Tomar minutas en una reunión de la junta directiva parece una responsabilidad bastante simple y directa, pero la verdad es que hay muchas consideraciones involucradas en esta tarea que requieren pensamiento y atención. Se requiere un cierto grado de gestión de reuniones para que las actas de sus reuniones estén organizadas, detalladas y sean muy completas.

Tomar actas de las reuniones de la junta es una responsabilidad muy importante que es adecuada para alguien que está dispuesto a planificar con anticipación, escuchar diligentemente y producir un resumen preciso de la reunión que ha tenido lugar.

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Para eliminar cualquier tipo de confusión que haya alrededor de las minutas de reuniones, Fellow ha creado una guía paso a paso sobre cómo escribir excelentes minutas de reuniones. Para empezar, hablemos de lo que son realmente las actas de las reuniones:

• ¿Qué son las actas de las reuniones?
• Por qué son tan importantes las minutas de las reuniones de la junta directiva
• Plantilla de minutas de las reuniones de la junta directiva
• 5 Pasos para escribir minutas eficaces de las reuniones de la junta directiva
• Consejos rápidos para escribir minutas de las reuniones de la junta directiva y hacer un seguimiento de las decisiones clave

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son el registro escrito del diálogo y de las decisiones tomadas durante una reunión. Esencialmente, es una transcripción escrita de todo lo que se ha discutido en el transcurso de la reunión que luego se puede usar para informar a los miembros del equipo que no pudieron asistir a lo que sucedió o para hacer un seguimiento de las decisiones y los elementos de acción que se pueden revisar.

Las actas de una reunión anterior se pueden utilizar para tomar decisiones futuras. Por lo tanto, las actas de las reuniones sirven como registro histórico de las decisiones de la junta.

Por qué las minutas de las reuniones de la junta son tan importantes

Las minutas de las reuniones de la Junta son importantes por varias razones diferentes. En primer lugar, las actas de las reuniones proporcionan un registro histórico de la planificación a corto y largo plazo de la junta. Debido a que cada reunión contiene un objetivo u meta, la junta puede usar las actas de la reunión como registro para referencia futura, para comprender la progresión que se ha hecho.

Además, las actas de las reuniones son importantes porque brindan protección legal a la organización. A menudo, la diligencia debida se captura en las actas de las reuniones de las empresas, así como en cualquier conversación legal que luego se puede oficiar y documentar para confirmar las prácticas éticas y justas de la organización.

Por último, las minutas de las reuniones de la junta son una prueba de por qué y cómo una junta tomó ciertas decisiones. Esta documentación se puede utilizar para responder a cualquier pregunta que surja en referencia a cualquier decisión que se haya tomado.

Plantilla de minutas de reuniones de junta directiva

Este es un ejemplo de plantilla de reuniones de junta directiva SaaS creada por David Sacks, empresario, inversor y socio general de Craft Ventures.

5 Pasos para escribir minutas de reuniones efectivas

1 Plan de antemano

Como todo en el mundo de los negocios, las minutas de reuniones efectivas requieren cierta planificación previa. Antes de comenzar a mirar la agenda de la reunión, es una buena idea tener una discusión sobre el formato que se espera que use para tomar las actas de la reunión. Si esto no está claro, puede consultar un ejemplo de actas de reuniones para usarlo como plantilla.

Aclarar las expectativas de las minutas de la reunión con el presidente o cualquier otro interlocutor familiar hará que se sienta mucho más seguro al escribir las minutas de la reunión. Asegurarse de que ha elaborado una agenda de reuniones bien pensada lo preparará para transcribir su reunión de manera organizada.

2 Use la agenda como un esquema

Cuando considere lo que debe incluirse en las actas de la reunión, comience con lo básico. En primer lugar, indique la fecha y hora de la reunión. A continuación, documente los nombres de todos los participantes en la reunión y de las personas que no pudieron asistir. Es probable que al comienzo de la reunión se dedique algún tiempo a la aceptación o enmienda de las actas de la reunión anterior.

Asegúrese de documentar las decisiones tomadas sobre reuniones anteriores antes de comenzar a mirar la agenda de la reunión. Una vez que se haya completado esta parte de la reunión, puede usar la agenda de la reunión como un esquema, con cada elemento de la agenda como un subtema donde puede agregar notas específicas.

Por último, asegúrese de que su idioma sea claro, inequívoco y completo. Es importante escribir las actas de las reuniones de manera objetiva, evitando adjetivos y adverbios donde sea posible.

