La mayoría de las empresas modernas dependen de los correos electrónicos para comunicarse. Perder el acceso a correos electrónicos, o peor aún, cuentas de correo electrónico completas, podría ser devastador. Hacer copias de seguridad de sus correos electrónicos de Outlook es una de las mejores formas de obtener cierta tranquilidad sabiendo que los correos electrónicos se almacenan en varias ubicaciones en su dispositivo y no se pueden perder fácilmente.
En este artículo, explicaremos cómo hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook de varias maneras diferentes.
Cómo hacer copias de seguridad y Exportar todos los correos electrónicos de Outlook
Una de las formas más rápidas de hacer copias de seguridad de todos sus correos electrónicos de Outlook es usar su integrado .formato de archivo pst. Microsoft Outlook y Microsoft Exchange utilizan exclusivamente archivos PST para almacenar correos electrónicos, información de contacto y direcciones, y eventos de calendario. Un archivo PST estático se puede usar como copia de seguridad para sus correos electrónicos e información de contacto actuales de Outlook, y Outlook podrá acceder a él incluso sin conexión.
Te mostramos cómo hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos en a .archivo pst:
- Abra su Outlook, luego presione «Archivo».»
- En el menú, seleccione «Abrir & Exportar.»
- Haga clic en el botón «Importar / Exportar».
- El sistema volverá a la pantalla principal de Outlook y aparecerá el Asistente de importación/exportación para guiarlo a través del proceso de exportación.
- En el Asistente, seleccione la opción » Exportar a un archivo «de la lista y, a continuación, haga clic en «Siguiente».»
- Elija » Archivo de datos de Outlook (.pst) » cuando se le solicite seleccionar un tipo de archivo, haga clic en «Siguiente».»
- A continuación, se le pedirá que seleccione las carpetas que desea exportar. Puede seleccionar su cuenta de correo electrónico para exportar todas las carpetas asociadas a ella, incluidos los datos de contactos y calendario. Haga clic en» Siguiente » cuando esté satisfecho con su selección.
- Seleccione la ruta de dirección en la que se guarda el archivo de copia de seguridad. Recuerda el camino para que puedas acceder a él más tarde.
- Es una buena idea cambiar el nombre del archivo (la última parte de la ruta). De forma predeterminada, es «copia de seguridad».pst.»
- Si va a guardar el archivo de copia de seguridad en la ruta predeterminada, seleccione si desea elementos duplicados.
- (Opcional) Puede volver a cualquiera de los diálogos anteriores, tal vez para cambiar la selección de carpetas, utilizando el botón «Atrás».
- Pulse «Finalizar» para iniciar el proceso de exportación.
- Outlook le pedirá que cree una contraseña. Esto puede ser importante por razones de seguridad, pero no es necesario introducir una contraseña.
- Puede encontrar el archivo extraído en la ubicación especificada para la ruta de acceso del archivo. Ahora puede mover o copiar el archivo en otro lugar.
Cómo acceder a los correos electrónicos exportados de Outlook
Una vez que haya exportado los archivos, es posible que se pregunte cómo acceder a ellos más tarde. Outlook hace que sea fácil abrir copias de seguridad y restaurar sus correos electrónicos al punto de tiempo guardado. Esto es lo que necesitas hacer:
- Encuentra el archivo de copia de seguridad. Anote su ubicación y la ruta del archivo.
- Abre Outlook.
- Presione en «Archivo», luego haga clic en » Abrir & Exportar.»
- En el menú de la derecha, seleccione «Abrir archivo de datos de Outlook».»
- Esto abre el Explorador de Archivos. Vaya al archivo de copia de seguridad. Haga clic en él y, a continuación, seleccione «Abrir».»
- El sistema le devolverá a la pantalla principal de Outlook.
- En el menú de navegación de la izquierda, desplácese hacia abajo hasta que vea «Datos de Outlook».»Esta categoría contiene los elementos recuperados del archivo de copia de seguridad.
- La categoría conserva el formato original y los sistemas de carpetas.
- Puede arrastrar y soltar correos electrónicos para moverlos a otros archivos.
Ahora tiene acceso a sus correos electrónicos respaldados.
Cómo Guardar rápidamente un solo correo electrónico de Outlook
A veces, no desea la molestia de guardar todos los correos electrónicos y volver a abrir Outlook cuando solo necesita uno o algunos correos electrónicos específicos. Afortunadamente, hay algunas soluciones rápidas para guardar un solo correo electrónico de Outlook.
Método 1-Guardar directamente en una carpeta
- Abrir Outlook.
- Abra el Explorador de archivos y vaya a donde desea guardar el correo electrónico. Es posible que deba poner Outlook y el Explorador de archivos en modo ventana y moverlos para facilitar el acceso.
- Arrastre el correo electrónico que desea guardar desde Outlook a la carpeta.
- Outlook almacenará automáticamente el correo electrónico en un formato de «Elemento de Outlook».
- Haga doble clic en el correo electrónico guardado para abrirlo en Outlook.
Método 2: Guardar como TXT o HTML
- Abra el correo electrónico que desea guardar en Outlook.
- Seleccione «Archivo» y, a continuación, seleccione «Guardar Como.»
