în acest articol, vă vom arăta mai multe moduri de a scana și trimite prin e-mail documentele. Vă vom arăta diverse tehnici, cum ar fi:

• cum se utilizează funcția scan to email a imprimantei
• cum se scanează de pe computer
• cum se scanează cu telefonul
• cum se atașează documentul la un e-mail

de asemenea, vă vom arăta cum să transformați documentul într-un document digital pe care dvs. și destinatarul dvs. îl puteți semna online.

să începem.

ar trebui să utilizați funcția Scanare către E-mail a imprimantei?

Scanarea către e-mail poate părea o modalitate rapidă și eficientă de a scana un document și de a-l trimite online. Și este, doar nu pentru fiecare document și destinatar.

unul dintre principalele dezavantaje ale utilizării funcției „Scanare către e-mail” este riscul ca documentul să nu ajungă la destinatar.

când utilizați funcția „Scanare către e-mail”, este mai greu să verificați dacă adresa de e-mail pe care o introduceți este corectă, deoarece este posibil să nu primiți un mesaj de eroare dacă ați introdus-o incorect. Nu veți primi niciun avertisment dacă destinatarul și-a schimbat adresa de e-mail sau dacă căsuța de e-mail este plină.

de asemenea, destinatarii nu pot răspunde la un mesaj livrat de la o imprimantă, deoarece adresa de e-mail de returnare se va afișa ca adresă „fără răspuns”. Rareori vă puteți personaliza mesajul și nu veți primi niciun răspuns de la destinatari dacă aceștia încearcă să vă contacteze folosind adresa de e-mail din mesaj.

dacă doriți să utilizați funcția „Scanare către e-mail”, ar trebui să o faceți numai atunci când puteți confirma personal că e-mailul a ajuns la destinație și ar trebui să utilizați această funcție numai cu documente care nu sunt foarte importante, deoarece s-ar putea să nu treacă de la prima încercare.

deci, ce ar trebui să faci în schimb?

Alternativa Mai Bună: Cum să scanați și să trimiteți prin e-mail un Document (+ semnați-l sau solicitați o semnătură) într-un mod sigur și la îndemână

iată câteva modalități de a scana, trimite prin e-mail și chiar semna un document online fără a utiliza funcția „Scanare către e-mail”:

scanați documentul

Iată cum să scanați documentul utilizând orice scaner sau imprimantă multifuncțională:

cum să scanați pe Windows

windows are o metodă încorporată pentru scanarea documentelor, deci nu este nevoie să utilizați o altă aplicație sau software pentru a o face.

Iată cum:

1. deschideți meniul Start
2. găsiți aplicația Scan și faceți clic pe ea pentru a o deschide. Dacă nu îl găsiți, îl puteți căuta folosind instrumentul de căutare din colțul din stânga jos.
3. după ce ați deschis aplicația Scan, aceasta vă va spune dacă scanerul nu este conectat, caz în care va trebui să verificați dacă scanerul este pornit și conectat corect.
4. selectați scanerul pe care îl veți utiliza din listă și tipul de fișier în care veți salva scanările. Dacă doriți doar o imagine, PNG și JPEG sunt ambele formate foarte frecvente.
5. pentru a începe scanarea, plasați documentul în scaner cu fața în jos, apoi mergeți la Afișați mai multe > previzualizare pentru a arunca o privire timpurie asupra documentului.
6. de asemenea, puteți modifica setările imaginii (cum ar fi modurile color sau în tonuri de gri și rezoluția imaginii) utilizând funcția „Afișați mai multe”.
7. așteptați până când scanerul termină scanarea documentului dvs. ca previzualizare și afișează documentul pe ecran. Dacă documentul este nealiniat sau deplasat greșit, remediați poziția acestuia în scaner și previzualizați-l din nou.
8. odată ce sunteți mulțumit de poziționare, puteți selecta zona pe care doriți să o scanați făcând clic și glisând peste ea. După ce ați selectat zona pe care doriți să o scanați, faceți clic pe „Scanare”.
9. repetați acest proces cu fiecare pagină pe care doriți să o scanați.
10. așteptați până când scanarea este gata și veți avea documentul digitalizat cu succes.

nu uitați să salvați documentul într-un folder pe care îl veți aminti. Pentru a ușura lucrurile, îl puteți salva și pe Desktop, astfel încât să nu-l pierdeți.

cum se scanează pe un Mac

computerul Mac are, de asemenea, un instrument preprogramat pentru utilizarea scanerului. Iată cum să-l utilizați:

1. pregătiți-vă documentele.
2. deschideți aplicația Previzualizare.
3. accesați fișier > Import din scaner și selectați scanerul.
4. dacă nu vedeți scanerul listat, asigurați-vă că scanerul este pornit și conectat.
5. veți vedea dialogul „Import”, unde se pregătește scanarea de previzualizare.
6. acum Puteți alege opțiunile de scanare. Dacă doriți, schimbați culoarea, tipul de document, dimensiunea, orientarea și alte detalii.
7. Faceți clic pe „Scanare” pentru a începe scanarea, iar aplicația vă va anunța când ați digitalizat complet documentul.
8. repetați acest proces cu fiecare pagină pe care doriți să o scanați.

