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Más organizaciones se están convirtiendo en certificadas ISO que nunca, y muchas están limitando sus relaciones comerciales a empresas con certificaciones similares. Descubra cómo su empresa podría beneficiarse de la certificación ISO.

DESCRIPCIÓN GENERAL

El número de empresas registradas según ISO-9000 en los Estados Unidos ha aumentado significativamente, con más de 30,000 organizaciones ya certificadas y aproximadamente 700 nuevas empresas certificadas cada mes (comunicado de prensa de ISO del 3 de agosto de 2000). Al mismo tiempo, existe una tendencia hacia la formación de relaciones a largo plazo con otros proveedores orientados a la calidad o conscientes del medio ambiente. Sin embargo, ISO sigue siendo relativamente nuevo para muchos propietarios de negocios, y a menudo se asocia erróneamente solo con fabricantes y grandes corporaciones.

En esta Lectura rápida encontrará:

• Una breve explicación de ISO 9000 e ISO 14000.
• Los beneficios de la certificación ISO.
• Un esquema del proceso de certificación ISO.

SOLUCIÓN

¿Qué es ISO 9000? ¿ISO 14000?

La Organización Internacional de Normalización se estableció para promover el desarrollo de normas universales para facilitar el comercio internacional. Expertos en aseguramiento de la calidad de cada país participante aportan información a un comité responsable de las normas ISO. El primer conjunto de normas, publicado en 1987, disponía que las normas se revisaran y, de ser necesario, se revisaran cada cinco años.

Ya aceptada como norma en más de 120 países, ISO 9000 es el término colectivo dado a un conjunto de sistemas de garantía de calidad diseñados para asegurar a los compradores de productos y servicios vendidos en todo el mundo que los métodos de producción y el servicio postventa serán consistentes. Las normas ISO-9000 se revisaron a finales del año 2000. Las organizaciones con certificación ISO-9000 basada en las normas de 1994 podrán volver a certificarse bajo esas normas hasta 2003, después de lo cual deberán estar certificadas bajo la norma ISO 9000-2000.

Menos conocida pero cada vez más popular, la serie ISO-14000 aborda las normas de gestión ambiental en la producción y eliminación. Había más de 1000 organizaciones en los Estados Unidos con certificación ISO-14000 a finales del año 2000 (Encuesta ISO de certificados ISO 9000 e ISO 14000). Está previsto que las revisiones de la norma ISO-14000 se publiquen en 2002. Tanto la ISO 9000 como la ISO 14000 se ocupan de la documentación y la coherencia de los procesos involucrados en la producción, y no prescriben normas para el proceso de producción o el producto o servicio final en sí. Cualquier impacto en la estandarización de un producto o servicio es un resultado indirecto de los procesos.

Algunos agentes de compras dan preferencia a proveedores con certificación ISO.

¿Qué organizaciones deben considerar ISO 9000, 14000?

Las normas ISO son aplicables a empresas de todos los tamaños en cualquier industria, desde la fabricación hasta la biotecnología y el comercio minorista, con la excepción de las relacionadas con la ingeniería eléctrica y electrónica. El cumplimiento de la norma ISO es voluntario.

Razones para considerar la certificación ISO

La mayoría de las empresas buscan la certificación ISO-9000 para:

1. Implementar controles de calidad sobre productos y servicios para lograr consistencia.
2. Haga que los procesos de planificación sean más efectivos y eficientes a través de la coherencia.
3. Elimine los costos de servicio adicionales asociados con la mala calidad.
4. Mejorar la eficiencia de la producción.
5. Contribuir a las buenas relaciones con las agencias reguladoras y el público.
6. Satisfacer a los clientes que requieren la certificación ISO-9000 y -14000 de todos sus proveedores.

La razón de no costar

. A corto plazo, las preparaciones de certificación quitan recursos de las operaciones de producción, y las auditorías ISO-14000 pueden revelar nuevas obligaciones de cambio para cumplir con las regulaciones.

¿Qué implica el proceso de certificación?

Una empresa que busque la certificación debe documentar e implementar procesos efectivos de control de calidad o gestión ambiental que cumplan con los requisitos ISO. Puede obtener ayuda de un servicio de consultoría ISO que lo guiará a través de todo el proceso de certificación, u obtener las directrices de la Organización Internacional de Normalización si opta por hacer el trabajo de forma independiente.

Una vez que los procesos han sido completamente desarrollados y probados internamente, un tercero independiente y acreditado completa una auditoría para garantizar que su sistema cumpla con los requisitos ISO. Incluso después de recibir la certificación, las empresas están sujetas a nuevas auditorías para garantizar que los problemas o variaciones no vuelvan a ocurrir.

Es posible hacer su propia auditoría y declarar que cumple con los requisitos. Es probable que las agencias gubernamentales y los clientes tengan más confianza en la declaración si su auditor interno está certificado por ANSI, aún más confianza si la auditoría es de un tercero, y la mayor confianza si la auditoría es de un tercero certificado por ANSI.

EJEMPLO DE LA VIDA REAL

Con un número creciente de empresas en todo el mundo, particularmente en la Unión Europea, que buscan hacer negocios solo con empresas con certificación ISO, la búsqueda de la certificación ISO-9000 tuvo un buen sentido comercial para ConMed Corporation en el estado de Nueva York. ConMed, fabricante de dispositivos médicos desechables y equipo quirúrgico artroscópico motorizado, comenzó a trabajar con un consultor en 1997. Simultáneamente, comenzó la capacitación interna de varios niveles de personal. Quince meses después, tras una primera auditoría exitosa, ConMed obtuvo su certificación.