- Aparecerá el Explorador de archivos. Seleccione la ruta en la que desea almacenar el correo electrónico. En la parte inferior del Explorador de archivos, haga clic en la flecha junto a «Guardar como tipo».»Seleccione» Solo texto » para guardar en a .formato txt o «HTML» para guardar el correo electrónico como un .archivo html.
- Una vez guardado, se puede acceder al correo electrónico con el editor de texto (como el bloc de notas) si está dentro .txt, o tu navegador si está guardado como .HTML.
Guardar el correo electrónico de esta manera no conserva ningún archivo adjunto, así que asegúrese de descargarlo, cambiarle el nombre según sea necesario y guardarlo junto al correo electrónico para acceder más tarde.
Método 3-Usar captura de pantalla para Guardar una imagen
También puede usar el software de captura de pantalla para guardar el contenido del correo electrónico como imagen. Este método puede ser útil para hacer referencia al contenido del correo electrónico en otras formas de comunicación, ya que las imágenes se fijan fácilmente a correos electrónicos y otros mensajes.
Si usas Windows, las versiones más recientes vienen con un software de captura de pantalla preinstalado, llamado Herramienta de recorte (en dispositivos antiguos) y Snip & Sketch. Alternativamente, puede usar el botón Imprimir pantalla en su teclado y, a continuación, pegar la imagen en Paint.
Para dispositivos Mac, el proceso es similar. Use el atajo Ctrl + Comando + 4 para abrir la función de captura de pantalla integrada y, a continuación, arrastre el punto de mira de selección para cubrir un área sobre el correo electrónico y guardarla.
Para Linux, puede encontrar una variedad de software de captura de pantalla disponible para descargar, que se puede usar para guardar el correo electrónico como una imagen. Alternativamente, los modelos basados en GNOME tienen una utilidad de captura de pantalla integrada en el menú de Accesorios de Aplicaciones >. Algunas versiones del sistema operativo Linux responderán al botón Imprimir pantalla de su teclado, al igual que en los sistemas Windows.
¿Cómo Exporto Todas las direcciones de correo electrónico en Outlook?
Si desea exportar su lista de contactos (que contiene las direcciones de correo electrónico de sus contactos, así como otra información), puede usar pasos similares a cómo exportaría los correos electrónicos. Sin embargo, la información de contacto se puede almacenar en un formato de archivo diferente que es más fácil de usar y se puede abrir en Excel para una manipulación y edición rápidas. Esto es lo que necesitas hacer:
- Abre Outlook.
- Elija Archivo > Abrir & Exportar > Importar / Exportar.
- En el Asistente de Importación/exportación, seleccione «Guardar como archivo».»
- Elija » Valores separados por comas (.csv) » cuando se le solicite seleccionar un tipo de archivo.
- En el menú de selección de carpetas, selecciona la carpeta» Contactos » debajo de tu cuenta.
- Confirme la ruta del archivo o cámbiela según sea necesario. Nombre el archivo como desee.
- Pulse «Finalizar» para iniciar el proceso de exportación.
- El diálogo de importación/exportación se cerrará cuando se complete el proceso.
El exportado .el archivo csv se puede abrir en Excel. Mostrará una gran mesa con información de contacto. Probablemente tendrá muchas celdas vacías, y esto es completamente normal. Puede usar Excel para editar los datos, aunque agregar contenido adicional podría hacerlo ilegible para Outlook en caso de que necesite importar el archivo más adelante.
Puede usar este archivo en otro dispositivo o servicio de correo electrónico para importar información de contacto.
¿Cómo Puedo Guardar varios correos electrónicos de Outlook en Mi Computadora?
Si desea guardar más de un correo electrónico a la vez, pero no necesita toda su biblioteca de correo electrónico, hay una forma de seleccionar algunos correos electrónicos para guardar a la vez. Esto es lo que necesitas hacer:
- Abre Outlook.
- Seleccione los correos electrónicos que desea guardar. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en correos para seleccionarlos uno a la vez, o mantenga presionada la tecla Mayús para seleccionar un lote de correos electrónicos entre el primer y el segundo clic.
- Vaya a Archivo > Guardar Como.
- En el cuadro de diálogo, vaya a la carpeta en la que desea guardar los correos electrónicos, nombre el archivo como desee y elija «Solo texto» como formato para guardar.
- Outlook guardará todos los correos electrónicos seleccionados en un solo .archivo txt. Puedes usar tu editor de texto para acceder a ellos.
Si quieres guardarlos por separado .archivos txt, deberá guardar cada correo electrónico por separado. Complementos adicionales de Outlook disponibles en línea pueden ampliar esta función para guardar correos electrónicos por separado .txt o formatos de archivo alternativos.
Una nueva imagen de Outlook
Con la función de exportación integrada de Outlook, puede hacer copias de seguridad y restaurar correos electrónicos en caso de que pierda el acceso a su cuenta de correo electrónico, ya sea debido a una contraseña perdida o a un hackeo. Con la comunicación en línea tan frecuente, tomarse unos minutos de su tiempo para hacer copias de seguridad de los correos electrónicos con regularidad puede ahorrarle el dolor de cabeza de revolver archivos perdidos.