cu toții avem 24 de ore într-o zi. Dar, de ce se pare că unii oameni sunt capabili să profite la maximum de fiecare minut al zilei? Credeți sau nu, ei nu au puterea de a încetini timpul. Cu toate acestea, ei știu cum să-și gestioneze corect timpul.
vrei să știi cum poți deveni și un maestru al managementului timpului? Începeți prin utilizarea acestor 20 de sfaturi super-puternice de gestionare a timpului.
creați un audit de timp.
când vine vorba de gestionarea timpului, primul pas pe care trebuie să-l faceți este să aflați unde se duce de fapt timpul. S-ar putea să credeți că trimiteți doar 30 de minute pe e-mailuri, dar în realitate această sarcină este să vă mâncați o oră din zi.
cel mai simplu mod de a urmări timpul dvs. este să descărcați o aplicație precum RescueTime, Toggl sau My App Calendar pentru a urmări tot ceea ce faceți timp de o săptămână. Puteți accesa apoi un raport pentru a afla ce vă fură timpul. Cu aceste informații, puteți face apoi ajustările corespunzătoare.
setați o limită de timp pentru fiecare sarcină.
am constatat că stabilirea unei limite de timp pentru fiecare sarcină mă împiedică să mă distrag sau să amân. De exemplu, dacă vreau să scriu un articol pentru blogul meu, îmi dau două ore. Deci, dacă am început la 8am, încerc să-l scriu până la 10am.
într-un fel, devine joc.
de când pun tampoane între sarcini și activități, dacă nu finalizez sarcina la timp, pot să lucrez la ea fără să mănânc în timpul rezervat pentru altceva.
utilizați o listă de sarcini, dar nu abandonați sarcinile.
„toate obiectivele și proiectele sunt alcătuite din părți mai mici care trebuie realizate pentru a atinge obiectivul sau pentru a finaliza proiectul. Creați liste de sarcini pentru fiecare obiectiv și proiect, enumerând toți pașii măsurabili care trebuie realizați”, sugerează William Lipovsky.
„în afară de a vă menține concentrați, acest lucru vă motivează și pe măsură ce sunteți capabili să vedeți ceea ce ați realizat deja și ceea ce rămâne.”
în același timp, vor exista întreruperi care vă pot împiedica să finalizați o sarcină. William vă recomandă să ” faceți un punct de a vă întoarce întotdeauna și de a finaliza aceste sarcini odată ce ați reușit. Acest lucru vă poate solicita să setați o limită a numărului de sarcini la care lucrați la un moment dat.”
planificați înainte.
unul dintre cele mai rele lucruri pe care le puteți face este să vă treziți fără un plan pentru această zi. În loc să vă concentrați asupra a ceea ce trebuie făcut, rătăciți fără scop și aveți grijă de probleme mai banale.
de aceea ar trebui să planificați întotdeauna înainte folosind una dintre aceste opțiuni;
- cu o noapte înainte. Înainte de a părăsi locul de muncă pentru o zi, petreceți ultimele 15 minute organizându-vă biroul și compunând o listă cu cele mai importante articole pentru mâine.
- primul lucru de dimineață. În timpul rutinei de dimineață scrieți cele 3 sau 4 cele mai urgente și importante probleme care trebuie abordate astăzi și lucrați la cele când sunteți cel mai productiv.
petreceți-vă diminețile pe MITs.
Mark Twain a spus odată: „dacă este treaba ta să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci primul lucru dimineața. Și dacă este treaba ta să mănânci două broaște, cel mai bine este să mănânci mai întâi cea mai mare.”
brut? Sigur. Dar, punctul pe care Twain îl făcea că ar trebui să ai grijă de sarcinile tale cele mai mari și mai provocatoare dimineața, aka cele mai importante sarcini (MITs) ale zilei.
există câteva motive pentru care acest truc atât de eficient de gestionare a timpului. Pentru început, de obicei aveți cea mai mare cantitate de energie din AM. Deci, este mai bine să abordați aceste sarcini atunci când nu sunteți drenat. De asemenea, puteți folosi acel sentiment de realizare pentru a trece prin restul zilei.
învață să delegi/externalizezi.
delegarea și externalizarea pot deveni un pic dificile. Pentru unii este greu să lase pe altcineva să facă munca pe care o făceau. Pentru alții, nu au timp să antreneze pe altcineva pentru a îndeplini anumite sarcini.
problema este că delegarea sau Externalizarea sunt economisitori în timp real, deoarece vă diminuează volumul de muncă-ceea ce înseamnă că aveți mai mult timp să cheltuiți pentru sarcini mai importante sau să faceți mai puțină muncă. Fie predați responsabilitățile membrilor echipei care sunt calificați, fie angajați un freelancer cu experiență. Și, dacă vă decideți să facă in-house de formare, investiția inițială va fi în valoare de-l în cele din urmă.
eliminați jumătate de lucru.
