La firma electrónica es una práctica relativamente nueva. En lugar de una «firma húmeda» de la vieja escuela, ahora puede usar signos electrónicos, símbolos e incluso sonidos para autenticar un documento.

Lamentablemente, MS Word no tiene muchas funciones integradas para generar firmas electrónicas. Sin embargo, el procesador de textos admite una amplia gama de extensiones y aplicaciones que puede usar en su lugar. En este artículo, le mostraremos cómo insertar su firma en Microsoft Word y explicaremos cómo funciona la firma electrónica.

¿Cómo insertar firma en Microsoft Word?

La buena noticia es que puede agregar firmas electrónicas en documentos de Word. La mala noticia es que solo puede adjuntarlos como archivos de imagen. Te mostramos cómo insertar tu firma en Microsoft Word con las funciones integradas:

1. Firma con tu nombre en un papel.
   
2. Utilice un escáner o una cámara para grabar el documento. Cárguelo en su computadora y guárdelo como a .jpg, .gif, or .archivo png.
3. Abra el documento de MS Word. Vaya a la sección» Insertar » en la barra de menús en la parte superior de la pantalla.
   
4. Haga clic en «Imágenes» para abrir una nueva ventana. Busque la firma escaneada en la unidad local, escribiendo el nombre del archivo en el cuadro de diálogo. Haga clic para agregarlo a su documento.
   
5. Si la firma es demasiado grande, simplemente puede editarla. Si hace clic en la imagen, aparecerá una nueva sección «Herramientas de imagen». Haga clic en la pestaña» Formato «y use» Recortar » para cambiar el tamaño. También puede introducir la altura y la anchura manualmente en los pequeños cuadros de diálogo situados a la derecha.
   

En caso de que necesite incluir información adicional en la firma, puede usar la función de Piezas rápidas. Te mostramos cómo hacerlo:

1. Escriba su dirección de correo electrónico, número de teléfono o cargo bajo la imagen de firma.
   
2. Utilice el cursor para resaltar tanto la imagen como la información añadida.
   
3. En el menú de arriba, abra la sección «Insertar». Haga clic en la pestaña «Piezas rápidas».
   
4. Haga clic en la opción» Guardar selección en la Galería de Piezas rápidas » para abrir una nueva ventana.
   
5. Junto a la palabra «Nombre», escribe el título de tu firma.
   
6. Marque la casilla» Galería » debajo. Debería decir «Texto automático».»Si no, seleccione esa opción en el menú desplegable.
   
7. Complete el proceso haciendo clic en «ACEPTAR».»
   
8. Ahora que su firma está lista, coloque el cursor donde desee insertarla.
9. Vaya a Insertar > Partes rápidas > Texto automático.
   
10. Elige tu firma de la lista de bloques.
    

¿Qué Es una Firma Digital?

A diferencia de las firmas electrónicas normales, las firmas digitales tienen un código de autenticación único para cada persona. La criptografía incorporada garantiza la seguridad e integridad del documento.

Desde el punto de vista jurídico, las firmas digitales se reconocen como una identificación válida. Por supuesto, eso puede variar dependiendo de las leyes de un determinado país.

Es una práctica común usar firmas digitales en la mayoría de las industrias. Las empresas los incluyen en su identificación corporativa, dirección de correo electrónico y PIN de teléfono.

También se le puede solicitar que cree una firma digital en su vida cotidiana. Aquí hay una lista de documentos que generalmente requieren una firma digital:

• Un contrato inmobiliario (contrato de cierre incluido).
• Una solicitud de hipoteca.
• Un contrato de venta.
• Un acuerdo de proveedor.
• Un contrato de alquiler.

¿Cómo Eliminar Firmas Digitales de Word o Excel?

Puede eliminar la firma de su documento u hoja de cálculo en unos pocos y sencillos pasos. Te mostramos cómo eliminar firmas digitales de Word o Excel:

1. Vaya a la página de inicio de MS Word/Excel y seleccione el documento u hoja de cálculo que contiene su firma.
2. Coloque el cursor sobre la línea de firma y haga clic con el botón derecho en ella.
3. Aparecerá un menú desplegable. Seleccione «Eliminar firma» de la lista de opciones.
4. Confirme con «Sí.»

