Desde el comienzo de Outlook, Microsoft siempre ha incluido las funciones de archivo y archivo automático, y Outlook 2010 no es una excepción. La función Autoarchivar mueve o elimina automáticamente los correos electrónicos más antiguos de su buzón principal a un Archivo de Datos almacenado en su disco duro local. Estos archivos se llaman .PST. En el pasado, cuando la perspectiva .Los archivos PST tenían un límite de 2 gigas, la función de archivo era mucho más importante, ya que archivaba correos electrónicos antiguos de su principal .Archivo PST y en un archivo.PST. Dicho esto, a pesar de todo .Los archivos PST en Outlook 2010 tienen un límite de 20 gigas, sigue siendo una buena idea dejar que administre su correo electrónico anterior para mantener su .Archivos PST pequeños y rendimiento del sistema aumentado.

¿Qué Hace la Función de Autoarchivar?

autoarchivar reduce el tamaño del buzón al eliminar o mover elementos antiguos a un archivo de datos de archivo o .PST. El proceso funciona prácticamente de la misma manera, ya sea que esté utilizando Microsoft Exchange en el trabajo, IMAP o POP desde una configuración doméstica o de pequeña empresa. Es esencialmente como sacar algunas pilas de papel de su escritorio y colocarlas en un archivador organizado de acceso rápido o .Archivo PST, como se mencionó anteriormente. Este proceso es diferente de exportar de dos maneras. Exportar le permitirá mover los correos electrónicos a múltiples formatos externos diferentes, mientras que archivar solo le permite mover los correos electrónicos más antiguos a un .archivo pst o eliminar el correo electrónico por completo. El archivado también permite un acceso más fácil a los correos electrónicos antiguos, ya que hay una pestaña en el panel de navegación de Outlook. Por supuesto, también puede configurar Autoarchivar para eliminar su correo antiguo.

Cómo Habilitar El Archivo Automático Predeterminado Para Todas Las Carpetas De Outlook 2010

1. En Microsoft Outlook y haga clic en el menú Archivo y seleccione Opciones.

2. En el menú Opciones, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en el botón Configuración de autoarchivar.

3. Haga clic en la casilla de verificación para Ejecutar autoarchivar todos los días. Desde aquí, puede personalizar aún más la configuración de autoarchivar para Outlook 2010; sin embargo, de forma predeterminada, una vez activado, el archivo automático moverá (no eliminará) todo el correo anterior a seis meses a un archivo.PST. Le sugiero que mantenga marcada la solicitud antes de que se ejecute Autoarchivar para que se le avise cada vez que se produzca un archivo. Te sorprendería la frecuencia con la que la gente me pregunta sobre mensajes perdidos. Normalmente es una función de autoarchivar. Una vez que tenga la configuración donde más le guste, haga clic en Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora.

Si has seguido los pasos anteriores, Autoarchivar permite a todos sus mensajes de Outlook. Si hay una carpeta que desea excluir del archivo automático, o si solo desea que se aplique a unas pocas carpetas, también podemos hacerlo. Outlook 2010 le permite personalizar la configuración de autoarchivar para cada carpeta; así es como.

Cambiar La Configuración De Autoarchivar Para Carpetas Individuales De Outlook 2010

4. En Outlook, busque en el panel de navegación del lado izquierdo. Desde allí, haga clic con el botón secundario en cualquier carpeta y seleccione Propiedades para establecer su política de autoarchivar.

5. En la ventana Propiedades de la bandeja de entrada que aparece, haga clic en la pestaña Autoarchivar. Aquí puede personalizar la configuración de AutoArchivo para esta carpeta o incluso deshabilitar el AutoArchivo para ella por completo.

Bien, ahora sabemos cómo autoarchivar carpetas individuales. Pero, ¿qué pasa si no quieres usar el AutoArchivo en absoluto? Si no es fan de la función automática, aún puede usar el archivado mediante el proceso manual.

Cómo Archivar manualmente Elementos

6. En Outlook, haga clic en la pestaña del menú Archivo > Información y seleccione Herramientas de limpieza > Archivo.

7. En el cuadro de diálogo Archivar que aparece, seleccione las carpetas que desea archivar. Este proceso es casi el mismo que el AutoArchivo, excepto que es un acuerdo de una sola vez. Algo diferente es que incluso puede anular la propiedad «No autoarchivar» si la ha aplicado a algunas carpetas, pero es opcional.

¿Dónde Se Encuentran Los Elementos Archivados De Outlook?

8. En Outlook, puede acceder a los elementos archivados desde la carpeta Archivar en el panel de navegación de correo electrónico del lado izquierdo.

9. También puede acceder a los archivos desde Outlook .archivo pst donde se almacenan. Puede llegar haciendo clic en la pestaña del menú Abrir Archivo > y seleccione Abrir archivo de datos de Outlook.

10. De forma predeterminada, el archivo de Outlook .la ubicación del archivo pst es:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

Si no ha utilizado Archivado en Outlook antes, pruébelo. Es seguro que ayudará a mantener las cosas limpias y a sacar los elementos de correo electrónico viejos y sin usar de su buzón principal/.PST. También es una buena manera de mantener el .Tamaño de archivo PST bajo control. ¡Y eso ayudará con el rendimiento del sistema!