importanța respectării politicilor și procedurilor
pe măsură ce liderii organizației dvs. creează și aplică politici, este important să vă asigurați că personalul dvs. înțelege de ce respectarea politicilor și procedurilor este esențială.
Iată doar câteva dintre rezultatele pozitive ale următoarelor politici și proceduri:
procese și structuri consistente
politicile și procedurile împiedică operațiunile să se transforme într-un haos complet.
când toată lumea respectă politicile și procedurile, organizația dvs. poate funcționa fără probleme. Structurile de Management și echipele funcționează așa cum sunt menite. Și greșelile și sughițurile în procese pot fi identificate și abordate rapid.
când personalul dvs. respectă politicile și procedurile, organizația dvs. va utiliza timpul și resursele mai eficient. Veți putea să vă dezvoltați și să vă atingeți obiectivele ca organizație.
consecvența în practici este, de asemenea, potrivită pentru angajați în mod individual. Ei știu de ce sunt responsabili, ce se așteaptă de la ei și ce se pot aștepta de la supraveghetorii și colegii lor. Acest lucru îi eliberează să-și facă treaba cu încredere și excelență.
servicii de calitate mai bună
când angajații respectă procedurile, aceștia îndeplinesc sarcinile corect și oferă servicii consecvente pentru clienți. Acest lucru îmbunătățește calitatea produselor și serviciilor organizației dvs. Și, la rândul său, îmbunătățește reputația companiei dvs. Angajații pot ști că își îndeplinesc rolurile și se mândresc cu munca lor.
un loc de muncă mai sigur
când personalul dvs. respectă politicile și procedurile, este mai puțin probabil să apară accidente și incidente la locul de muncă.
acest lucru reduce riscurile de răspundere pentru organizația dvs. și limitează întreruperile în operațiuni. Angajații dvs. se pot simți în siguranță și confortabil la locul de muncă, știind că managerii și colegii lor au grijă de interesul lor. Ei pot fi siguri că vor fi îngrijiți dacă se întâmplă ceva.
modalități de implementare a politicilor și procedurilor
poate că angajații dvs. înțeleg deja importanța respectării politicilor și procedurilor. Cum vă puteți asigura că personalul dvs. urmează pașii dvs. spre conformitate? Iată câteva idei pentru a vă asigura că echipa dvs. știe cum să urmeze procedurile:
Faceți manualele de politici mai accesibile
angajații nu pot urma politicile pe care nu le cunosc. Multe organizații folosesc în continuare manuale de politici pe suport de hârtie, distribuind lianți care conțin manualul angajaților.
din păcate, acești lianți manuali de politică ajung adesea umpluți într-un sertar sau pe un raft care adună praf. Un sondaj realizat de GuideSpark a constatat că 43% dintre angajații milenari și 30% dintre angajații non-milenari nu au citit majoritatea manualelor angajaților lor. Mai mult de o treime dintre angajați nici măcar nu știau unde sunt manualele lor.
acest lucru este problematic, deoarece angajații trebuie să poată consulta politicile în orice moment. Dacă nu au acces ușor la un manual de politici și proceduri actualizate, nu vor cunoaște procedurile corecte de urmat.
utilizarea unui software de gestionare a politicilor, cum ar fi PowerDMS, pune politicile și procedurile la dispoziția fiecărui membru al personalului. Puteți trimite rapid actualizări de politică și puteți solicita semnături ale angajaților pentru a vă asigura că toată lumea a citit politica.
cu gestionarea politicilor online, personalul dvs. poate accesa procedurile de oriunde, folosind orice computer sau dispozitiv mobil.
în loc de a avea la degetul mare prin pagini de un liant, ei pot face o simplă căutare de cuvinte cheie pentru a trage în sus procedura de care au nevoie.
acest lucru asigură că urmează de fapt politici și proceduri, mai degrabă decât să încerce doar să-și amintească pașii corecți de pe vârful capului.
implementați cursuri de formare
asigurându-vă că angajații dvs. citesc politicile și procedurile este primul pas spre asigurarea conformității, dar nu este suficient pe cont propriu. Este posibil ca angajații să nu înțeleagă în totalitate o politică sau să știe cum să o pună în practică.
organizația dvs. trebuie să instruiască angajații cu privire la substanța politicilor, precum și la modul de efectuare a procedurilor în situații reale.