¿Cómo firmar la línea de firma en Word o Excel?

Las líneas de firma son una herramienta integrada en MS Word. Marcan el lugar donde firmar el documento. Te mostramos cómo agregar líneas de firma a MS Word:

1. Coloque el cursor donde desee firmar el documento.
2. Haga clic en la sección» Insertar » en la barra de menús de arriba.
   
3. Vaya a Texto > Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office.
   
4. Aparecerá una pequeña ventana emergente. Escriba el nombre, el título y la dirección de correo electrónico (opcional) del firmante en las casillas correspondientes.
   
5. Confirme con » OK.»
   

Si eres el firmante, te mostramos cómo firmar la línea de firma en Word o Excel:

1. Abra el documento de Word o la hoja de cálculo de Excel. Asegúrate de habilitar la edición. Si «Vista protegida» está activada, haga clic en «Editar de todos modos».»
2. Mueva el cursor a la línea de firma y haga clic con el botón derecho para abrir un menú desplegable.
3. En la lista de opciones, elija «Firmar».»
4. Si su firma se guarda como imagen, haga clic en «Seleccionar imagen».»Use el cuadro de diálogo» Seleccionar imagen de firma » para localizar el archivo en su computadora. Haga clic en «Seleccionar» para subirlo a MS Word.
5. En caso de que tenga una versión impresa, puede escribir su nombre junto a la letra «X».
6. Haga clic en «Firmar» para insertar la firma.

¿Cómo Agregar una Firma en Word Con el Complemento PandaDoc?

Si no tiene acceso a un escáner, puede usar una extensión de firma electrónica en su lugar. PandaDoc es un complemento extremadamente popular debido a su interfaz fácil de usar y una amplia gama de herramientas. Puede obtenerlo en Microsoft Azure Marketplace. Te mostramos cómo agregar una firma en Word con el complemento PandaDoc:

1. Abra su navegador y vaya al Microsoft Azure Marketplace.
   
2. Usa la barra de búsqueda para encontrar el complemento PandaDoc. Haga clic en el botón» Obtenerlo ahora » debajo del logotipo para instalar.
3. Cree una cuenta y permita que PandaDoc acceda a los archivos de su computadora.
4. Cargue el documento de Word en PandaDoc.
5. Hay dos opciones para elegir, dependiendo de quien firma el documento. Si usted es el firmante, elija «Documento de firma automática».»Si no, haga clic en» Solicitar firmas.»
6. Para insertar su firma, haga clic en el pequeño icono «+» en el lado derecho. Busque la sección «Firma» y haga clic para abrirla.
7. PandaDoc le permite dibujar o escribir su firma, o cargar una imagen preexistente. Elija una opción y luego haga clic en «Finalizar documento».»

PandaDoc guardará automáticamente tu firma para que puedas seguir usándola. Simplemente haga clic en el campo» Firma » y arrástrelo y suéltelo en el documento.

¿Cómo Agregar una Firma en Word Con la Aplicación PandaDoc?

También puede descargar la aplicación PandaDoc y usarla para firmar documentos electrónicamente con su teléfono. Está disponible para dispositivos iOS y Android. Te mostramos cómo agregar una firma en Word con la aplicación PandaDoc:

1. Abre la aplicación e inicia sesión en tu cuenta.
2. Haga clic en el cuadro «Nuevo documento». Abra la pestaña «Cargar» y arrastre un nuevo archivo con el cursor. Si el documento ya está guardado en la aplicación, aparecerá en la lista de archivos locales.
3. Haga clic en «Mostrar como» y abra el documento en el programa editor.
4. Seleccione el campo «Firma» en el panel de la derecha. Arrástrelo y suéltelo en su documento.
5. Firme el documento escribiendo, dibujando o cargando una imagen.
6. Haga clic en «Completar» para descargar la versión firmada del archivo.

Preguntas frecuentes adicionales

¿Cómo Hacer una Firma de correo electrónico en Microsoft Word?

