea. Cercetările au arătat că o persoană poate obține un sentiment al unei scene vizuale în mai puțin de 1/10 dintr-o secundă. Imaginile sunt procesate de 60.000 de ori mai rapid în creier în comparație cu textul.

   prin urmare, imaginile și videoclipurile oferă o experiență de comunicare mai bună în comparație cu conținutul bazat pe text. Încercați să faceți documentația interactivă cu instrucțiuni video și audio. De asemenea, puteți include capturi de ecran, înregistrări pe ecran, videoclipuri tutorial. Acesta va face conținutul dvs. angajarea și, de asemenea, ajuta un utilizator în mod eficient.

9. solicitați Feedback

   manualele joacă un rol esențial în a ajuta un utilizator să înțeleagă produsele dvs. de afaceri. Prin urmare, concentrați-vă pe îmbunătățirea continuă a Manualului și încercați să îl faceți aproape perfect. Încurajați-i pe cei care utilizează documentația dvs. să ofere feedback și sugestii pentru a face conținutul mai convingător.

   un manual de utilizare excelent oferă consumatorilor răspunsuri rapide și precise la întrebările lor cu privire la produse similare. Acestea au fost unele dintre cele mai bune practici cu privire la ceea ce trebuie inclus în manualele de instrucțiuni. Vă va ajuta să scrieți un manual cuprinzător pe care utilizatorii dvs. îl vor găsi foarte util.

5 Manual de utilizare șabloane de utilizat cu Microsoft Word

în funcție de scop și publicul țintă, manualele se încadrează în diferite categorii, cum ar fi:

• manuale Standard
• manuale de Utilizare
• manuale de instruire
• manuale de politici
• manuale de birou
• manuale de Service și alte ghiduri speciale.

aici, vom împărtăși cu dvs. cinci șabloane manuale cu link-urile lor pentru a le utiliza.

1. Șablon Manual Profesional

   Creator: Microsoft

   Format: Word 2003 sau mai târziu

   Licență: șablon gratuit

2. Manual de utilizare șablon

   Creator: șabloane manuale

   Format: Doc

   Licență: șablon gratuit

3. șablon Manual de instruire

   Creator: șabloane manuale

   Format: Doc

   Licență: șablon gratuit

4. șablon Manual de Software

   Creator: șabloane manuale

   Format: Doc

   Licență: șablon gratuit

5. Model Manual de produs

   Creator: Șabloane manuale

   Format: Doc

   Licență: șablon gratuit

modul în care documentația utilizatorului acceptă Echipa dvs.

un utilizator va contacta echipa de asistență dacă există o problemă cu produsul dvs. sau dacă întâmpinați dificultăți în utilizarea acestuia.

având o documentație de utilizator excepțională vă va ajuta echipa în două moduri.

1. le oferă un ghid ușor de referință

   documentația utilizatorului nu este numai pentru clienți. Reprezentanții dvs. de asistență pot utiliza documentația pentru a oferi asistență mai bună clienților atunci când au nevoie de ajutor. Odată cu încorporarea elementelor necesare, cum ar fi rezumatul produsului, indexul sau cuprinsul, reprezentanții dvs. de servicii pot găsi informațiile de care au nevoie pentru a răspunde rapid clienților.

2. reduce apelurile

   persoanele contactează reprezentanții de asistență atunci când nu pot rezolva problema pe cont propriu. Dacă clienții pot rezolva singuri problemele, nu vor cere îndrumări. Conform cercetărilor, mai mult de 70% dintre clienți preferă să utilizeze site-ul companiei pentru ajutor, mai degrabă decât să utilizeze un telefon sau un e-mail.

   având documentația de utilizator care este cuprinzătoare, ușor de înțeles, clar și concis va merge un drum lung pentru a reduce volumul total de apeluri, e-mailuri, chat-uri, etc. Aceasta va reduce povara asupra serviciului dvs. pentru clienți.

3. îmbunătățește productivitatea

   un punct de referință fiabil poate elimina o cantitate imensă de stres din partea echipelor dvs. de asistență pentru clienți. Îndoielile și întrebările care ar putea consuma 15 minute pentru a rezolva pot fi răspuns în mod corespunzător prin direcționarea clienților în direcția corectă în manualele de utilizare.

concluzie

din acest blog, modul de creare a unui manual de utilizare în word într-un mod care este cel mai util pentru utilizatorii dvs. poate fi evaluat. Acesta este un semn de documentare excepțională!

concentrați-vă pe a le oferi un manual care continuă să-i încânte. Acesta ar trebui să ofere un fel de experiență de client ar dori să aibă dacă ați fost în locul lor.

deci, dacă ați decis să producă un manual de Utilizare on-line pentru clienții dvs. pentru a obține răspunsuri la întrebările lor sau de orientare pentru produse și servicii, apoi CloudTutorial este cea mai bună opțiune pentru a opta pentru.