Existen varios escenarios en los que se pedirá a las empresas o iniciarán una solicitud para verificar el historial laboral de una persona y otros detalles asociados con su empleo actual o pasado. Este proceso, como era de esperar, se conoce como «Verificación de Empleo».»
El proceso de contratación es un momento particularmente común para que una empresa realice la verificación de empleo, y generalmente requiere verificaciones de referencias profesionales. Las empresas también reciben con frecuencia solicitudes de verificación de empleo de terceros, como prestamistas que originan nuevos préstamos o propietarios de propiedades que confirman que un arrendatario podrá realizar pagos adecuados en un nuevo arrendamiento.
Hay varios métodos para probar el empleo, que van desde obtener una carta de «Prueba de Empleo» (PoE) hasta proporcionar recibos de sueldo, referencias o contratos y acuerdos ejecutados. Aquí, veremos las principales razones para las solicitudes de verificación de empleo y varias formas para que las empresas cumplan con dichas solicitudes.
¿Qué situaciones requieren verificación de empleo?
Con el auge de los sitios de redes profesionales como LinkedIn, puede parecer que la presencia en línea o el currículum vitae/CV de una persona será suficiente para demostrar su empleo. Sin embargo, muchos aspirantes a verificadores querrán una certificación más formal, especialmente cuando esté relacionada con una transacción financiera.
Los prestamistas que originan un préstamo
Los prestamistas que evalúan a un solicitante de un nuevo préstamo tienen una prerrogativa para verificar el empleo de una persona: Asegurarse de que un nuevo cliente pueda hacer sus pagos a tiempo. Además de validar el empleo, los empleadores también pueden verificar la información salarial de un empleado, pero deben tener cuidado de cumplir con las leyes locales. Algunos lugares, como el Estado de California y la ciudad de Nueva York, prohíben a los empleadores divulgar información salarial durante el proceso de contratación, pero eso rara vez afecta las solicitudes que se aplican a la originación de préstamos.
Propietarios que emiten un contrato de arrendamiento
Al igual que los proveedores de préstamos, los propietarios generalmente verificarán el empleo de una persona para asegurarse de que puedan manejar un nuevo contrato de arrendamiento. El historial de ganancias también es relevante para ayudar a proporcionar una idea de los ingresos futuros de un arrendatario.
Empleadores que extienden ofertas a nuevos empleados
Aunque los empleadores a menudo confirmarán el historial laboral de un solicitante verificando las referencias profesionales, ocasionalmente requerirán una certificación más formal, generalmente en forma de Verificación de Empleo o carta PoE. A continuación, analizamos estas letras con más detalle.
Los titulares de visas de trabajo que validan su empleo
Las visas de trabajo generalmente requieren que el solicitante tenga un empleo remunerado antes de obtener el permiso para permanecer en un país determinado. Del mismo modo, las renovaciones de solicitudes generalmente dependen del empleo continuo del titular de la visa, por lo que el titular de la visa debe informar a la oficina que emite el permiso de trabajo si ha perdido o cambiado de otro modo sus puestos.
Métodos de verificación de empleo
Para empezar, las empresas deben notificar a un empleado actual o anterior que han recibido una solicitud de sus datos de empleo para asegurarse de que la solicitud es legítima antes de entregar cualquier información.
A continuación, antes de recopilar la información necesaria para responder a una solicitud de verificación de empleo, determine la mejor manera de presentarla. ¿Ha especificado la persona que realiza la solicitud un formato? ¿Han proporcionado un formulario para llenar, o lo hará una referencia informal?
En caso de duda, las empresas deben emitir una carta PoE, ya que es el método más común utilizado para la verificación de empleo. Una carta PoE contiene toda la información relevante sobre el historial de un empleado en una empresa. Una combinación de otros métodos a menudo también será suficiente.
Carta de prueba de empleo
Una carta PoE emitida por un empleador proporciona confirmación formal de la relación de un empleado actual o anterior con la empresa.
La mayoría de las letras PoE incluyen:
- Nombre y dirección de la empresa del empleador( o use membrete estándar de la empresa): Verifica el nombre y la ubicación de la empresa que verifica el empleo.
- El cargo de empleado actual o anterior: Confirma el papel de un empleado en una empresa.
- Las fechas de empleo del empleado actual o anterior: Verifica la duración de la permanencia del empleado en la empresa.
