„Project Management” poate fi un termen care ocupă doar două cuvinte, dar corpul acumulat de cunoștințe de management de proiect este enorm! Deci, ce este PRINCE2? Ar trebui să-ți pese? Prezentarea noastră despre PRINCE2 vă va oferi răspunsul pe care îl căutați, precum și câteva idei pe care le puteți adapta propriilor proiecte.

ce este? PRINCE2 este o metodă specifică de management de proiect, iar cei care sunt pe deplin familiarizați cu aceasta vor fi supuși unei pregătiri intensive și vor primi certificare. Dar unde intră regalitatea în imagine? „PRINCE „este un acronim care înseamnă „proiecte în medii controlate”.”

de ce numărul 2? PRINCE2 are un predecesor. Este posibil să nu fie la fel de aristocratic ca PRINCE2, dar a constituit baza dezvoltării sale. PRINCE2 este o îmbunătățire a PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Techniques), o abordare sistematică de management de proiect dezvoltată de Simpact Systems încă din 1972.

în 1989, guvernul britanic l-a adoptat ca standard pe care dorea să îl folosească managerii de proiecte în domeniul tehnologiei informației. Deoarece a fost folosit de Agenția Centrală de calculatoare și Telecomunicații (CCTA), guvernul britanic l-a denumit „PROMPT II în mediul CCTA”, modificând ulterior numele în PRINCE2, cel pe care îl cunoaștem astăzi.

ce este Tallyfy?

Tallyfy vă ajută să documentați și să automatizați sarcinile dintre colegi și clienți

Faceți clic aici pentru a afla despre Tallyfy

este doar pentru proiecte IT? Frumusețea PRINCE2 este că funcționează pentru mai mult decât proiecte legate de IT. Până în anul 1996, managerii de proiect au recunoscut-o ca o abordare generică care ar putea funcționa pentru aproape orice. Guvernul britanic a vândut ulterior drepturile PRINCE2 sectorului privat, iar utilizarea sa s-a răspândit în Marea Britanie, Europa și Australia. Astăzi, puteți găsi cursuri și certificări PRINCE2 oferite în aproape orice țară din lume.

între timp, PRINCE2 a ținut pasul cu vremurile cu revizuiri menite să abordeze feedback-ul practicienilor PRINCE2 și nevoile în schimbare ale mediului de afaceri.

cele șapte principii ale PRINCE2

să trecem în jos elementele de bază ale ceea ce PRINCE2 constă din. În primul rând, avem șapte principii generale de reținut:

justificare continuă pentru afaceri

în calitate de proprietar de afaceri sau manager de proiect, sunteți sigur că sunteți de acord că fiecare proiect pe care îl porniți ar trebui să merite făcut. Mai precis, are nevoie de un caz de afaceri pentru a-l susține. Pur și simplu, aceasta înseamnă că beneficiile care trebuie acumulate din proiect ar trebui să depășească costurile acestuia. Determinarea și capturarea cazului de afaceri pentru un proiect este unul dintre primele lucruri pe care le face un manager de proiect instruit de PRINCE2.

învață din experiență

nu are rost să reinventăm fiecare parte a unui proiect. Da, unele dintre elementele sale vor fi unice, dar vor exista întotdeauna elemente care sunt foarte asemănătoare cu cele abordate de aceeași organizație în trecut. Atunci când organizația nu are experiență, poate învăța de la alte organizații sau persoane care sunt dispuse să împărtășească informații și să ofere informații valoroase. Prin reducerea numărului de necunoscute, managerii de proiect PRINCE2 sunt capabili să reducă riscul.

roluri și responsabilități definite

acest principiu ar putea arăta la fel de clar ca lumina zilei din titlul său. La urma urmei, nu veți face nimic până când toată lumea nu știe ce să facă și cine o face. Dar nu e mai mult decât să îndeplinească ochi. Implicarea părților interesate este, de asemenea, esențială pentru acest principiu. Sponsorii de afaceri, utilizatorii și furnizorii trebuie să reprezinte echipa de Management de proiect și Consiliul său.

din acest proces, se poate dezvolta o structură de management de proiect, iar aceasta va informa fiecare persoană implicată în proiect cu privire la ceea ce se așteaptă să facă, la ce se pot aștepta să facă alții și la cine să apeleze pentru luarea deciziilor.

