Si planea organizar un evento, también se enfrenta a una gran pregunta: ¿Cómo lo financiará? Es posible que las empresas establecidas puedan invertir en un presupuesto de marketing generoso, pero es probable que las empresas más pequeñas necesiten algo de ayuda. Una gran opción de financiamiento? Busca patrocinadores.
Encontrar un patrocinador, sin embargo, puede ser como intentar ser contratado para un trabajo. Algunas de sus propuestas serán rechazadas o no recibirán respuesta alguna. Afortunadamente, hay algunas estrategias que puede utilizar para hacer de su evento una oportunidad de patrocinio más atractiva.
¿Quieres aprender todo sobre cómo conseguir patrocinadores para un evento? ¡Sigue leyendo!
¿Su evento necesita un patrocinador?
Para muchos eventos, el patrocinio es la clave de un marketing potente. Además de recaudar fondos, tener uno o más patrocinadores del evento puede abrir oportunidades para:
- Crear conciencia de marca
- Aumentar los números de ventas
- Mejorar la imagen de marca
En general, hay mucho que ganar de este tipo de asociación estratégica. Pero no todos los eventos necesitan un patrocinio para tener éxito. Ni siquiera lo necesitas para lograr los beneficios que acabamos de enumerar (aunque realmente ayuda mucho).
Entonces, ¿cómo sabes si tu evento realmente NECESITA tenerlos? He aquí cómo saberlo:
- Su evento es muy grande y / o de alto perfil, con oradores famosos o invitados. El patrocinio de los medios de comunicación asegura que su evento tendrá una amplia cobertura.
- Los objetivos de tu evento requieren partidas presupuestarias costosas o adicionales que no se hayan contabilizado en los fondos asignados. Si tu objetivo es expandir la imagen de tu marca en la industria tecnológica, tener extras especiales como insignias inteligentes para eventos o una aplicación móvil te ayudará a destacar como líder de la industria.
- Necesita aumentar su base de clientes. Influencers como bloggers de la industria, celebridades locales o altos ejecutivos tienen audiencias cuyos intereses pueden superponerse con tu evento. Traerlos como patrocinadores esencialmente se transfiere a esa base de audiencias y ayuda a solidificar la imagen de su marca a los ojos de este mercado fresco.
- Necesita ayuda para encontrar un componente de planificación importante, como un lugar, transporte o catering. Los hoteles, las compañías de transporte e incluso los restaurantes locales pueden contribuir con sus bienes y servicios a eventos que no pueden permitirse o que no han podido encontrar una alternativa que funcione para ellos.
- Su evento es nuevo o su marca necesita construir su credibilidad en la industria. Tener patrocinios de empresas establecidas en su campo es el mejor tipo de testimonio. Muestra que apoyan lo que estás haciendo, lo que realmente ayuda a influir en las personas para que se registren.
Obviamente, hay muchas razones por las que los eventos grandes y pequeños necesitan patrocinadores. Y, contrariamente a la creencia popular, encontrar uno no tiene que ser realmente difícil o difícil. De hecho, todo lo que se necesita es un poco de investigación y una comprensión de qué patrocinadores son los mejores para su evento único.
Cómo elegir un patrocinador para tu evento
Sí, tendrás muchas opciones, ¡en realidad podrás elegir! Y es posible que incluso lo encuentres porque los patrocinadores del evento se están acercando a ti.
La clave para elegir al mejor patrocinador para su evento es comprender completamente los objetivos de su evento, saber lo que desea de un patrocinio y tener realmente claro cómo su evento proporciona valor a los patrocinadores potenciales.
A qué empresas contactar
Las opciones pueden ser abrumadoras cuando estás empezando. Pero la reputación de los patrocinadores potenciales y su perspectiva sobre los eventos determinarán qué tipo de asociación tendrá con ellos e incluso qué tan exitoso será su evento en general.
- Patrocinadores que entienden el valor de este tipo de marketing.Ya sea que hayan patrocinado un evento antes o no, aún depende de usted convencerlos de que la inversión dará sus frutos sin importar qué.
- Patrocinadores cuya audiencia coincide con la tuya tanto en demografía como en intereses. Es imposible alinearse completamente con una sola marca, pero definitivamente puedes seleccionar áreas clave que vale la pena destacar durante el evento y apegarte a los patrocinadores que las comparten.
- Patrocinadores enfocados en el ROI del evento. A los patrocinadores de vanidad les gusta poner sus nombres en un evento y llamarlo un día. Pero para aprovechar al máximo la asociación, querrá comunicarse con empresas que entiendan que es una calle de doble sentido.
Si aún no sabes a quién contactar, considera estos 5 excelentes métodos para elegir patrocinadores de eventos.
