Un producto siempre viene con un manual de usuario para ayudar a los clientes a aprender a usarlo. Ahora, la primera pregunta que surge es ¿cómo crear un manual de usuario en word fácilmente?

Los manuales de usuario significan la diferencia entre una buena experiencia del cliente y una terrible. Un manual de instrucciones no es solo para clientes nuevos. Incluso los clientes experimentados lo utilizan para refrescar su memoria con respecto a ciertas características del producto.

También se refieren a él para resolver un problema específico que podrían estar experimentando con el producto. Vamos a sumergirnos para entender cómo crear guías de usuario.

Crear manual de usuario en Microsoft Word: El proceso de 7 pasos

Microsoft Word proporciona un marco, que los usuarios utilizan para presentar información sobre su producto o servicio. Les da la libertad de personalizar el documento según sus necesidades.

Aquí, compartiremos con usted los siete pasos para crear un manual de usuario en MS Word.

Paso 1: La Fase preliminar

• En Microsoft Word, haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Nuevo
• Haga doble clic en la carpeta Libros en la ventana Plantillas disponibles. Vaya a la carpeta Otros libros y haga doble clic en ella
• Haga doble clic en la plantilla manual profesional

La plantilla manual de usuario de Microsoft Word es donde puede personalizar el manual según su elección. El documento se descargará en una nueva ventana de Word después de completar los pasos anteriores.

Paso 2: Observe las Secciones

Vaya a través de las páginas de la plantilla manual del usuario. Te dará una idea de lo que se incluye, lo que se debe cambiar y lo que se debe agregar. La plantilla Manual de usuario es el punto de partida.

Microsoft Word incluye un título de página genérico, una tabla de contenido, encabezados, bloques de texto y marcadores de posición de imágenes. También viene con consejos para crear un manual de usuario que a sus usuarios les encantará.

Paso 3: Agregue su contenido

• Resalte el encabezado o bloque de texto. Coloque la información de su manual de usuario en él. Incluso puede copiarlo de otro documento y pegarlo en los cuadros de texto de la plantilla.
• Reemplace todo el texto del marcador de posición de Microsoft Word por el suyo propio.
• Rellene el manual del usuario con la información necesaria. Primero puede agregar texto, luego las imágenes y los encabezados. Incluso puedes elegir trabajar linealmente desde la primera página hasta el final. Es tu elección.

Paso 4: Inserte las imágenes de Su elección

• Haga clic con el botón derecho en una imagen o imagen de marcador de posición y haga clic en la tecla Eliminar para eliminarla. Para agregar el suyo, haga clic en la pestaña Insertar y, a continuación, en el botón imagen.
• Navegue por las imágenes y haga doble clic en la que desee insertar en el marcador de posición.

Puede agregar el logotipo de su empresa en la portada o en otro lugar de la documentación según su elección. Es una excelente manera de aplicar su marca al manual de usuario de MS Word.

Paso 5: Formatee según lo necesite

• Haga clic en la pestaña Inicio. Navegue por las opciones de la sección Estilos de la cinta de opciones. A través de esto, podrá decidir cómo se verá cada sección de su manual. Me refiero al texto del párrafo principal y los encabezados.
• A veces los usuarios no desean utilizar los elementos proporcionados por la plantilla. En tales situaciones, haga clic con el botón secundario en uno de los estilos, como el encabezado 1, y elija modificar.
• Vuelva a formatear el encabezado y haga clic en Aceptar.

Se cambiarán los estilos de todos los encabezados de sección. No tendrás que hacer todo manualmente. Es una excelente manera de garantizar que el manual de instrucciones satisfaga los requisitos internos de estilo de su empresa.

Paso 6: Verificar y corregir

Vaya a la primera página de la plantilla del manual de instrucciones, que es la portada de la mayoría de las plantillas de la guía del usuario. Asegúrese de que todo el texto del marcador de posición se reemplace con contenido sobre su servicio o producto.

Paso 7: Agregue la Tabla de Contenido y Guarde el Manual

La tabla de contenido muestra los encabezados genéricos de la plantilla del manual del usuario.

• Haga clic con el botón derecho en la tabla de contenido y vaya al campo actualizar.
• Vaya a la opción actualizar tabla completa y, a continuación, haga clic en Aceptar.
• Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como. Introduzca el nombre de archivo del manual de instrucciones en el campo nombre de archivo. Elija dónde guardar el documento y haga clic en el botón Guardar.
• Cambiará la tabla de contenido para mostrar sus nuevos encabezados y números de página.

Siga estos siete pasos y cree sus manuales de instrucciones con facilidad.A continuación, discutiremos qué incluir en estos manuales fáciles de usar.

¿Por qué es importante la Documentación del Usuario?