Puede usar Word para crear una plantilla de firma para su cuenta de correo electrónico. Esto funciona bien si desea incluir información adicional, como su número de teléfono, dirección de correo electrónico y cargo actual. Te mostramos cómo hacerlo:

1. Vaya a Insertar > Texto > Línea de firma.

2. Escriba la información del firmante. Haz clic en «Aceptar».»

3. Haga clic en la línea de firma del documento. Vaya a Insertar imagen >. Elija la imagen que contiene la firma.

4. Copia la plantilla a tu correo electrónico.

Si desea más opciones de plantilla, puede descargar la Galería de firmas de correo electrónico de Microsoft en su computadora.

¿Cómo Inserto una Firma en Word de forma Gratuita?

Puede insertar una firma en Word de forma gratuita utilizando un escáner o una cámara de teléfono. Simplemente tome una foto de su firma manuscrita y cárguela en su PC. Abra el documento de Word y agregue la imagen utilizando la función «Insertar».

Otra forma de hacerlo es instalando complementos en su navegador. La mayoría de las extensiones de firma electrónica ofrecen un período de prueba gratuito. Solo recuerda cancelar tu suscripción a tiempo, de lo contrario, se te cobrará en el siguiente ciclo de facturación.

¿Cómo Puedo Firmar Electrónicamente un Formulario en Word?

Si desea firmar electrónicamente un formulario en Word, puede usar las funciones integradas. Así es como se hace:

1. Abra el formulario y coloque el cursor en la línea de firma.

2. Vaya a Insertar imagen >.

3. Explora tus archivos. Seleccione la imagen que contiene su firma.

Recuerde, debe cargar una imagen de su «firma húmeda» antes de abrir el documento.

También puede usar un complemento para firmar electrónicamente un formulario. Simplemente encuentre uno que sea compatible con su versión de MS Office.

Si el formulario está en PDF, debe convertirlo a un documento de Word. Así es como se hace:

1. Abra su navegador y escriba «convertidor de pdf a word» en el motor de búsqueda.

2. Haga clic en uno de los resultados. Cargue su archivo PDF y haga clic en «Convertir».»

3. Descargue el archivo después de que se complete el proceso.

¿Cómo Escribo Mi Firma en un documento de Word?

No puede escribir su firma en un documento de Microsoft Word. A diferencia de otros procesadores de texto, no tiene una herramienta de dibujo incorporada que le permita hacer eso. Si desea que su firma aparezca escrita, debe insertarla como una imagen.

Sin embargo, ciertos complementos le permiten firmar sus documentos utilizando el ratón de su computadora. Por ejemplo, puede usar PandaDoc para dibujar su firma en un documento de Word. Así es como se hace:

1. Abra el documento en PandaDoc.

2. Haga clic en el botón» Firma » en el panel a la derecha.

3. Cuando se le pregunte cómo desea insertar la firma, elija » Dibujar.»

4. Utilice el ratón de su computadora para escribir su nombre en el documento.

¿Cómo Puedo Crear una Firma Digital?

Hay varios complementos y aplicaciones que le permiten crear una firma digital. Uno de los más populares es DocuSign. Es compatible con todas las aplicaciones de Microsoft Office, incluido MS Word. Te mostramos cómo firmar digitalmente documentos con DocuSign:

1. Cuando necesita firmar digitalmente un documento, generalmente recibe una solicitud por correo electrónico. Copie la URL y abra el documento en DocuSign.

2. Acepta los Términos y Condiciones.

3. Aparecerá una lista de etiquetas de instrucción. Siga los pasos cuidadosamente para completar el proceso.

Puede tomar Nuestra Palabra

Cuando se trata de crear su firma electrónica, MS Word se queda un poco corto en comparación con Google Docs. Tiene características incorporadas limitadas. También requiere que tenga acceso a un escáner o cámara.

Afortunadamente, no faltan complementos de firma electrónica compatibles con las aplicaciones de Microsoft Office. Algunas extensiones, como PandaDoc, incluso tienen aplicaciones móviles disponibles para iOS y Android.