- Una lista de las responsabilidades del empleado: Arroja luz sobre el dominio de un empleado de la posición y las tareas relacionadas.
- Información de contacto de un empleador: Ayuda con el contacto futuro con respecto a la solicitud de verificación.
Ya sea que sea un empleador que busca crear una carta PoE o un empleado que busca simplificar el proceso de verificación para una empresa, puede usar esta plantilla gratuita (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) que hemos creado para asegurarse de que está cubriendo todas sus bases.
Otros métodos para probar el empleo
Si es difícil ponerse en contacto con un empleador, ya sea debido a un apoyo de recursos humanos inadecuado o a una relación tenue entre la empresa y el empleado, existen otros métodos para completar la verificación de empleo.
- *Recibos de sueldo * proporcionan un registro de los ingresos pasados de un empleado de un empleador. La información es relevante cuando los ingresos de un empleado son el enfoque clave de una solicitud de verificación, como una solicitud de tarjeta de crédito, pero a veces proporcionar esa información es ilegal. Los empleadores deben consultar a un abogado o a las leyes locales para asegurarse de que no divulguen información protegida.
- * Referencias * describir el papel de un empleado dentro de una empresa y su rendimiento general. El gerente o los colegas anteriores de un empleado pueden responder por él o ella, y la mayoría de las empresas reciben verificaciones de referencia de vez en cuando.
- * Contratos & Acuerdos * prueban la relación de un empleado con una empresa, aunque solo en el sentido de que el empleado aceptó una oferta de trabajo. Un problema con este método de verificación es la falta de pruebas de que el empleado realmente se quedó para desempeñar el papel para el que fue contratado.
- * Servicios de terceros * elimine el estrés de las solicitudes de verificación de empleo automatizando gran parte del proceso. Por lo general, esto solo es relevante cuando un empleador es un usuario activo de dicho servicio.
¿Qué información es legal que los empleadores compartan en todos los estados?
Las solicitudes de verificación de empleo pueden solicitar detalles que los empleadores no están obligados a enviar. De hecho, los empleadores pueden enfrentar sanciones legales por revelar información protegida. Salud y Salario & La información sobre ganancias es la información más sensible en poder de los empleadores, y deben ser especialmente cuidadosos cuando se les pide que compartan detalles relacionados con estas categorías.
Datos de salud
Compartir información sobre la salud de un empleado generalmente es una mala práctica. Los motivos de un verificador pueden ser impuros, desde una aseguradora que busca obtener información sobre las condiciones preexistentes de un cliente potencial hasta los funcionarios de contratación de una compañía que buscan construir la fuerza de trabajo más atractiva posible.
La información sobre las discapacidades de un empleado es especialmente sensible. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 proporciona protecciones explícitas para la información de discapacidad de las personas, evitando que esa información se comparta con terceros por cualquier motivo.
Los empleadores que contratan pueden confirmar que un empleado potencial podrá completar adecuadamente las responsabilidades para el puesto en consideración. Los empleadores también pueden verificar si un empleado necesitará «adaptaciones razonables» para un rol determinado que le permitan completar todas sus tareas requeridas
Salario & Historial de ganancias
Ciertas situaciones, como la originación de préstamos, requieren que una persona obtenga una prueba de sus ganancias. Sin embargo, varios lugares, incluidos el Estado de California y la ciudad de Nueva York, han aprobado leyes que prohíben a las empresas solicitar información salarial previa durante el proceso de contratación. Esto está diseñado para proteger a un empleado de tener un salario para un nuevo puesto injustamente en comparación con sus ganancias anteriores, que pueden haber estado por debajo del tipo de mercado o de otro modo injusto.
Hacerlo bien
Muchas empresas tendrán que responder a una serie de solicitudes de verificación de empleo, por lo que el desarrollo cuidadoso de un proceso para hacerlo ayudará a la empresa a ahorrar dinero y acelerar el tiempo de respuesta. La obtención de la información necesaria para cumplir con una solicitud puede impedir que los empleados de Recursos Humanos y otros completen otras tareas esenciales, ya que puede requerir un contacto continuo con diferentes departamentos. Y muchas decisiones importantes, como la capacidad de un empleado para comprar una casa nueva, dependen de la verificación oportuna del empleo. La elección de una carta PoE generalmente será suficiente para completar una solicitud de verificación determinada, pero los empleadores también pueden automatizar el proceso a través de verificadores Truework y otros de terceros.