acum aveți o versiune digitalizată a documentului. Amintiți-vă în ce folder ați salvat documentul sau salvați-l pe Desktop, astfel încât să îl puteți vedea pe ecran când ați terminat.

cum se scanează pe iOS

puteți scana documentul fără scaner utilizând camera încorporată a iPhone-ului sau iPad-ului. Iată cum:

1. pregătiți-vă documentul plasându-l pe o suprafață plană, cu iluminare bună.
2. deschideți aplicația note pe iPad sau iPhone.
3. creați o notă nouă sau selectați o notă preexistentă pentru a adăuga un document scanat.
4. atingeți pictograma camerei din partea de jos a ecranului.
5. apăsați pe „Scanare documente”.
6. îndreptați camera spre documentul pe care doriți să îl scanați, dacă dispozitivul dvs. nu pornește automat scanarea, atingeți butonul declanșator pentru a porni.
7. repetați acest proces cu fiecare pagină.
8. documentul dvs. este acum scanat și salvat în aplicația Note.

puteți partaja notele prin mai multe aplicații sau le puteți trimite ca e-mail.

cum se scanează pe Android

Android nu are o aplicație încorporată dedicată scanării documentelor. Cu toate acestea, vă puteți scana documentul utilizând Google Drive.

Iată cum:

1. pregătiți documentul plasându-l pe o suprafață plană, cu iluminare bună.
2. deschideți aplicația Google Drive și atingeți pictograma „+” din colțul din dreapta jos al ecranului pentru a crea un document nou, apoi selectați „Scanare.”
3. îndreptați camera spre documentul dvs., aliniați-l și faceți o fotografie.
4. Verificați previzualizarea, decupând-o și ajustând setările după cum doriți sau scanați din nou documentul atingând „reluați”.
5. repetați acest proces cu fiecare pagină.
6. documentul dvs. este acum scanat și salvat în contul dvs.

puteți partaja noul document printr-un link sau puteți adăuga adresele de e-mail ale persoanelor pentru a-l accesa.

trimiteți prin e-mail documentul dvs. și solicitați o semnătură (sau semnați-o)

Iată cea mai bună modalitate de a vă semna online documentul digitalizat:

utilizați software-ul de semnătură electronică

după ce ați digitalizat documentul, veți avea câteva opțiuni pentru a-l semna. Un mod gratuit și simplu este prin solicitarea unei semnături printr-o aplicație de semnătură online, cum ar fi Signaturely.

Signaturely este un software simplu și eficient de semnătură digitală care vă permite să creați semnături online și documente online cu valabilitate legală. Cu Signaturely, semnatarii dvs. nu vor trebui să fie în același loc pentru a semna un document. În schimb, îl pot semna online cu telefonul, tableta sau laptopul.

Signaturely vă permite să creați e-semnături gratuit, fără nici o înregistrare. Acest lucru vă permite să vă semnați documentul online și să îl partajați cu mai multe persoane.

Iată cum:

1. creați un cont pe Signaturely gratuit
2. Deschideți contul și selectați numele celor care trebuie să semneze documentul.
3. pregătiți documentul adăugând un titlu și un mesaj personalizat persoanelor care îl vor semna:
4. Derulați în jos și selectați modul în care veți adăuga fișierele. Puteți selecta fișiere dintr-o platformă online, cum ar fi Contul Google Drive sau le puteți încărca de pe computer.
5. deschideți documentul și adăugați câmpuri de semnătură la acesta cu editorul online.
6. introduceți numele și adresele de e-mail ale Semnatarilor. De asemenea, puteți selecta o comandă pentru ca aceștia să o semneze și Signaturely va trimite documentele utilizatorilor în ordinea preselectată:
7. examinați informațiile dvs. și faceți clic pe „trimiteți documentul”.

după ce ați trimis documentul, îl puteți urmări cu contul dvs. Signaturely. în acest fel, puteți vedea dacă un destinatar durează prea mult să semneze. Dacă cineva durează prea mult, nu trebuie să-i sunați, puteți pur și simplu să-i trimiteți o notificare pentru a le reaminti că semnătura lor este necesară.

odată ce semnatarii dvs. primesc documentul, Signaturely îi va ghida prin procesul de semnare, ajutându-i să-și creeze propria semnătură și să parcurgă fiecare câmp de semnătură până când au terminat.

Pro:

• foarte ușor de utilizat
• profesionale și personalizate
• funcționează pe orice dispozitiv
• vă ține în controlul procesului
• vă ghidează și semnatarii prin fiecare pas
• puteți începe gratuit

contra:

• nicio aplicație mobilă disponibilă (în prezent în dezvoltare)

utilizarea clientului de e-mail

de asemenea, puteți alege să utilizați clientul de e-mail pentru a trimite un document prin e-mail. Rețineți că, dacă trebuie să semnați documentul, va trebui să îl semnați înainte de a-l trimite fie semnându-l fizic, fie folosind o semnătură electronică.