3 Agregue notas adicionales y aclare los puntos planteados

Un truco clave para el éxito de las minutas de la reunión es escribir las minutas de la reunión durante la reunión, o inmediatamente después de la reunión si no puede transcribirlas mientras se celebra la reunión. Revise su esquema para obtener el alcance completo de la reunión y, si es necesario, agregue notas adicionales y aclare los puntos planteados. Asegúrese de incluir suficientes detalles al elaborar tanto como sea posible sobre cada tema de la agenda de la reunión, cualquier discusión o decisión tomada.

Para las minutas de la Junta Directiva en particular, recomendamos incluir una breve descripción de cada acción tomada, así como la justificación de la decisión para referencia futura. Si hubo mucha discusión antes de aprobar una moción, anote los principales argumentos a favor y en contra, agregando tanto diálogo como sea posible.

Una vez que haya completado la redacción de las minutas de la reunión, edítelas para garantizar la brevedad y claridad, de modo que las minutas sean fáciles de leer, claras y concisas.

Es una buena idea adjuntar todos los documentos de la reunión a los que se hizo referencia durante la reunión, en lugar de intentar resumir cualquier documentación adicional.

4 Distribuya las minutas de la reunión

Antes de compartir las minutas de la reunión, piense si hay un proceso de aprobación que debe llevarse a cabo antes de la distribución a la junta. Es posible que el Presidente deba revisar y aprobar las actas de la reunión antes de que pueda compartirlas. Si hay un proceso de aprobación, permítase un tiempo extra cuando divulgue la fecha esperada de distribución. También puede haber algunos protocolos estandarizados para compartir y almacenar las actas de las reuniones.

El uso de una aplicación como Fellow le permite almacenar todas las actas de sus reuniones en un lugar organizado donde puede permitir el acceso a algunas personas o a todas. Piense en si compartirá las minutas de su reunión en línea, proporcionará una copia física o almacenará las minutas en una aplicación de minutas de reunión como Fellow.

5 Guarde las minutas de la reunión para referencia futura

Asegúrese de que, dondequiera que guarde las minutas de la reunión, haya dado acceso a todas las personas que asistieron a la reunión y a cualquier otra persona que necesite acceso a estas minutas de la reunión.

Finalmente, consulte con el Presidente de la Junta o su asistente para ver si prefieren también imprimir y almacenar copias impresas que luego puede proporcionar a cualquier otro miembro del personal o Presidente para que las archive.

6 Consejos para escribir las minutas de las reuniones de la junta y llevar un registro de las decisiones clave

1. Crear un esquema: Tome notas bajo cada punto de la agenda de la reunión a medida que avanza la reunión.
2. Marque a los asistentes al entrar en la sala: Haga que cada persona se presente al comienzo de la reunión, especialmente si no los conoce.
3. Registrar decisiones o notas sobre elementos de acción: Registre estas decisiones o elementos de acción tan pronto como se transcriban con precisión.
4. Pida aclaraciones si es necesario: No tenga miedo de pedir aclaraciones si algo no está claro. Evita tener que volver a él más tarde cuando las cosas no están tan frescas en nuestros recuerdos.
5. No intente capturarlo todo: capturarlo todo sería imposible. En su lugar, escuche atentamente las decisiones importantes, los elementos de acción, los problemas o las soluciones.
6. Grabarlo: Con permiso, considere grabar la reunión en su teléfono o dispositivo de grabación si le preocupa que no haya contenido importante en las actas de la reunión.

Transcribir las actas de las reuniones de la junta puede ser una responsabilidad exigente y un tanto desafiante. Comprender por qué las actas de las reuniones son importantes promoverá una gestión eficaz de las reuniones en general y lo convertirá en un transcriptor más eficiente y seguro.

Recuerde que el uso de una plantilla de actas de reuniones es extremadamente útil y lo mantendrá más organizado y preparado, ya que utilizará una estructura coherente y recibirá recordatorios para asegurarse de que se capturan todos los detalles de la reunión. Siempre planifique con anticipación, registre las actas de la reunión lo más detalladas posible y dedique una buena cantidad de tiempo a revisar sus notas documentadas. Edite las actas de sus reuniones hasta que esté satisfecho con su calidad y se sienta seguro de compartirlas con el Consejo. Por último, no olvide guardar las actas de su reunión en un lugar seguro (como Fellow).app) después!

Consulte esta guía paso a paso sobre cómo tomar actas de reuniones en una reunión de la junta siempre que sienta que podría usar alguna guía directa.