Afortunadamente, ConMed contaba con un buen sistema de documentación antes de comenzar el proceso ISO. Como fabricante de un dispositivo médico, ConMed está sujeta a regulaciones, incluida la documentación y la inspección de la FDA. Tuvo que incorporar elementos del sistema de documentación ISO en su sistema existente.

» Fue un proceso que llevó mucho tiempo, pero no fue increíblemente difícil», recuerda Nancy Crisino, oficial de Asuntos Regulatorios/Control de Calidad de ConMed. «Contratamos a dos personas para que trabajaran como especialistas en documentación que de hecho armaron el sistema de copias impresas.»

Según Crisino, la capacitación de los empleados fue su mayor gasto. Los empleados fueron retirados de sus funciones regulares para completar la capacitación para los nuevos procedimientos de documentación requeridos para ISO y para las auditorías internas en curso para mantener la certificación.

Otro costo es la tarifa de consultor, aunque Crisino señala que un consultor ISO experimentado puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo. Los consultores pueden guiarlo a través del proceso, ahorrándole el costo de intentos fallidos de auditoría de certificación. Para ConMed, significaba pasar su auditoría en el primer intento. Los costos se pueden recuperar si la certificación ISO abre su negocio a nuevos mercados y, posteriormente, aumenta el comercio.

» Nuestras ventas en Europa han aumentado, y las ventas de Pacific Rim también han aumentado», dice Crisino.

Si bien la organización certificadora de ConMed fue y sigue siendo una gran fuente de información y asesoramiento, Crisino agrega que todas las organizaciones certificadoras no son vistas por igual. «Se cree que algunos son más difíciles de obtener la certificación y estos tienen un mayor nivel de estima que otros.»Crisino lo compara con recibir un título de Oxford frente a una pequeña universidad local.

Crisino sugiere que aquellos que buscan comenzar el proceso de acreditación ISO comiencen examinando los procesos y procedimientos existentes dentro de sus empresas. Si no tiene estos en su lugar, ¡comience a escribir! Tendrá que hacer el trabajo para obtener la certificación ISO.

HÁGALO

1. Realice un análisis de costo-beneficio. Si va a comprometerse con la certificación ISO, primero debe analizar el costo adicional de hacer negocios, no el proceso de certificación, sino los costos generales adicionales que enfrentará para seguir las normas ISO. Del mismo modo, investigue las empresas o mercados que harán negocios con usted porque tiene certificación ISO. Tenga una idea de cuánto aumentará su negocio si tiene certificación. La idea es aumentar sus ventas para que los productos con certificación ISO no cuesten más a sus clientes, especialmente a sus clientes existentes.
2. Involucre a su personal. La certificación ISO es un esfuerzo de equipo, no solo inicial, sino permanente. Asegúrese de que entiendan la importancia del proyecto, incluido el costo involucrado. Si no te apoyan, podría sabotear tu proyecto o prolongarlo innecesariamente.
3. Contratar o nombrar a un especialista en control de calidad. Dependiendo de su negocio, podría ser un puesto de tiempo completo o a largo plazo a tiempo parcial, pero lo más probable es que sea un puesto de tiempo completo desde el principio.
4. Documento. Si no tiene sus políticas y procedimientos documentados, comience ahora. Puede comenzar con una sola consulta sobre lo que se necesita, pero no es necesario tener un consultor sentado acumulando honorarios mientras documenta desde cero.
5. Esté atento a su audiencia. Escriba sus procedimientos para que un no empleado, alguien que no esté familiarizado con sus instalaciones, maquinaria o proveedores, pueda usarlos fácilmente para realizar operaciones.
6. Contrata a un consultor. El costo a corto plazo puede ser alto, pero le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo. Además, consulte las referencias de su consultor. Asegúrese de que sus clientes están pasando las auditorías de certificación en el primer o, a lo sumo, el segundo intento.
7. Seleccione una organización certificadora. Investigue la organización tanto dentro de su industria como dentro de la industria con la que hace negocios. Si la organización no tiene una buena reputación, puede quedar mal.
8. No escatimes en entrenamiento. Su personal no solo debe implementar y mantener sus procesos, sino también capacitar a todos los futuros trabajadores en sus procesos estándar ISO.
9. Crear incentivos. Considere la posibilidad de ofrecer un incentivo, ya sea para todos o para las personas clave del proyecto ISO, para completar la certificación en el primer intento. Es posible que también pueda incluir esto en el contrato de su consultor, ahorrándole honorarios si no pasa su primer intento.

RECURSOS

Libros

Cómo ganar dinero con ISO 9000: Una Guía para una Gestión de Calidad Rentable por James Highlands (McGraw-Hill, 1999).

Manual de Sistemas de Calidad ISO 9000: Versión ISO 9000: 2000 de David Hoyle (Butterworth-Heinemann, 2001).

Libro de respuestas ISO 9000, 2a edición, por Rob Kantner (Wiley, 2000).

Manual ISO 14000, edición revisada, editado por Joseph Cascio (Calidad ASQC, 1998).

Colección ISO 9000-2000 (de normas descargables) (ANSI, 2000).

Colección ISO 14000 (ANSI, 1997).Las copias en papel de estas dos colecciones están disponibles en Global Engineering Documents. Ingrese «colección iso 9000» o «compendio iso 14000» en el espacio en blanco de búsqueda para mostrar las descripciones de los artículos.

Sitios de Internet

Organización Internacional de Normalización

ISO Easy

Preguntas frecuentes sobre Normas Internacionales, del Instituto Americano de Consultores

Colaboradores de artículos

Escritor: Tracy MacNicoll