instruirea temeinică privind politicile și procedurile ar trebui să aibă loc pentru fiecare nouă închiriere în timpul procesului de onboarding. Statisticile arată că angajații care primesc instruire formală la bord sunt mai productivi, câștigă mai rapid competență completă și sunt mai predispuși să atingă reperele de performanță.
cu toate acestea, instruirea în materie de politici și proceduri ar trebui să fie în curs de desfășurare pentru toți angajații. Instruirea va arăta diferit în funcție de industria dvs. și de dimensiunea organizației dvs.
de exemplu, în industrii precum aplicarea legii și îngrijirea sănătății, instruirea practică, bazată pe scenarii, are o importanță deosebită.
dar fiecare organizație va avea informații pe care angajații le pot învăța eficient prin cursuri de formare online. Un program online de management al instruirii poate economisi timp și bani organizației dvs., permițând angajaților să finalizeze instruirea independent în timpul lor.
cu software-ul, cum ar fi PowerDMS, puteți încărca materiale de instruire, cum ar fi PowerPoints, clipuri video, fișiere audio, și mai mult. Veți avea o evidență completă a angajamentului fiecărui angajat cu instruirea și veți putea aduna feedback pentru a îmbunătăți politicile și instruirea.
când vă eficientizați formarea, angajații dvs. vor fi mai bine pregătiți să urmeze politicile și procedurile.
testați înțelegerea angajaților
distribuirea și instruirea politicilor nu garantează că fiecare angajat înțelege cu adevărat politicile. Un angajat poate semna un document fără să-l înțeleagă efectiv.
acest lucru poate părea să nu conteze pe termen scurt, dar pe termen lung, va duce la angajații care nu respectă politicile și procedurile.
un software bun de gestionare a politicilor și procedurilor vă va permite să creați teste pentru a vă asigura că angajații înțeleg politicile. Cu un instrument precum PowerDMS, puteți crea teste personalizabile pentru ca angajații să le completeze după ce au citit o politică sau au terminat un curs de formare. Puteți aborda orice lacune în înțelegere și fiți siguri că angajații știu cum să urmeze procedura.
încurajați responsabilitatea
implementarea politicilor are loc de sus în jos. Angajații sunt mai predispuși să respecte politica dacă văd că managerii și liderii lor respectă în mod constant politicile și procedurile.
angajații trebuie, de asemenea, să cunoască consecințele nerespectării politicilor și procedurilor. Aceasta înseamnă că organizația dvs. trebuie să aibă o structură pentru disciplină și acțiuni corective.
din nou, acest lucru începe cu liderii. Managerii și supraveghetorii trebuie să fie instruiți când și cum să efectueze revizuiri disciplinare.
supervizorii nu ar trebui să micromanagementeze angajații pentru a se asigura că respectă politicile și procedurile. Listele de verificare a procedurilor și mecanismele de raportare pot ajuta la menținerea angajaților pe drumul cel bun.
această documentație îi va ajuta pe lideri să vadă ce angajați urmează procedurile și care nu. Aceștia pot recompensa angajații sau pot oferi corecții după cum este necesar. Angajații care se abat de la proceduri pot avea nevoie doar de îndrumare sau instruire suplimentară.
revizuirea regulată a politicilor și procedurilor
când practicile se abat de la politică, aceasta înseamnă de obicei unul din două lucruri:
-
organizația dvs. trebuie să comunice mai bine Politica și procedura cu personalul dvs. și să impună conformitatea.
-
Politica și procedurile dvs. sunt depășite sau incomplete.
angajații nu pot urma proceduri care nu există, contrazic alte politici sau nu reușesc să abordeze o schimbare semnificativă în tehnologie sau practică.
conducerea organizațională trebuie să revizuiască și să revizuiască în mod regulat politicile și procedurile, să ia în considerare noile reglementări, standarde, tehnologie și schimbări structurale.
de fiecare dată când actualizați politicile, asigurați-vă că urmați pașii enumerați anterior. Trimiteți modificări de politică personalului dvs., încorporați-le în instruire, testați politicile și responsabilizați angajații.
asigurarea faptului că angajații dvs. respectă politicile și procedurile necesită muncă, dar nu trebuie să fie dificil.
utilizați un sistem de gestionare a politicilor pentru a vă asigura că angajații înțeleg importanța respectării politicilor și procedurilor și știu cum să facă acest lucru.