5 formas de encontrar un patrocinador de eventos
Se requiere un poco de creatividad y esfuerzo, pero encontrar opciones para patrocinadores de eventos es un objetivo súper alcanzable.
Utilice herramientas digitales para encontrar y asegurar patrocinadores.
Resulta que este es un problema común tanto para los organizadores de eventos que buscan patrocinadores como para los patrocinadores que buscan eventos. Afortunadamente, ahora hay algunas soluciones confiables en el mercado que pueden ayudar:
- Sé muy específico sobre los objetivos de tu evento.
- SponsorPark: Lo mejor para patrocinadores corporativos y eventos en las categorías de artes, entretenimiento, deportes, festivales y causas especiales.
- Sponeasy – Si necesitas un escritorio de patrocinio bien diseñado, prueba este generador de arrastrar y soltar (incluso tiene plantillas que puedes usar).
- SponsorMyEvent-Forbes y TEDx son solo algunas de las marcas que utilizan este motor de búsqueda.
- Patrocinio abierto: Esta plataforma atiende específicamente a atletas, equipos y eventos relacionados con el deporte.
- SponsorPitch: Busque en su base de datos, use su CRM y exporte datos de patrocinadores con esta herramienta colaborativa.
Sé muy específico sobre los objetivos de tu evento.
Incluso si sus objetivos son estrictamente financiero, no de cualquier patrocinador hará! Por ejemplo, si necesita ayuda para reservar un lugar de hotel durante una temporada muy ajetreada, no buscaría patrocinadores de medios para asegurar un espacio.
Y, si tienes más de un objetivo de evento, puedes utilizar una combinación de patrocinadores para alcanzarlo. Como por ejemplo, digamos que el mismo evento necesitaba ayuda con relaciones públicas para todos los increíbles oradores de la industria que presentaban, tal vez podría obtener ambos tipos de patrocinadores y hacer que el hotel invitara al personal de los medios a algunas suites VIP.
Comuníquese con patrocinadores de eventos relacionados.
Las tasas de retención de patrocinio de eventos están disminuyendo. el 17% de los profesionales de eventos experimentados dicen que hay una disminución notable, por lo que debe tomar nota de los patrocinadores que ya trabajan con eventos en o relacionados con su industria.
Estas marcas ya entienden el valor del patrocinio de eventos y es probable que sigan invirtiendo en este tipo de marketing porque también las beneficia a ellas. Además, ya saben que su audiencia se alineará con la tuya, lo que facilita un poco el lanzamiento.
Reduce tus opciones a marcas que se alinean fuertemente con los valores de tu evento.
Las presentaciones y reuniones de los patrocinadores de eventos consumen mucho tiempo, por lo que es esencial limitar el número de marcas a las que te comunicas. Elige los nombres de tu lista actual que representen los objetivos clave y la imagen de tu próximo evento. Por ejemplo, si su evento es ecológico, investigue un poco para ver si las empresas con las que desea asociarse también usan prácticas sostenibles para sus productos o servicios.
Deja que tu audiencia decida.
Su investigación de mercado objetivo debe revelar todos los intereses, cuentas de redes sociales y marcas que le encantan a su audiencia. ¿Por qué no llegar a las empresas con las que ya están familiarizados?
Para un asistente, ver un nombre reconocible en una lista de patrocinadores puede ser agradable. Pero ver un nombre que conocen y aman puede ser francamente emocionante. Realmente les ayuda a sentir que pertenecen a este ecosistema de marcas y valores interconectados.
Y ahora, una vez que hayas encontrado algunos patrocinadores a los que valga la pena contactar, te mostramos cómo cerrar el trato.
Aprende a conseguir patrocinadores para un evento con estas 8 tácticas
Dale a tu propuesta un factor «wow» al proporcionar todos los detalles.
Cuando buscas trabajo, no envías la misma carta de presentación genérica a todas las empresas. El mismo principio se aplica a las propuestas de patrocinio de eventos.
Su propuesta tiene que destacar. Después de todo, es probable que la compañía revise propuestas como la suya casi a diario. Entonces, ¿por qué la empresa debería patrocinar su evento en lugar de otras oportunidades?
En su propuesta, pinte esa imagen incluyendo estos detalles:
- Cuenta la historia de tu empresa. ¿Su empresa tuvo comienzos humildes? Fue fundada como una empresa familiar para la comunidad local? Haga una conexión emocional para tocar la fibra sensible con la empresa patrocinadora.
- Describa lo que hace. ¿Cuál es su declaración de misión y cómo la cumple su empresa a diario?
- Describe los datos demográficos de tu audiencia. Es mejor si tu mercado objetivo coincide con el del patrocinador potencial, de esa manera, saben que están llegando a la audiencia correcta al contribuir a tu evento.
Sea específico sobre la financiación que necesita. No se anden con rodeos. Desglosar hacia qué se destinará el financiamiento, como el alquiler de locales, la comida, el transporte de oradores invitados, etc.