La documentación de usuario guía a sus clientes sobre cómo aprovechar al máximo su producto. Incluye instrucciones de instalación y una sección de solución de problemas para ayudar a los usuarios con el producto. Es un lugar todo en uno para todo tipo de recursos para ayudar a los clientes. Por ejemplo, cómo guardar un documento, usar una herramienta específica o información de seguridad esencial.

Aunque la creación de guías de usuario es algo más que un material práctico. Es un segmento de impartir experiencia de usuario. Por lo tanto, también es un material de marketing. Muestra a sus clientes que su negocio se preocupa, no solo al comprar el producto.

Pero también si los clientes tienen una gran experiencia en su uso. Cuando estos clientes sientan que los valoras, seguirán regresando a ti y, por lo tanto, los retendrás.

Cosas para incluir en su Manual de Usuario

Ningún cliente lee manuales de instrucciones por placer o para pasar el tiempo. Los lectores los leen para superar un problema que han encontrado. Miran el índice para encontrar la información esencial.

Por lo tanto, solo se centran en piezas específicas y no leen los manuales de instrucciones de principio a fin. Además, al escribir un documento técnico, tenga en cuenta que ser detallado no significa incluir párrafos largos.

1. El objetivo de su Manual de instrucciones

   «¿Cuál es el propósito de crear el manual de instrucciones?»

   » ¿Qué actividades deben incluirse en el manual de instrucciones?»

   Estas son las preguntas que uno debe responder antes de comenzar a trabajar en la creación de su manual. Para un manual eficiente, es necesario tener un objetivo claro en mente.

2. Piensa En Lo Que Quieres Incluir?

   Para crear plantillas de guía de usuario atractivas, debe tener una idea precisa del tipo de contenido que incluirá en la documentación. Reúna todo el conocimiento, la información y las listas de verificación en un solo lugar. Sea minucioso con cada punto y asegúrese de que su redactor técnico tenga todos los materiales para escribir las instrucciones paso a paso.

   no confíe en su memoria. Incluso saltarse un pequeño paso podría llevar a la confusión entre el público. Asegúrese de que sus usuarios conozcan todos los aspectos del producto o servicio que está tratando de vender.

3. Tenga en cuenta a sus lectores

   Piense como un usuario cuando comience a escribir un manual de instrucciones. ¿Por qué? Porque sabes todo sobre tu producto o servicio, pero ¿lo saben tus usuarios? No.

   Al escribir instrucciones, comience a pensar desde el punto de vista de sus usuarios. Es porque son ellos los que interactúan con tu producto o servicio. Suponga que sus usuarios no tienen ningún conocimiento del tema antes de comenzar a escribir técnicas. De esta manera, un escritor técnico podrá escribir instrucciones para hacer que el manual sea eficiente. Es porque tendrás una mejor comprensión de la demografía de tus usuarios.

4. la Colaboración es Esencial

   no Es fácil escribir estos documentos. Sus usuarios dependen de usted para obtener ayuda, y confían en las instrucciones de trabajo presentes en los manuales de usuario para resolver sus problemas. Entonces, ¿cómo asegurarse de no perderse ni escribir mal las instrucciones esenciales?

   La respuesta es a través de la colaboración. Cree un equipo para colaborar cuando trabaje en la documentación. Puede asignar a diferentes miembros del equipo para que escriban, revisen, organicen la información en un solo lugar y creen recursos visuales para el manual de instrucciones.

5. Organícese

   Una vez que decida qué información incluirá en la documentación, el siguiente paso es organizar toda la información relevante. Delinee el flujo del documento en diferentes secciones.

   Puede dividirlo en categorías según lo que los usuarios puedan buscar en la documentación. Asegúrese de que el documento se encuentre en un flujo continuo e incluya procesos en profundidad de principio a fin. Organizar la información es esencial para evitar confusiones entre los usuarios. Facilita la lectura de las guías de usuario.

6. Escriba Instrucciones claras

   Una vez que tenga todo delineado y organizado con una estructura clara, la escritura técnica se vuelve fácil. El objetivo principal de los manuales de usuario es ayudar a los usuarios a completar tareas y resolver problemas.

   Por lo tanto, vaya al grano rápidamente. Evita perder su tiempo. Utilice listas numeradas para obtener instrucciones y asegúrese de que el contenido sea breve. Estas son algunas de las mejores prácticas a la hora de escribir documentación de usuario.

7. Agregar estructura con Tabla de contenido

   Es necesario agregar una tabla de contenido en su manual. La tabla de contenidos proporciona navegación al usuario y le ayuda a llegar rápidamente a un tema en particular. Un usuario no va a leer su documentación de principio a fin.

   Solo quieren resolver un problema específico o aprender sobre un tema en particular. Por lo tanto, tener una tabla de contenidos les ahorrará tiempo y esfuerzo. Puede usar editores de documentos para crear una tabla de contenido alrededor de encabezados y subtítulos automáticamente.

