Ser emprendedor es un sentimiento. Es algo que tienes dentro de ti que dice que quieres tomar el control de tu carrera. Si bien esa emoción aspiracional es el polvo mágico para ser un empresario exitoso, también hay pasos logísticos que se deben tomar para darle a su negocio la mejor oportunidad de tener éxito. Registrar tu negocio es uno de los primeros pasos.

Tipos de registros de empresas en Ontario

Hay una serie de estructuras comerciales para registrar su empresa en Ontario. Estos incluyen propiedad individual, sociedad, corporación o Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLP). Tiene que ser abogado, contador u otra profesión regulada para formar un LLP. Para una comprensión más completa de todos los tipos de negocio, lea nuestro artículo sobre cómo elegir una estructura de negocio. Antes de continuar con cualquier tipo de registro comercial, le recomendamos encarecidamente que busque asesoramiento legal independiente y no confíe únicamente en el enlace anterior o en este artículo. Dicho esto, la mayoría de las empresas pertenecen a empresas individuales, sociedades o corporaciones, por lo que nos centraremos en estos tres tipos.

Cómo registrar una empresa unipersonal o una sociedad en Ontario

El registro de una empresa unipersonal y una sociedad tiene muchos puntos en común. La diferencia es que usted es el único propietario de una empresa unipersonal. Registrarse como propietario único es la forma más sencilla y menos costosa de registro de empresas. También ofrece la menor protección legal.

Registrar una sociedad es casi tan simple como una empresa unipersonal, y los costos también son comparables. Tendrá que elegir entre registrarse como sociedad general o sociedad limitada. La diferencia? La asociación general generalmente implica una división justa entre todos los socios. Una sociedad comanditaria reconoce que algunos socios no están igual de involucrados y, por lo tanto, no reciben una compensación de la misma manera.

Hay varios pasos similares para registrar una empresa individual y una sociedad. La mayoría de esos pasos implican registrar un nombre para su negocio. No tiene ninguna obligación legal más allá de registrar el nombre de su empresa al formar una sociedad o una empresa unipersonal. Sin embargo, es importante tener en cuenta que en una sociedad o empresa unipersonal, no hay distinción entre usted y su negocio en términos de responsabilidades legales y financieras. Por ejemplo, usted (y sus socios) pueden ser personalmente responsables de su deuda comercial. Este no es el caso cuando usted está incorporado. Estos son los 3 pasos que necesita para registrar una empresa unipersonal o una sociedad en Ontario:

1. Asigne un nombre a su empresa

A menos que esté utilizando su propio nombre legal, debe elegir un nombre comercial distinto. Incluso si su nombre es Kim Jones y desea llamar a su negocio «Flores Kim Jones», su negocio aún debe estar registrado. El nombre de su empresa tampoco puede ser engañoso. Por ejemplo, no puedes llamarte «Kim Jones Inc.»porque no eres una corporación. El nombre de su empresa permanecerá registrado durante cinco años, momento en el que deberá renovar su registro. Tiene 60 días a partir de la fecha de vencimiento de su nombre para completar la renovación.

• Por qué debería hacer una búsqueda de nombre comercial: Un nombre único puede ofrecer muchas ventajas de reconocimiento de marca. Es lo primero con lo que los clientes identifican tu negocio. Tener un nombre similar a otro negocio también hace que sea más difícil que el tuyo se destaque. O si esa otra compañía está constituida, tienen el derecho de llevarlo a la corte. Es por eso que es importante realizar una búsqueda de nombres en la base de datos del gobierno para asegurarse de que su nombre preferido no esté ya tomado o sea demasiado similar al de las empresas existentes.

• Cómo hacer una búsqueda de nombre de empresa: Hay diferentes maneras de buscar el nombre de su empresa. Puede comenzar con una búsqueda informal en Internet. Esto eliminará los negocios obvios que ya están operando. Una vez que haya realizado una búsqueda en línea, gradúese a las herramientas oficiales de búsqueda de nombres que cotejan sus nombres con los datos del gobierno. Puede pagar por cada búsqueda directamente a través del sitio del gobierno, o usar la plataforma de Ownr, que le permite buscar hasta 30 nombres de forma gratuita antes de registrar su negocio. Sabrá en tiempo real si el nombre que ha propuesto está disponible o no.

2. Registre su empresa

Ahora que está satisfecho con un nombre único para su empresa, es hora de registrar oficialmente su empresa individual o sociedad. Esto es lo que necesitará preparar con anticipación:

• Su nombre y dirección — Los documentos legales le serán enviados por correo. Debe haber un nombre y una dirección física válida a donde se puedan enviar estos documentos.

• Una dirección de correo electrónico válida: si proporcionas una dirección de correo electrónico, recibirás una Licencia Comercial Maestra dentro de los dos días hábiles posteriores al registro.

• Una descripción de lo que hará su negocio: debe resumir la función de su negocio. No tienes que entrar en grandes detalles. Sólo una línea, descripción general. Por lo tanto, si su negocio es una panadería, algo simple como «vender productos horneados» funciona bien.

• Nombres de parejas: Si tiene parejas, debe enumerar todos sus nombres.

• Acuerdo de asociación: Este no es un requisito legal para registrar su asociación, pero se recomienda encarecidamente. A pesar de que usted y sus socios de negocios seguramente tienen buenas intenciones al comenzar, las cosas suceden. Las circunstancias ocurren, y los socios pueden optar por ir en una dirección diferente. Un acuerdo de asociación es un documento legal elaborado por un abogado que describe cosas como cómo se toman las decisiones, los deberes de cada socio, cómo se dividirán los beneficios y otras partes de cómo funcionará su negocio.

