introduktion

de flesta organisationer använder procedurer som en del av sina ledningssystem. Korrekt utarbetade förfaranden kan vara en viktig form av kontroll, men dåligt utformade förfaranden kan utsätta organisationen för högre än nödvändiga risknivåer för sin verksamhet och anställda.

ofta skrivs procedurer av någon som känner till arbetet väl och som själva har bestämt vad som är den bästa metoden att göra ett jobb. Detta kan skapa risker i det:

• de som är skyldiga att följa proceduren senare kanske inte har kompetensbasen eller erfarenheten av procedurförfattaren
• proceduren kan vara tvetydig eller kan misstolkas
• proceduren kan kodifiera och vidarebefordra oönskade metoder till andra.

denna anteckning beskriver en allmänt accepterad trestegsprocess för att skapa lågriskprocedurer.

• det första steget, som fastställer behovet, är den process genom vilken en organisation bestämmer om ett förfarande krävs och vad dess syfte kan vara.
• det andra steget, uppgiftsanalys, är användbart för alla procedurer. Det kan producera flödesscheman samt skriftliga, steg-för-steg-instruktioner. Detta steg är fokus för denna tekniska anteckning.
• det tredje steget, som innebär att ett utkast till förfarande underkastas en rigorös riskanalys, är motiverat för affärskritiska och säkerhetskritiska förfaranden. En processuell HAZOP-process, föremål för en separat teknisk anteckning, är det rekommenderade tillvägagångssättet för detta.

i denna anteckning använder vi följande definitioner:

• uppgift – det affärssyfte som ska uppnås genom att följa en procedur;
• procedur – den skriftliga sekvensen av instruktioner, vanligtvis anges som en serie steg, som är nödvändiga för att slutföra uppgiften;
• steg – en komponent eller element i en procedur eller uppgift.

fastställa behovet

organisationer utför funktioner för att uppnå sina mål. Funktionerna involverar vanligtvis människor och utrustning. Funktionernas effektivitet och effektivitet, och hur de interagerar, bestämmer organisationens effektivitet och effektivitet, och de kan vara avgörande för att avgöra om och i vilken utsträckning organisationens mål uppnås.

de funktioner som människor utför i en organisatorisk miljö definieras vanligtvis i form av en uppsättning uppgifter, var och en med specifika mål. Uppgifterna själva anges vanligtvis i form av förfaranden.

Värdehantering är det tillvägagångssätt som oftast följs för att säkerställa att den uppsättning funktioner som en organisation utför är lämplig för ändamål när det gäller att uppnå sina övergripande mål. Om de uppgifter som uppstår från en värdehanteringsaktivitet för närvarande inte utförs av organisationen eller utförs på ett annat sätt, måste nya förfaranden skapas eller gamla måste omformas så att de nödvändiga funktionella resultaten kan levereras.

för varje uppgift bör Värdehantering generera en tydlig redogörelse för syftet med uppgiften, uttryckt i termer av dess bidrag till den funktion som ska utföras och de mål som ska uppnås. Det kan också ange tillgängliga ingångar, nyckelinteraktioner och nödvändiga utgångar som måste tillhandahållas.

Värdehantering är föremål för en separat teknisk anmärkning.

hierarkisk uppgiftsanalys

efter att syftet med uppgiften har fastställts anger uppgiftsanalys proceduren som en sekvens av steg med en lämplig grad av information och detaljer. En användbar form, hierarkisk uppgiftsanalys (HTA), innebär att man börjar på uppgiften på högsta nivå och sönderdelar den i steg på sekundärnivå och sedan sönderdelar steg i steg på lägre nivå till vilken detaljnivå som helst som är lämplig och nödvändig.

nedbrytningsnivån beror på vem som ska utföra steget, dess betydelse och arbetsmiljön där det genomförs. För de mest skickliga medarbetarna, under goda arbetsförhållanden och med lite tidspress för att slutföra arbetet, kan uttalandet om uppgiften på högsta nivå vara tillräckligt. För andra kan det vara nödvändigt att gå till mycket mer detaljerade nivåer.

nedbrytningsnivån, detaljgraden med vilken varje steg beskrivs och hur information presenteras bör också återspegla prestandaformande faktorer som:

• nivån på skicklighet, kunskap, erfarenhet och förtrogenhet som krävs för att slutföra steget framgångsrikt jämfört med den tillgängliga
• nivån på utbildning och tillsyn tillgänglig
• arbetsförhållandena och hur de bidrar till felfritt beteende
• stress och nivå av brådskande samband med snabbt beslutsfattande under förfarandet
• andra aktiviteter som måste ta hänsyn till plats samtidigt som kan konkurrera om den anställdes uppmärksamhet.

exempel på hierarkiska uppgiftsanalyser visas i Figur 1, Figur 2 och figur 3. Någon som är erfaren kanske kan svara på begäran, ’snälla gör mig två skivor rostat bröd med cumquat marmelad’ utan någon utarbetande, men andra kan kräva mer detaljer, nivån beroende på deras förtrogenhet med rosta bröd, kökets layout och så vidare.

Figur 1: exempel uppgiftsanalys, hög nivå

Figur 2: Exempel uppgiftsanalys, mer detaljerad

Figur 3: Exempel uppgiftsanalys, fin detalj

att göra toast är en trivial, mekanistisk uppgift som inte kräver att stora beslut fattas, men de flesta kan förstå det och det visar analysens form. I praktiken kan denna typ av hierarkisk analys tillämpas på mycket mer komplicerade och kritiska uppgifter som kan kräva bedömning och beslutsfattande. Sådana uppgifter kan innebära interaktioner mellan flera områden i ett företag, kommunikation med kunder och leverantörer, förhandlingar med kommersiella motparter, efterlevnad av styrning eller lagstadgade krav eller administration av känsliga personalfrågor.

procedurer kan skrivas med den detaljnivå som passar de prestandaformningsfaktorer som förväntas vara närvarande. De antagna och erforderliga prestandaformningsfaktorerna bör specificeras som en del av procedurbeskrivningen.

Operational breakdown matrix

ytterligare detaljer bör skapas för att komplettera den hierarkiska uppgiftsanalysen och göra den till en procedur som kan användas i affärsverksamheten. En vanlig form är en operativ nedbrytningsmatris.

en operationell nedbrytningsmatris innehåller normalt, för varje steg, en beskrivning av:

• de åtgärder som ska utföras
• utrustningskraven
• de villkor som gäller i början av steget
• vad som måste uppnås innan steget har slutförts med framgång
• de villkor som gäller i slutet av steget
• de kommunikationskanaler som behövs för att utföra steget (dvs. mellan vilka individer och grupper)
• den information som behövs för att fatta korrekta beslut, inklusive hur tester utförs och kriterierna för beslut.

Tabell 1 innehåller ett utkast layout för en operativ uppdelning matris.

Tabell 1: Operativ fördelningsmatris

procedurell HAZOP

procedurer som är viktiga bör stresstestas som en del av designprocessen. Procedurell HAZOP är det tillvägagångssätt vi rekommenderar för detta. Denna process kan vara tidskrävande, så den bör endast övervägas för säkerhetskritiska eller affärskritiska förfaranden; i många fall kan den användas för bara de mest kritiska stegen i sådana förfaranden.

procedurell HAZOP beskrivs i detalj i en separat teknisk anmärkning.