„în epoca noastră de distragere constantă, este stupid de ușor să ne împărțim atenția între ceea ce ar trebui să facem și ceea ce societatea ne bombardează”, scrie James Clear.
„de obicei, echilibrăm nevoile mesajelor, e–mailurilor și listelor de sarcini în același timp în care încercăm să realizăm ceva. Este rar că suntem pe deplin angajați în sarcina la îndemână.”
Clear a numit această „jumătate de lucru” și iată câteva exemple;
- scrieți un raport, dar opriți-vă la întâmplare pentru a vă verifica telefonul fără niciun motiv.
- încercați o nouă rutină de antrenament, dar treceți la un nou program câteva zile mai târziu, deoarece citiți despre el online.
- în timp ce vorbești la telefon, mintea ta rătăcește în căsuța de e-mail.
„indiferent de unde și cum cazi în capcana jumătății de muncă, rezultatul este întotdeauna același: nu ești niciodată pe deplin angajat în sarcina la îndemână, rareori te angajezi într-o sarcină pentru perioade lungi de timp și îți ia de două ori mai mult timp pentru a realiza jumătate”, adaugă Clear.
Clear a constatat că cel mai bun mod de a depăși jumătate de muncă este prin blocarea „timpului semnificativ pentru a vă concentra pe un proiect și a elimina orice altceva.”De exemplu, el va alege un exercițiu și se va concentra doar pe acel exercițiu în timp ce lucrează. De asemenea, va sculpta câteva ore pentru a se dedica unui proiect important, dar va lăsa telefonul într-o altă cameră.
„această eliminare completă a distragerilor este singura modalitate pe care o știu pentru a intra în muncă profundă și concentrată și pentru a evita sesiunile fragmentate în care faci doar jumătate de muncă.”
schimbați-vă programul.
dacă citiți acest articol, atunci este evident pentru că doriți să descoperiți o gestionare utilă a timpului – și sunt mai mult decât fericit să vă ajut să puneți. Dar, dacă vă confruntați cu gestionarea timpului, soluția poate fi la fel de simplă ca schimbarea programului.
de exemplu, în loc să dormi până la 6:30 dimineața, trezește-te cu o oră mai devreme. Personal, găsesc 5:15am pentru a fi momentul cel mai productiv al zilei, deoarece îmi dă timp să-și exercite, plan-out ziua mea, Du-te prin e-mailurile mele, și chiar să lucreze la proiecte secundare, fără a fi deranjat.
de asemenea, luați în considerare trezirea mai devreme în weekend și poate reduceți cantitatea de Televizor pe care o urmăriți.
lăsați un timp tampon între sarcini și întâlniri.
saltul imediat de la o sarcină sau întâlnire la alta poate părea o bună utilizare a timpului tău, dar are de fapt efectul opus. Avem nevoie de timp pentru a ne limpezi mintea și a ne reîncărca mergând la plimbare, meditând sau doar visând cu ochii deschiși. La urma urmei, creierul uman se poate concentra doar pentru aproximativ 90 de minute la un moment dat.
fără această pauză este mai dificil să rămâi concentrat și motivat. Programarea buffer-time, de asemenea, poate preveni rulează târziu la următoarea întâlnire. Găsesc 25 de minute între sarcini și întâlniri o cantitate ideală de timp tampon.
Ia organizat și o singură sarcină.
americanul mediu petrece 2,5 zile în fiecare an în căutarea unor articole deplasate. Drept urmare, cheltuim peste 2 USD.7 miliarde anual în înlocuirea acestor elemente. În loc să vă pierdeți timpul și banii, Organizați-vă.
începeți prin a avea o casă pentru orice și asigurați-vă că obiectele sunt puse înapoi acolo unde aparțin. Ca la sfârșitul zilei curățați locul de muncă și de a crea un sistem de management al documentelor.
și, începe o singură sarcină. Majoritatea oamenilor citează multitasking – ul ca fiind principalul vinovat pentru plasarea greșită a articolelor.
urmați regula 80-20.
„principiul Pareto cunoscut și sub numele de regula 80-20 sugerează că 80% din rezultate provin din 20% din efortul depus. Acest lucru este utilizat în mod obișnuit în vânzări, deoarece 80% din vânzări provin de obicei de la 20% dintre clienți”, Scrie Renzo Costarella într-o postare anterioară din Calendar.