Una vez que su empresa esté registrada, recibirá un número BIN de nueve dígitos (Número de Identificación comercial). Este número es el que identifica su negocio como registrado en Ontario. Con su número BIN, ahora puede abrir una cuenta comercial, acceder a precios mayoristas de proveedores, anunciar su negocio y operar en Ontario durante cinco años o hasta que decida no renovar su registro. Lo que el CONTENEDOR no hace es protegerlo a usted como individuo de la responsabilidad. Por ejemplo, si toma un préstamo comercial a nombre de su empresa, pero no puede devolver ese préstamo, usted será personalmente responsable. Un CONTENEDOR tampoco le da ningún beneficio fiscal corporativo ni protege su nombre de ser utilizado por otras empresas. Todos estos son beneficios de incorporar completamente su negocio.

3. Registre licencias y certificados adicionales

Tendrá que operar su negocio bajo las regulaciones provinciales. Esto puede requerir que recopile HST para su negocio, en cuyo caso deberá crear una cuenta GST/HST. También es posible que deba registrarse para obtener un Seguro de Compensación Laboral. A pesar de que solo opera como propietario único, sigue siendo importante que tome este paso de identificar cualquier licencia o certificado que necesite para operar legalmente. Haga esta investigación incluso si está operando bajo su propio nombre y no ha registrado un nombre comercial único.

¿Cuánto cuesta registrar una empresa unipersonal o una sociedad en Ontario?

Si elige registrarse o renovar directamente con el gobierno, hay costos para varios artículos. Para registrar o renovar el nombre de su empresa, cuesta 6 60 en línea o 8 80 por correo o en persona para propiedad individual o sociedad en general; y cuesta 2 210 para sociedad limitada. Hay costos adicionales para la búsqueda de nombres (8 8-2 26 dependiendo de los tipos de búsqueda).

Si utiliza Ownr para registrarse como propietario único en línea, cuesta $89.00 más HST. La tarifa incluye el registro y hasta 30 búsquedas de nombres.
Obtenga más información sobre el registro de una empresa unipersonal en Ontario.

Cómo incorporar un negocio en Ontario

Incorporar su negocio significa que esencialmente está creando otra entidad. Su empresa tendrá la protección de derechos y responsabilidad que es similar a la de una persona. Lo que es importante recordar es que estos derechos solo se extienden a nivel provincial. Tendrá que incorporarse a nivel federal para que esos beneficios sean reconocidos en todo el país.
Por estas razones, la incorporación de su negocio en Ontario es más detallada y más cara que la incorporación como propietario único o sociedad: tendrá la opción de registrar un nombre comercial o un número comercial, y completar lo que se llama Artículos de Incorporación, que es esencialmente un resumen que describe el propósito de su negocio. Hay muchos pasos para incorporar, así que tómese su tiempo para asegurarse de que no se pierda nada.

1. Buscar posibles nombres comerciales

Si decides incorporarte con un nombre comercial (en lugar de un número comercial), similar a una sociedad o empresa unipersonal, es una buena idea comenzar con una búsqueda básica de nombres. Una vez que haya superado ese paso, es hora de realizar una búsqueda formal del nombre de la empresa en la base de datos del gobierno (también conocida como búsqueda de nombres de NUANS), que es necesaria antes de dar el siguiente paso para completar sus Artículos de Incorporación.

2. Presente su solicitud

Puede presentar su solicitud una vez que haya completado su Escritura de Constitución. Dependiendo del tipo de negocio que esté iniciando, también puede necesitar algunos documentos de respaldo. Si está presentando una solicitud por primera vez, podría ser confuso en ciertas secciones, por ejemplo, lo que significa «otras disposiciones». Este es uno de los beneficios de usar la plataforma de Ownr: ayuda con consejos y explica la jerga legal en un lenguaje sencillo durante todo el proceso.

3. Mantenga un libro de minutos

Como empresa constituida en Ontario, es obligatorio que mantenga registros corporativos (también conocido como Libro de minutos). Un libro de minutos describe todas las actividades de su negocio, incluidas las siguientes:

• Todos los directores registrados, incluso cuando renuncien o cambien de puesto
• Actas de juntas de accionistas obligatorias
• Copias de todos los avisos
• Cambio de dirección de la empresa y muchos más requisitos formales de mantenimiento de registros.

No importa cuán grande o pequeña sea su corporación o cuánto tiempo haya estado en el negocio. Llevar un libro de actas es un requisito legal para todas las empresas constituidas, ya sea provincial o federal.

¿cuánto cuesta incorporar un negocio en Ontario?

Incorporarse directamente con el gobierno de Ontario le costará $300, más un costo separado para la búsqueda de NUANS. El proceso puede ser confuso y llevar mucho tiempo, y es por eso que muchas personas optan por esta opción y prefieren la asistencia de un profesional para garantizar la precisión. Pero eso podría ser caro: la incorporación con un abogado puede costar 1 1,500 o más.

Ownr ofrece un medio feliz, mucho más fácil y simple que el proceso gubernamental a una fracción del costo de un abogado. Puede incorporar su negocio con Ownr por $619, más los impuestos aplicables, lo que le proporciona hasta 30 búsquedas de nombres gratuitas, todos los documentos obligatorios (es decir, el informe NUANS, los Artículos de Incorporación y un Libro de Actas digital). Además, si abre una nueva cuenta comercial con RBC después de incorporarse a Ownr, le devolverán 3 319*.

Decidir la estructura de negocio adecuada es un paso importante para hacer crecer su pequeña empresa. Asegúrate de tomar decisiones informadas.