gestionați pe etape

știm deja că cel mai bun mod de a gestiona proiecte complexe este de a le împărți în etape, dar PRINCE2 stipulează necesitatea unor etape de management punctate de „puncte de Control”.”Punctele de Control sunt momente în care Consiliul de proiect va evalua proiectul până acum și va ajusta etapele viitoare pe baza a ceea ce s-a întâmplat până în prezent. Astfel, proiectul se bazează pe un plan general la nivel înalt, dar fiecare etapă are propriul plan detaliat.

gestionați prin excepție

există un cadru destul de complex pentru gestionarea prin excepție în PRINCE2. Explicația simplă este că parametrii specifici sunt stabiliți, iar variațiile proiectului ar trebui să se întâmple numai în circumstanțe foarte specifice. Elementele luate în considerare sunt timpul, costul, calitatea, domeniul de aplicare, riscul și beneficiile. În esență, managementul prin excepție înseamnă a determina ce variații din plan sunt” lucruri mici ” care nu ar trebui să fie o problemă și ce variații sunt suficient de grave pentru a justifica atenția conducerii.

concentrați-vă pe produse

fiecare proiect lucrează spre un produs final. Fiecare parte interesată ar trebui să aibă o imagine extrem de clară a proiectului va produce. Deci, înainte ca un proiect să poată începe și pe tot parcursul execuției sale, trebuie să existe o definiție puternică a produsului care să ghideze modul în care este abordat proiectul. Descrierea produsului pentru proiect definește atât produsul în sine, cât și criteriile de calitate preconizate care trebuie îndeplinite.

croitor pentru a se potrivi mediului proiectului

puteți adapta PRINCE2 la proiecte mici sau mari în aproape orice context, dar modul în care îl utilizați va depinde de mediul proiectului. Mediul este cel creat de organizația care comandă proiectul, iar echipa de management de proiect trebuie să alinieze proiectul la acesta, precum și complexitatea, amploarea, domeniul de aplicare și riscul proiectului. De exemplu, dacă gestionați un eveniment de cină pentru zece directori, gestionarea riscurilor nu este o problemă atât de mare cum ar fi dacă ați construi un zgârie-nori.

cele șapte teme ale PRINCE2

temele PRINCE2 sunt activități la care echipa dvs. de proiect trebuie să participe înainte ca proiectul să poată începe. Acestea sunt extrem de importante, deoarece echipa dvs. de proiect le va folosi pentru a monitoriza și menține proiectul până la finalizare și închidere. Pe scurt, acestea sunt:

1. cazul de afaceri: de ce există proiectul? Acest motiv rămâne valabil pe tot parcursul proiectului?
2. Organizația: cine face ce? Pentru ce sunt responsabili? Cine ia deciziile?
3. planurile: care este descrierea produsului pe care îl va realiza proiectul? Care este planul de proiect la nivel înalt? Ce etape există și care sunt planurile detaliate de etapă?
4. Tema calității: ce caracteristici cheie de calitate Doresc părțile interesate? Cum va ști echipa de proiect dacă este pe drumul cel bun în ceea ce privește livrarea la așteptări?
5. tema riscurilor: ce elemente ale proiectului nu pot fi învățate prin experiență? Cum putem gestiona aceste incertitudini pentru a limita riscul?
6. tema schimbării: Proiectele se pot schimba pe măsură ce se dezvoltă. Tema schimbării se referă la modul în care vor fi evaluate cererile de schimbare, ce acțiuni vor avea loc atunci când există o cerere de schimbare și cum pot fi gestionate modificările.
7. Tema progresului: această temă acoperă controalele proiectului, raportarea și urmărirea progresului în curs, precum și modul de control al variațiilor care depășesc toleranțele convenite.

cele șapte procese ale PRINCE2

până în prezent, avem o mulțime de principii directoare și un set de „teme.”Toate au un sens excelent, dar care este procesul pe care îl urmează practicanții PRINCE2? Doar odată ce înțelegem „ce” putem decide cât de important poate fi sau nu PRINCE2 și de ce ar putea conta pentru proiectele noastre. Încă o dată, o imagine de ansamblu rapidă și simplă este în ordine.