2. Ofrezca incentivos al patrocinador.
El patrocinio tiene que ser una relación de toma y daca. Los patrocinadores quieren tanto por su dinero, por supuesto. Entonces, ¿qué obtendrán los patrocinadores de la financiación de su evento?
Aquí hay algunas ideas para ayudar a endulzar el trato:
- Para ferias o exposiciones, regalar al patrocinador un stand gratuito.
- Coloque el nombre o el logotipo del patrocinador en los banners y folletos promocionales del evento.
- Menciona la empresa del patrocinador en tus publicaciones de blog, boletines de correo electrónico y publicaciones en redes sociales.
- Regale regalos o descuentos relacionados con el evento a los clientes que compren el producto del patrocinador o se registren en su servicio.
- Incluye el logotipo del patrocinador en todo tu equipo promocional.
- Anima a tus seguidores de redes sociales a «me gusta» o compartir el contenido del patrocinador.
Si estás dispuesto a dar más que recibir, muestra a los patrocinadores que te tomas en serio la idea de que el evento sea un éxito.
Ofrece una solución de «riesgo mínimo».
Patrocinar tu evento es un riesgo, especialmente si tu empresa es relativamente pequeña. Por esta razón, ¿por qué no proponer un acuerdo de «juicio»?
En lugar de solicitar la cantidad total que necesita, pida una porción más pequeña a cambio de algo pequeño a cambio. Por ejemplo, si necesita 1 100,000, pida 1 10,000. A cambio, ofrecerás algunos de los incentivos mencionados anteriormente de forma gratuita.
Este enfoque de» poco riesgo, poca ganancia » le permite al patrocinador probar las aguas con su empresa. De esta manera, no reciben un gran éxito si el evento no va bien.
Esta estrategia funciona especialmente bien si quieres trabajar con este patrocinador para eventos futuros. El patrocinador puede usar la prueba para evaluar si desea trabajar con usted en eventos futuros.
Por supuesto, con este método, necesitarás varios patrocinadores para financiar completamente tu evento. ¡Eso no es malo! Con este método, no pones todos tus huevos en una canasta confiando únicamente en un solo patrocinador.
Formar una asociación con empresas más establecidas.
Si su empresa es joven o pequeña, es posible que no tenga suficiente reconocimiento de marca o credibilidad para atraer patrocinadores de eventos. La solución? Llegue a otras empresas de su industria y asóciese para producir el evento.
Cuando los patrocinadores potenciales ven una marca más establecida vinculada al evento, es posible que tengan más confianza en el evento. Puede ser más capaz de atraer una mayor participación en el evento.
¿Qué tipos de empresas son las mejores para una asociación conjunta? Busca marcas dentro de tu nicho que no sean competidores directos. (De lo contrario, habrá un conflicto de intereses.) Si su empresa vende suplementos dietéticos, por ejemplo, intente asociarse con una marca de equipos de ejercicio.
Estudia lo que están haciendo tus patrocinadores potenciales.
Haga su tarea en cada patrocinador antes de llegar. Busca en las noticias cosas como:
- ¿Ha participado el patrocinador en algún evento reciente?
- ¿ha habido cambios en la empresa o en su liderazgo?
- ¿Los principales eventos actuales afectan al negocio del patrocinador?
- ¿Están lanzando un nuevo producto?
aprovechar estos momentos por señalar en su propuesta y, posiblemente, tejiendo en el evento. Si el patrocinador acaba de lanzar un nuevo producto, puedes ayudarlo a comercializarlo en tu evento. Cuando te comuniques con el patrocinador, vende tu evento como una oportunidad para mostrar su nuevo producto y atraer nuevos clientes.
La mejor manera de mantenerse al día con las noticias de la compañía es seguir el blog y las redes sociales del patrocinador, y buscar en los sitios de noticias su nombre.
Utilice los datos para que los inversores se sientan seguros.
Al final del día, tus patrocinadores tendrán sus propios objetivos financieros para tu evento. Y cuanto más seguros se sientan de lograrlos, mejor. Pero puede ser difícil demostrar exactamente qué tipo de retorno de su inversión pueden esperar. A menos, por supuesto, que uses algunos datos de eventos para respaldarlos.
Este truco solo funciona si has organizado eventos similares en el pasado. Pero la buena noticia es que funciona. Aquí hay algunos puntos de datos clave que vale la pena compartir en su presentación:
- Ingresos brutos de promociones
- Número de registros de eventos en comparación con los registrados
- Cuántos miembros activos de la comunidad tiene actualmente
- Qué industrias están representadas por el 25% superior de su asistencia
- Su tasa de conversión de visita a compra
- Qué país o región ha invitado anteriormente granizo de
- Niveles de participación en redes sociales
- Alcance de la audiencia potencial tanto dentro como fuera de línea
Podríamos seguir adelante, pero entiendes la idea. Realmente cualquier evento valioso KPI servirá! Proporcionar este tipo de pruebas junto con la documentación de su software de gestión de eventos será muy influyente para los patrocinadores potenciales.