„când vine vorba de modul în care ar trebui să vă gestionați timpul, acest principiu poate fi aplicat și el. 80% din rezultatele dvs. provin din 20% din acțiunile dvs.”
Renzo sugerează să începeți prin a vă uita „la programul dvs. sau la lista de sarcini în fiecare zi. Din motive de simplitate, încercați să obțineți cinci sarcini pe care trebuie să le îndepliniți. Folosind principiul puteți elimina, probabil, majoritatea elementelor de pe lista ta. S-ar putea să se simtă nefiresc la început, dar orele suplimentare vă vor condiționa să vă intensificați efortul pentru cele mai importante sarcini.”
utilizați un calendar online.
calendarele au fost mult timp un instrument fundamental pentru gestionarea timpului. Cu toate acestea, calendarele online au dus acest lucru la nivelul următor. Acest lucru se datorează faptului că îl puteți accesa de pe mai multe dispozitive, puteți programa cu ușurință întâlniri și întâlniri, puteți configura mementouri, puteți crea blocuri de timp și puteți programa evenimente recurente.
personal, folosesc Google Calendar. Cred că e cel mai bun. Dar Outlook și Apple Calendar funcționează bine.
nu mai fi perfect.
când ești perfecționist, nimic nu va fi vreodată suficient de bun. Asta înseamnă că veți păstra merge înapoi la aceeași sarcină de peste si peste din nou. Cât de productivă crezi că va fi ziua ta ca rezultat?
deci, nu mai fi perfect. Nu există. Fă tot ce poți și mergi mai departe.
spune doar „nu.”
știu că nu vrei să superi pe nimeni. Dar te descurci doar atât de mult. Dacă aveți deja o farfurie plină, atunci refuzați invitația la cină sau ajutați-vă colegii la un proiect până când aveți timpul liber.
insuflați obiceiuri cheie.
Charles Duhigg, autorul cărții „Puterea obișnuinței”, a inventat termenul „obiceiuri cheie”.”Dar, ce sunt ei? Pur și simplu, sunt obiceiuri care vă pot transforma viața, cum ar fi exercițiile fizice, urmărirea a ceea ce mâncați, dezvoltarea rutinelor zilnice și meditația.
aceste obiceiuri înlocuiesc obiceiurile proaste și solicită alte obiceiuri bune. Drept urmare, vei fi mai sănătos, mai concentrat și mai potrivit pentru a-ți gestiona timpul.
nu pierdeți timpul așteptând.
voi fi sincer. Nu suport să aștept. Nu că aș fi nerăbdător. Doar că știu că acesta este timpul care ar putea fi mai bine petrecut în altă parte.
cu toate acestea, în loc să pierd acest timp, am găsit modalități de a profita la maximum de el. De exemplu, în timp ce stau într-o sală de așteptare, voi citi o carte inspirată, voi asculta un podcast sau voi schița o viitoare postare pe blog.
Telecomunicații.
știați că naveta medie americană este de peste 26 de minute? Și, pentru a înrăutăți lucrurile, naveta zilnică devine din ce în ce mai lungă. Adăugați în partea de sus cantitatea de timp necesară pentru a vă pregăti și puteți vedea cu ușurință cât timp este pierdut pentru a ajunge la și de la locul de muncă.
în timp ce nu este posibil pentru fiecare loc de muncă, telecommuting chiar de două ori pe săptămână poate ajunge-up economisind mai multe ore pe săptămână.
Găsiți inspirație.
când mă târăsc, folosesc surse de inspirație precum un discurs TED sau o biografie. Este un mod simplu de a reaprinde acel foc pentru a mă motiva și a reveni pe drumul cel bun.
lot sarcină similară împreună.
când aveți de lucru legate, lot-le împreună. De exemplu, nu răspundeți la e-mailuri și apeluri telefonice pe tot parcursul zilei. Programați un anumit timp pentru a gestiona aceste sarcini.
motivul? Diferite sarcini necesită diferite tipuri de gândire. Prin dozarea sarcinilor legate împreună, creierul tău nu schimbă angrenajele – ceea ce înseamnă că ai tăiat acel timp reorientându-te.
faceți mai puțin.
aceasta este o tactică a lui Leo Babauta. A început blogul Zen Habits și este cu siguranță o lectură obligatorie. Deci, ce are Leo de spus despre a face mai puțin.
a face mai puțin nu înseamnă „mai puțin este mai mult.”Înseamnă” mai puțin este mai bine.”Acest lucru se realizează prin încetinirea, conștientizarea a ceea ce trebuie făcut și concentrarea doar asupra acestor lucruri. Odată ce faceți acest lucru, faceți ca fiecare acțiune să conteze. Ca rezultat, veți crea mai multă valoare în loc de doar furaje.