1. începerea unui proiect: echipa de proiect, inclusiv managerul său, sunt numiți și este dat un brief inițial.
2. initierea proiectului: Cazul de afaceri este formulat, iar documentul de inițiere a proiectului este compilat.
3. conducerea proiectului: Un set de proceduri care vor fi utilizate pentru a supraveghea proiectul este decis și va fi implementat
4. controlul unei etape a proiectului: modul în care fiecare etapă va fi evaluată pentru a determina dacă este finalizată în mod satisfăcător.
5. Managementul livrării de produse: modul în care managerul de proiect interacționează cu liderii de echipă și cum ar trebui să primească, să finalizeze și să finalizeze lucrările proiectului.
6. Gestionarea Limitelor Scenei: În acest proces, un proiect trece de la o etapă la alta. Cum și când se termină fiecare etapă și cum și când va începe noua etapă?
7. închiderea proiectului: aceasta indică momentul în care proiectul va fi închis, inclusiv orice follow-up-uri care vor avea loc, precum și o evaluare finală a beneficiilor proiectului.

documentație sau produse de Management

dacă urmați manualul PRINCE2, veți vedea că există 26 de șabloane diferite pentru documentația proiectului. În managementul de proiect PRINCE2, aceste documente sunt numite ” produse de management.”

fără a vă alimenta întregul manual, putem spune cel puțin că aceste documente acoperă fiecare aspect al metodologiei PRINCE2 pe care am discutat-o până acum.

acestea includ un plan de revizuire a beneficiilor, documentația cazului de afaceri, rapoarte de control, o strategie de gestionare a comunicațiilor, jurnale zilnice, rapoarte de proiect final, registre de probleme și chiar un jurnal de lecții pentru înregistrarea lecțiilor învățate.

documentul scurt al proiectului începe etapa de inițiere, iar aceasta evoluează în documentul de inițiere a proiectului. Alte documente importante includ Registrul calității în care activitățile de control al calității sunt detaliate, programate și alocate anumitor persoane și, în final, registrul de risc înregistrează toate riscurile pe care le implică proiectul.

asta nu e tot, totuși. Cele 26 de tipuri de documente sunt destinate doar managementului la nivel înalt al proiectului. Manualul PRINCE2 oferă câteva sugestii pentru managerii de sarcini de documentare ar putea folosi, dar nu stabilește un șablon sau o regulă greu și rapid. Alte documente pe care le sugerează includ diagrame PERT, diagrame Gantt și analiza căilor critice.

de ce PRINCE2 contează

chiar dacă nu ați auzit niciodată de PRINCE2 înainte, puteți vedea că oferă un cadru cuprinzător pentru managementul de proiect. Managerii de proiect care folosesc PRINCE2 sunt practicieni calificați care trebuie să urmeze o pregătire și o evaluare extinsă, astfel încât certificarea PRINCE2 arată competență în metodologie.

cu toate acestea, PRINCE2 nu este singura modalitate de a obține certificarea managementului de proiect și de a gestiona proiectele. Project Management Professional (PMP) concurează cu PRINCE2 pe piața globală. Este de obicei preferat în America de Nord, în timp ce PRINCE2 este utilizat pe scară largă în Marea Britanie, Europa, Asia, Africa și Orientul Mijlociu.

împreună, PMP și PRINCE2 sunt cele mai utilizate metode de gestionare a proiectelor. Aceasta, în sine, indică semnificația PRINȚULUI2. Dar care sunt dezavantajele sale? Cele mai multe critici ale PRINCE2 sunt îndreptate spre complexitatea sa. Există prea multă documentație și există prea multe rapoarte, jurnale și liste.

unii manageri de Proiect sunt înclinați să spună că PRINCE2 nu este potrivit pentru proiecte mai mici, dar autorii PRINCE2 spun că este de până la tine pentru a ajusta Metodologia pentru a se potrivi proiectului și amploarea acestuia. Ei nu se așteaptă să-l urmeze ca un robot.

avantajele PRINCE2 sunt că oferă o abordare motivată a proiectelor și, deși s-ar putea să nu fiți ocupat cu ceva atât de complex și riscant ca o dezvoltare de milioane de dolari, puteți utiliza în continuare principiile, temele și procesele sale. Deoarece PRINCE2, este flexibil, puteți decide ce să se aplice, și ceea ce ar omite mai degrabă. Pentru un proiect foarte mic, doar cunoașterea și urmarea elementelor de bază ale PRINCE2 vă poate ajuta să obțineți satisfacția clientului cu un rezultat acceptabil al proiectului.