Este artículo te ayudará a comunicarte mejor y a escribir correos electrónicos formales en inglés.

Los correos electrónicos se encuentran entre los medios de comunicación más utilizados en el mundo. Son rápidos, inmediatos y le permiten interactuar con todo tipo de negocios dentro y fuera de las fronteras nacionales. En el trabajo, sobre todo, escribir correos electrónicos formales en inglés de la manera correcta requiere ciertas habilidades, y al ser una situación profesional, es esencial no cometer errores para causar una buena impresión de sí mismo y de su empresa.

En este artículo encontrarás:

• Las reglas para escribir correos electrónicos formales en inglés
• El formato correcto para usar
• Ejemplos de correos electrónicos formales en inglés

Las reglas para escribir correos electrónicos formales en Inglés

Para escribir un correo electrónico en inglés de la manera correcta, ¡no improvises! Lea los siguientes consejos para evitar cometer errores graves que podrían comprometer el éxito del correo electrónico desde el momento en que se recibe.

Asunto

El asunto es la primera información que ven los destinatarios de un correo electrónico, y si está escrito de forma incorrecta o poco clara, podría empujar al lector a eliminarlo sin siquiera abrirlo. Por lo tanto, es importante dar un mensaje claro y preciso, desde el principio, indicando el contenido o el motivo de la escritura en dos o tres palabras que capte la atención del destinatario.

Estilo

A diferencia de muchos otros idiomas que requieren oraciones largas y complejas en un contexto escrito formal, el inglés es muy conciso y favorece oraciones cortas y una estructura simple. Asegúrese de dividir el texto en dos o tres párrafos, lo que permite al lector ver rápidamente los puntos clave.

Fórmulas de cortesía

Cuando escribes un correo electrónico en inglés, no solo estás usando otro idioma, sino que también estás entrando en otra cultura con hábitos diferentes. Los anglosajones en general prestan mucha atención a las formas de cortesía y gratitud, por lo tanto, nunca olviden agregarlas.

Compruebe el correo electrónico

Nunca envíe un correo electrónico en inglés sin haber vuelto a leer lo que escribió. Los errores gramaticales o de escritura son muy comunes incluso en su propio idioma, por lo que en inglés puede cometer errores mucho más fácilmente. Verificar dos veces lo que ha escrito es un paso simple que puede evitar que parezca poco profesional y, sobre todo, descuidado.

Firma

Asegúrese de haber configurado sus correos electrónicos para que terminen con toda la información importante sobre usted, incluida:

• nombre y apellidos
• cargo
• detalles relativos de su empresa (nombre, dirección..)
• enlace al sitio web de la empresa

El formato de un correo electrónico formal en inglés

• Introducción
• Cuerpo del texto
• Conclusión

Introducción

Dependiendo del tipo de relación que tenga con la persona a la que hay diferentes maneras de comenzar un correo electrónico, pero cualquier correo electrónico siempre debe comenzar con un saludo. En nuestro caso específico siendo formal, las opciones más adecuadas son:

• Estimado Señor / Señora / Señora (apellido del destinatario, p. ej. Sr. Black)
• Estimado Señor/Señora (si no conoce el nombre del destinatario) o, de manera más general, a quién puede interesar’

Después del saludo inicial, necesita una oración introductoria que indique claramente el motivo de la escritura y que sea consistente con el asunto del correo electrónico. Preséntate brevemente (los textos largos a menudo desalientan a las personas a leerlos), luego sigue con:

• Escribo en relación con… (asunto del correo electrónico)
• Escribo en relación con… (asunto del correo electrónico)
• Escribo en referencia a…

Si estás escribiendo un correo electrónico para enviar información, puedes comenzar con una de las siguientes oraciones:

• Le escribo para hacerle saber
• Estoy encantado de decirle
• Lamento informarle que that (si está comunicando malas noticias)

Si, en cambio, estás respondiendo a un correo electrónico que recibiste, puedes decir:

• Escribo en respuesta a
• Escribo en respuesta a…
• Escribo para agradecerle por… (si necesita agradecer al destinatario)

Cuerpo del texto

No hay fórmulas convencionales para escribir el cuerpo del texto porque esto varía de acuerdo con la función de lo que necesita comunicar. Es útil preparar un borrador inicial y luego proceder con cualquier corrección.

Las reglas generales son que el texto debe dividirse en párrafos cortos que eviten abreviaturas y acrónimos, los cuales puede usar, por el contrario, cuando escribe un correo electrónico informal a familiares y amigos.

Según el tipo de mensaje que estés enviando, hay varias formas de escribir una invitación final antes de finalizar el correo electrónico, como por ejemplo:

• Espero tener noticias suyas pronto
• Gracias de antemano
• Para más información, no dude en ponerse en contacto conmigo
• Por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta
• Gracias por su atención

Conclusión

La forma más común de terminar un correo electrónico son:

• Saludos cordiales
• Saludos cordiales
• Atentamente (si comenzó el correo electrónico con ‘Estimado Señor/Señora’ porque no conoce el nombre del destinatario)
• Atentamente (si comenzó el correo electrónico con ‘Estimado Señor/Señora + apellido)
• Saludos

Ejemplos de correos electrónicos en inglés

Veamos cómo funciona todo esto en la práctica.

Ejemplo 1: Retraso con la entrega de un pedido

Tema: Plazo de entrega

Estimado Sr. Pascal,

Lamentamos informarle de que no podremos respetar el plazo acordado previamente para la entrega de su pedido. Nuestro proveedor nos ha advertido hoy que están experimentando problemas de suministro, lo que provocará un retraso en nuestra cadena de producción. Contamos con su comprensión y gracias por su paciencia.

Por favor, acepte nuestras disculpas.

Saludos cordiales,

…

Ejemplo 2: Responder a un anuncio de trabajo

Asunto: Posición de Editor de Contenido Web

Estimado Señor / Señora,

Con referencia a su anuncio de trabajo en xxx, me gustaría enviar mi solicitud para el puesto de Editor de Contenido Web en su empresa.

Me licencié en Ciencias de la Comunicación en la Universidad de xxx y trabajé durante varios años en una Agencia Digital como Especialista en Contenidos. Creo que mis habilidades y experiencia están en línea con los requisitos para el puesto de trabajo. Estaré encantado de presentarme en una entrevista, que le permitirá evaluar mejor mi posible reclutamiento.

Se adjunta una copia de mi currículum. Espero tener noticias tuyas.

atentamente,

…

Ejemplo 3: el Envío de un catálogo de productos

Asunto: Nuevo catálogo de productos

Querida Señora Chapman,

Siguiente a su solicitud, recientemente hemos enviado nuestro nuevo catálogo. Estamos convencidos de que le permitirá ver la calidad de nuestros productos. Nuestro agente local se pondrá en contacto con usted pronto para organizar una reunión en el día y la hora que más le convenga para discutir en detalle cómo nuestros productos pueden beneficiar a las necesidades de su empresa.