Obtenga el momento adecuado.
El patrocinio de eventos puede ser un arte propio. Y el tiempo es un aspecto importante de varias maneras.
- Cuando se trata de agregar patrocinio a la cronología de tu evento a largo plazo, asegúrate de comenzar temprano. Trabajar para llegar a la persona que toma las decisiones requiere paciencia, pero, en última instancia, hablar con la figura más influyente de la empresa potencial vale la pena.
- Mostrar respeto por el tiempo de un patrocinador potencial es importante. Los correos electrónicos breves y las reuniones muestran que los respetas. Además, demostrará (no dirá) que no tendrán que invertir más de lo que acordaron originalmente en primer lugar.
- Y, por último, está el momento de acercarse a ellos. Los expertos dicen que mayo, junio y septiembre son los mejores meses, ya que es probable que las ventas estén al máximo. Diciembre, noviembre, Julio y Agosto (también conocidos como los meses festivos), por otro lado, son las peores épocas del año para lanzar patrocinadores.
Para resumir: cuando lo hagas, cómo lo hagas y cuánto tiempo pases en cada lanzamiento, en última instancia, determinará su probabilidad de éxito.
Encuentra las mejores personas con las que contactar.
Hay varios tomadores de decisiones clave para patrocinar eventos. Y dado que cada empresa tiene su propio título de trabajo y sistema de jerarquía, es bueno tener en cuenta estos principios básicos:
- Evita los títulos obvios. Encontrar el contacto adecuado para vender patrocinios de eventos significa posicionarse lo más estratégicamente posible. El» administrador de patrocinio » de tu patrocinador objetivo probablemente esté inundado de ofertas en este momento, así que ve a la izquierda cuando todos los demás vayan a la derecha buscando opciones menos obvias (que tocaremos a continuación).
- El equipo de la marca es tu mejor amigo. Los gerentes de marca se centran en la imagen pública, que es uno de los mayores beneficios de patrocinar un evento. Ponlos en la parte superior de tu lista cuando te comuniques.
- Para las empresas más pequeñas, siga el dinero. Cualquier persona a cargo del presupuesto a nivel nacional o regional probablemente tendrá el control de los fondos disponibles para patrocinios de eventos.
- Considere a quién ya conoce. No hay razón por la que una empresa con la que ya tienes una relación no pueda ser tu patrocinador del evento. Comience dentro de su red y comuníquese con las personas con las que ya tiene un diálogo.
Básicamente, las mejores personas a las que contactar sobre posibles patrocinios de eventos son las que tienen el mayor ROI posible en el tiempo invertido. Los títulos de trabajo menos obvios y las personas en su red demostrarán ser contactos muy fructíferos y directos para lanzar.
Mantén la confianza en tu propuesta de patrocinio
En última instancia, recuerda que los patrocinadores potenciales son empresas, no organizaciones filantrópicas. Quieren algo a cambio de la financiación de su evento.
La clave es ser un comunicador eficaz y mostrar claramente lo que hace que su evento valga los dólares de marketing del patrocinador. Tenga confianza en su enfoque y es posible que reciba respuesta de los patrocinadores.
¿Desea más información sobre los patrocinadores de un evento?
¿Cómo conseguir patrocinadores para un evento?
Comience temprano y sea de mente abierta. Identifique específicamente tanto sus objetivos para el evento como los incentivos y beneficios para un posible patrocinador. Apóyese en los puntos de datos sobre la audiencia del evento para presentar un argumento convincente a un patrocinador potencial cuyo público objetivo se alinee bien con sus asistentes. Concéntrate en el patrocinador, no en el evento, en tu presentación.
¿Qué empresas patrocinan?
Los 10 principales patrocinadores de eventos locales sin fines de lucro en los Estados Unidos son Wells Fargo, Marriott, Dick’s Sporting Goods, Whole Foods, State Farm, Pepsi, US Bank, Bank of America, Budweiser y Clif Bar.
¿Qué quieren los patrocinadores del evento?
En un nivel alto, los patrocinadores del evento quieren que su marca se asocie con un evento, ya sea porque el evento es por una buena causa que el patrocinador quiere apoyar públicamente, o porque el evento es organizado por una empresa que puede promocionar la marca del patrocinador de alguna manera. El patrocinio de eventos también puede generar clientes potenciales para una empresa, producir material valioso para el marketing de contenidos, desarrollar relaciones comerciales, proporcionar información al público y mejorar la percepción del público.
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