Creación de nuevas bases de datos
Una nueva base de datos es un contenedor que contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos que cree. En Access 2010, puede crear una nueva base de datos haciendo clic en la pestaña «Archivo» en la Cinta de opciones. A continuación, haga clic en el comando «nuevo». A continuación, seleccione la opción» Base de datos en blanco «en la sección» Plantillas disponibles». En Access 2007, puede crear una nueva base de datos en blanco simplemente haciendo clic en el botón » Base de datos en blanco «En la sección» Nueva base de datos en blanco «de la pantalla de bienvenida» Introducción a Microsoft Access». En el panel» Base de datos en blanco «que aparece en el lado derecho de la pantalla, puede introducir un nombre para la base de datos en el cuadro de texto» Nombre de archivo:». Si desea cambiar la carpeta predeterminada donde se almacenará el archivo de base de datos, puede hacer clic en el botón de carpeta pequeña en el extremo derecho del cuadro de texto «Nombre de archivo:» para iniciar el cuadro de diálogo «Archivo Nueva base de datos». Utilice este cuadro de diálogo para dar un nombre al nuevo archivo de base de datos y también seleccione dónde desea guardar el archivo. Cuando esté listo, haga clic en el botón» ACEPTAR » para cerrar el cuadro de diálogo. A continuación, haga clic en el botón» Crear » para crear el nuevo archivo de base de datos. Una vez hecho esto, la nueva base de datos en blanco aparecerá en la interfaz de acceso principal.
Descripción general del flujo de una base de datos
Una base de datos debe ser simple, lógica y directa en su diseño. En general, se usan formularios para ingresar información en tablas. Los datos se almacenan en estas tablas, que se relacionan entre sí según sea necesario. Puede usar consultas para extraer información específica de las tablas de la base de datos. Las consultas a menudo forman la base de los informes, que luego le permitirán ver la información que solicitó. Una vez que este sistema está en su lugar, puede automatizarlo mediante el uso de macros y módulos para simplificar y agilizar los procesos involucrados en la introducción, el almacenamiento y la recuperación de datos. Esta es la razón principal por la que utiliza bases de datos: para ingresar, almacenar y recuperar datos.
El ‘Plano’ Método de Almacenamiento de Datos
Access es una aplicación de base de datos relacional. Entonces, ¿qué significa el término relacional y cómo es esto importante? El término relacional describe el método utilizado para almacenar datos dentro de las tablas de la base de datos. Sin embargo, puede ser más fácil entender el modelo relacional de almacenamiento de datos al contrastarlo con otro método de almacenamiento con el que puede estar más familiarizado: el método de «archivo plano».
La información se almacena con frecuencia en archivos planos grandes.»Por ejemplo, supongamos que desea crear un archivo de base de datos que almacene la información de los clientes de su empresa. Comenzaría por enumerar los diferentes atributos del cliente que desea registrar. Es posible que desee registrar la información del cliente, como el «nombre», el» apellido», el» nombre de la empresa » y otras piezas de información relevantes. Tal vez podría crear una tabla en una aplicación como Microsoft Excel donde pueda crear columnas para cada pieza de información que desee grabar. A continuación, puede enumerar la información de cada cliente en las filas debajo de las columnas, creando una tabla básica. Supongamos que se parece al siguiente ejemplo.
Para muchos tipos de bases de datos, la estructura mostrada en la página anterior funcionaría bien. Esta es una lista o tabla de «archivos planos». Lo que está haciendo al usar este tipo de base de datos es registrar una sola pieza de información, como el «Nombre», «Apellido» o «Dirección», sobre una sola entidad, en este ejemplo, un cliente. La razón por la que este tipo de estructura de datos funciona bien en el ejemplo dado es porque para cada entidad (el cliente), solo está registrando información que tiene una relación «1 a 1» con la entidad.
