Si eres como la mayoría de los marketers, los eventos son parte de tu mezcla de marketing. ¿Y por qué no? Los eventos son una excelente manera de generar oportunidades e involucrar a todos los aspectos de tu embudo de marketing.

Pero para organizar su evento en un espacio hermoso, ofrecer a sus asistentes un almuerzo (o un cóctel) y emocionarlos con oradores increíbles, necesita algo que sea verde y rime con miel. ¡Lo adivinaste!- necesitas dinero.

Entonces, ¿cómo organizar un evento exitoso sin arruinar su presupuesto de marketing para el año? Para muchos vendedores, la respuesta es patrocinio. Los patrocinadores lo ayudan a compensar los costos del evento, generalmente a cambio de acceso a los fabulosos asistentes a su evento.

¿Suena como un buen negocio? Eso es porque lo es, tanto para usted como para su patrocinador. Estos son los 5 pasos que debe seguir para obtener patrocinadores para su próximo evento:

Identifique una lista de patrocinadores objetivo

Organícese antes de sumergirse creando una lista de patrocinadores objetivo para su evento. Esta lista debe incluir todas las empresas con las que se asocie, incluidas las agencias y los consultores.

Aquí es donde debe buscar al compilar su lista:

• El directorio de su ecosistema de socios en el sitio web de su empresa (como el directorio LaunchPoint de Marketo)
• Patrocinadores con los que su empresa se ha asociado en el pasado
• Los eventos de sus competidores – ¿quién los patrocina?

Obtenga los números

Antes de aceptar invertir en su evento, sus patrocinadores querrán ver algunos números. Esté preparado para darles la siguiente información:

• ¿Cuántos asistentes habrá en tu evento?
• ¿Cuál es la función de trabajo principal de los asistentes? (por ejemplo, profesionales de marketing, gerentes de ventas)
• ¿De qué industrias provienen? (por ejemplo, Tecnología, Atención médica, Venta al por menor)

Estas preguntas ayudarán a tus patrocinadores a evaluar si los asistentes coinciden con sus perfiles de compradores objetivo. Lo ideal es que pueda responder a estas preguntas basándose en datos históricos, pero si no es una proyección está bien.

Crear diferentes niveles de patrocinio

No todos los patrocinadores podrán invertir en el mismo nivel, por lo que es importante crear paquetes de patrocinio que incluyan al menos tres niveles, por ejemplo, puede ofrecer un nivel plata, oro y platino. Esto le da a sus socios la flexibilidad que necesitan.

• La opción de inversión más pequeña se puede ofrecer a nuevos socios o socios que nunca han patrocinado eventos en el pasado. Puede colocar este paquete como una forma de sumergir su dedo en el agua. De esta manera, pueden tener una idea de la experiencia de patrocinio y decidir si los patrocinios futuros son adecuados para ellos.
• La inversión de nivel medio podría ser adecuada para socios que han patrocinado en el pasado y están listos para mejorar su presencia y exposición. Enfatice que verán aún más beneficios que en años anteriores.
• Por último, puede posicionar el paquete más alto como el paquete principal para los socios que desean destacar más. Considere agregar campanas y silbatos a este paquete, como una oportunidad de hablar o acceso a un evento VIP.

Date tiempo de entrega

Es posible que te sorprenda el tiempo que lleva vender el patrocinio de tu evento. Prepárate para el éxito dándote un largo plazo de entrega. La cantidad de tiempo que necesitará variará, dependiendo de cuántas personas estén ayudando a vender patrocinio y de cuán agresivos sean sus objetivos de patrocinio.

De todos modos, necesitará tiempo para llegar a un amplio grupo de socios, programar llamadas telefónicas con socios que estén interesados en aprender más, cometer algunos errores (¡es inevitable!) y perfecciona tu presentación. Como regla general, date al menos dos meses para vender los patrocinios.

Normalmente, querrás que tus patrocinios se resuelvan un mes antes del evento. Utilice este tiempo para pulir los detalles, como la colocación de la cabina, las instrucciones y la facturación. Esto también le dará a su equipo de eventos tiempo para saber exactamente cuánto presupuesto se compensará con el patrocinio.

Junte todo

Antes de comenzar a contactar a posibles patrocinadores, necesitará un prospecto del evento. El folleto debe incluir::

• La ubicación, las fechas y las horas del evento
• Estadísticas de audiencia
• Información sobre los diversos niveles de patrocinio

Un prospecto realmente sólido estará bellamente diseñado, organizado de una manera fácil de consumir y debe incorporar elementos de la apariencia del evento. Recomendamos usar un diseñador profesional, ya sea que esté aprovechando un equipo interno o una agencia subcontratada. No subestime la cantidad de tiempo necesario para producir un plan de prospectos sólido durante al menos un par de semanas.

Ahora tienes todo lo que necesitas para empezar a hacer llover (es decir, dinero) para tu próximo evento. ¡Feliz venta!