8. Agregue Ayuda Visual a Su Manual de Instrucciones

   Un manual es inherentemente una tarea ardua de leer. Está lleno de texto y no es atractivo. La investigación ha demostrado que una persona puede tener una idea de una escena visual en menos de 1/10 de segundo. Las imágenes se procesan 60.000 veces más rápido en el cerebro en comparación con el texto.

   Por lo tanto, las imágenes y los videos proporcionan una mejor experiencia de comunicación en comparación con el contenido basado en texto. Intente que su documentación sea interactiva con videos instructivos e instrucciones de audio. También puede incluir capturas de pantalla, grabaciones de pantalla, videos tutoriales. Hará que tu contenido sea atractivo y también ayudará a un usuario de manera efectiva.

9. Solicitar comentarios

   Los manuales desempeñan un papel esencial para ayudar a un usuario a comprender los productos de su empresa. Por lo tanto, concéntrese en mejorar continuamente el manual y procure que sea casi perfecto. Anime a aquellos que están utilizando su documentación a proporcionar comentarios y sugerencias para hacer que el contenido sea más atractivo.

   Un excelente manual de usuario proporciona a los consumidores respuestas rápidas y precisas a sus consultas sobre productos similares. Estas fueron algunas de las mejores prácticas sobre qué incluir en los manuales de instrucciones. Le ayudará a escribir un manual completo que sus usuarios encontrarán muy útil.

5 Plantillas de manuales de usuario Para Usar Con Microsoft Word

Dependiendo del propósito y el público objetivo, los manuales se dividen en varias categorías, como:

• Manuales estándar
• Manuales de usuario
• Manuales de capacitación
• Manuales de políticas
• Manuales de oficina
• Manuales de servicio y otras guías particulares.

Aquí, compartiremos con usted cinco plantillas manuales con sus enlaces para que las use.

1. Plantilla Manual profesional

   Creador: Microsoft

   Formato: Word 2003 o posterior

   Licencia: Plantilla gratuita

2. Plantilla Manual de usuario

   Creador: Plantillas manuales

   Formato: Doc

   Licencia: Plantilla gratuita

3. Plantilla Manual de capacitación

   Creador: Plantillas manuales

   Formato: Doc

   Licencia: Plantilla gratuita

4. Plantilla Manual de software

   Creador: Plantillas manuales

   Formato: Doc

   Licencia: Plantilla gratuita

5. Plantilla Manual del producto

   Creador: Manual de Plantillas

   Formato: Doc

   Licencia: Libre de la Plantilla

Cómo apoya la Documentación del Usuario a su equipo

Un usuario se pondrá en contacto con su equipo de soporte si hay un problema con su producto o experimenta dificultades para usarlo.

Tener una documentación de usuario excepcional ayudará a tu equipo de dos maneras.

1. Les proporciona una Guía de referencia fácil

   La documentación del usuario no es solo para clientes. Sus representantes de soporte pueden usar la documentación para proporcionar un mejor soporte a los clientes cuando necesiten ayuda. Con la incorporación de los elementos necesarios, como el resumen del producto, el índice o la tabla de contenidos, sus representantes de servicio pueden encontrar la información que necesitan para responder a los clientes rápidamente.

2. Reduce las llamadas

   Las personas se ponen en contacto con representantes de soporte cuando no pueden resolver el problema por su cuenta. Si los clientes pueden resolver los problemas por sí mismos, no pedirán orientación. Según la investigación, más del 70 por ciento de los clientes prefieren usar el sitio web de la compañía para obtener ayuda en lugar de usar un teléfono o correo electrónico.

   Tener documentación de usuario que sea completa, fácil de entender, clara y concisa ayudará en gran medida a reducir el volumen general de llamadas, correos electrónicos, chats, etc. Reducirá la carga de su servicio al cliente.

3. Mejora la productividad

   Un punto de referencia confiable puede eliminar una inmensa cantidad de estrés de sus equipos de atención al cliente. Las dudas y preguntas que pueden tardar 15 minutos en resolverse se pueden responder adecuadamente dirigiendo a los clientes en la dirección correcta dentro de sus manuales de usuario.

Conclusión

De este blog, se puede evaluar cómo crear un manual de usuario en word de la manera que sea más útil para sus usuarios. ¡Es un signo de documentación excepcional!

Concéntrate en darles un manual que les siga encantando. Debería proporcionar el tipo de experiencia de cliente que querría tener si estuviera en su lugar.

Por lo tanto, si ha decidido producir un manual de usuario en línea para que sus clientes obtengan respuestas a sus preguntas u orientación sobre productos y servicios, CloudTutorial es la mejor opción para optar.