Entonces, cuál es el significado de esta relación «1 a 1″entre la entidad (el cliente) y los datos que está registrando («Nombre»,» apellido», etc.)? Lo que esto significa es que para cada entidad, o sujeto, (en este caso, el cliente), solo está registrando información sobre esa entidad para la que solo habría una «respuesta».»Por ejemplo, cada cliente solo tendría un» nombre «y un «apellido».»Trabajarían para una sola empresa».»Por lo tanto, el término «1 a 1» se refiere a la relación entre el sujeto de la tabla (clientes) y los datos que se recopilan sobre las entidades. Debido a que para cada (un) cliente, solo hay un dato posible para registrar en la columna, usted dice que la relación entre los datos y la entidad es «1 a 1.»Si este es el tipo de base de datos que está tratando de crear, las tablas simples de Microsoft Excel funcionarán bien.
El problema comienza a ocurrir cuando intenta usar un enfoque de » archivo plano «para modelar una entidad o sujeto más complejo, como «ventas».»Por ejemplo, supongamos que desea ampliar la base de datos de clientes desde la última base de datos de ‘archivo plano’ para incluir datos de ventas. Digamos que ahora, además de la información que ya se está recopilando, también desea registrar cada pedido realizado por un cliente.
En primer lugar, debe comenzar por enumerar los datos de cada venta que desea registrar. Manteniendo el ejemplo simple, suponga que decide registrar la «fecha de venta», los» artículos «comprados, la» cantidad» de artículos comprados «y la» cantidad » pagada por cada artículo. Puede decidir agregar las siguientes columnas a la estructura de datos de’ archivo plano’.
Esto puede parecer que funciona, a primera vista. Sin embargo, inmediatamente comenzará a encontrar problemas cuando comience a ingresar registros en el archivo. Para empezar, cada vez que un cliente realiza una compra, debe volver a ingresar todo el «nombre», «Apellido», etc. información de nuevo. Esto por sí solo es bastante irritante.
Una solución que a menudo se propone en este punto es ingresar otra fila (con toda la información redundante) una vez por cada artículo comprado. Sin embargo, pronto descubrirá que este archivo crecerá rápidamente en la tabla, y también tendrá que ingresar una gran cantidad de datos redundantes de clientes para cada artículo comprado. Esta no es una solución elegante e inevitablemente perderá el tiempo y el esfuerzo de la persona que realiza la entrada de datos.
Otra solución que a menudo se propone en este punto es crear columnas adicionales (como » Item1,» «Item2,» «Item3,» «Quantity1,»» Quantity2, «Quantity3,» etc.) en lugar de tener que introducir filas adicionales de información. Si bien esto puede parecer una buena solución alternativa, ¿qué harás cuando alguien compre 100 artículos? ¿Realmente crearás un conjunto de 3 columnas («Artículo», «Cantidad», «Cantidad») para cada artículo comprado, produciendo una tabla de más de 300 columnas? ¿Simplemente los dejarías en blanco si la persona pide solo 1 artículo, desperdiciando valioso espacio de almacenamiento? En esta solución, simplemente está sustituyendo el crecimiento columnar (horizontal) por el crecimiento vertical (descendente). Esta tampoco es una solución elegante.
Entonces, ¿por qué hay un problema ahora, cuando no había uno antes? La respuesta es que ahora ya no está tratando de modelar una relación de datos «1 a 1» en el archivo. Registrar la información de ventas es simplemente más complejo que registrar la información del cliente. Lo que está tratando de registrar ahora es lo que se conoce como una relación de «1 a muchos». Básicamente, para cada entidad (el cliente), ahora está tratando de registrar datos en las columnas que podrían ocurrir más de una vez por cliente (los «Artículos» pedidos, por ejemplo). Usted estaría en un estado lamentable si cada cliente solo pudiera comprar un solo artículo. Debe tener en cuenta el hecho de que en una venta, cada cliente puede pedir muchos artículos. La relación entre los clientes y los artículos comprados es una relación de «1 a muchos». Cuando descubre que está tratando de modelar una relación de «1 a muchos», es entonces cuando debe abandonar el método de almacenamiento de datos de «archivo plano», donde intenta colocar toda la información que desea registrar en una sola tabla, y en su lugar debe recurrir al modelo relacional de almacenamiento de datos para la solución.