Iată cum să trimiteți documentul:

1. Deschideți contul de e-mail.
2. selectați „Mesaj Nou” pentru a începe să scrieți un e-mail nou.
3. în noua fereastră de e-mail, căutați un simbol „adăugați atașament”. De obicei arată ca o agrafă.
4. după ce faceți clic pe el, găsiți fișierul, selectați-l și apăsați „Enter.”
5. de asemenea, puteți trage Fișierul scanat și îl puteți plasa în fereastră.
6. terminați de scris mesajul și adăugați adresele de e-mail ale destinatarilor.
7. acum Puteți trimite e-mailul cu fișierul scanat atașat.

Pro:

• ușor de utilizat
• libertatea de a folosi
• o poti face de pe telefon

contra:

• nu vă spune cine a semnat și cine nu
• poate fi necesar să imprimați și să semnați documentul mai întâi și să cereți Semnatarilor dvs. să facă același lucru
• proces mai lent
• nu la fel de profesionist ca utilizarea unei platforme specializate

Întrebări frecvente: scanați la e-mail

iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări despre trimiterea prin e-mail a documentelor scanate.

cum scanez de la imprimantă la e-mail?

1. deschideți aplicația de scanare.
2. scanați documentul.
3. salvați-l.
4. căutați documentul.
5. faceți clic dreapta pe el.
6. selectați „Share” și apoi „Mail”.
7. compuneți e-mailul.
8. trimite un e-mail.

care este diferența dintre scanare și scanare la e-mail?

când utilizați opțiunea imprimantei „Scanare către e-mail”, nu este necesar să utilizați niciun alt software pentru a trimite imaginea scanată. Cu toate acestea, vă lipsesc și toate funcționalitățile de trimitere a unui e-mail, cum ar fi adăugarea unui mesaj, asigurarea sosirii e-mailului și editarea imaginii înainte de a o trimite.

Scanarea către e-mail este sigură?

nu neapărat. Când utilizați funcția” Scanare către e-mail”, nu puteți fi sigur dacă e-mailul a fost trimis în mod corespunzător decât dacă aveți acces la adresa de e-mail.

de asemenea, imprimantele multifuncționale trimit e-mailuri în text clar în mod implicit. Acestea pot fi interceptate de terți care sunt, de asemenea, conectați la aceeași rețea WiFi ca imprimanta dvs.

acesta este motivul pentru care ar trebui să utilizați funcția „Scanare către e-mail” de pe imprimantă numai pentru documentele neconfidențiale pe care le puteți verifica personal că au fost trimise corect.

câte pagini puteți scana la e-mail?

puteți trimite până la 999 de pagini scanate. Acest număr va depinde probabil de memoria și capacitatea imprimantei.

cum să trimiteți documente prin e-mail?

1. Deschideți contul de e-mail.
2. începeți să compuneți un mesaj nou.
3. trageți și plasați documentul în mesaj.
4. verificați informațiile și adăugați adresa de e-mail a destinatarului.
5. Faceți Clic Pe „Trimite.”

cum trimit un document confidențial prin e-mail?

puteți utiliza modul confidențial Gmail dacă doriți un nivel suplimentar de securitate pentru a vă păstra informațiile confidențiale în siguranță împotriva accesului neautorizat. Cu aceasta, puteți seta o dată de expirare pentru mesaje și chiar puteți revoca accesul la acestea.

destinatarii dvs. nu vor putea copia, redirecționa, imprima sau descărca mesajul.

cum scriu un e-mail cu un atașament?

1. accesați contul dvs. de e-mail.
2. selectați „Mesaj nou”.
3. căutați o pictogramă de agrafă și faceți clic pe ea pentru a atașa un fișier.
4. căutați fișierul în folderele computerului. După ce îl găsiți, faceți clic pe” Deschidere „sau” alegeți fișierul.”
5. continuați să scrieți e-mailul.
6. adăugați o linie de subiect și adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să o trimiteți.
7. Faceți clic pe „Trimiteți” când sunteți gata să trimiteți e-mailul.

concluzie

după cum am văzut, există mai multe moduri de a scana documentele. De la imprimante multifuncționale la telefonul iPhone și Android, puteți scana și trimite documentele online, oriunde vă aflați.

și dacă documentele dvs. necesită semnături, puteți colecta întotdeauna semnături obligatorii din punct de vedere legal cu Signaturely gratuit.

Signaturely vă va ajuta să transformați documentele scanate în documente gata de a fi semnate de toate părțile. Apoi vă va ghida semnatarii prin procesul de semnare, ținându-vă la curent pe măsură ce merg.

încercați Signaturely gratuit astăzi.