Un tema de confusión que se ve con frecuencia se relaciona con las carpetas de contactos en términos de cuántos se crean, dónde se almacenan y cómo se integra con la caché de autocompletar. El enfoque de este artículo es en Outlook ‘2013/’2016
Descripción general de cómo se crean las carpetas de contactos de Outlook
La primera cuenta de correo electrónico configurada en un perfil de Outlook dará lugar a la creación de un conjunto completo de carpetas en el árbol de carpetas que incluye carpetas de contactos/calendario. Estas carpetas de contactos / calendario se convierten en las carpetas de contactos/calendario predeterminadas para el perfil, independientemente del tipo (POP3, Imap, Exchange/Outlook.com) de la cuenta de correo electrónico configurada.
Cuentas POP
Las carpetas de contactos / calendario solo se crearán para la primera cuenta POP configurada siempre que no se haya configurado ninguna otra cuenta de correo electrónico. Las cuentas POP3 posteriores agregadas al perfil no tendrán carpetas de contactos/calendario en los archivos PST asociados para la cuenta (suponiendo que se esté utilizando un nuevo archivo PST para cada cuenta POP).
Cuentas IMAP (OC’2013/’2016),
Si la cuenta IMAP es la primera cuenta de correo electrónico configurada, las carpetas de contactos/calendario se agregarán a la asociada subyacente .archivo ost con las palabras agregadas «Solo este equipo» en la descripción de la carpeta. Realmente no es una buena idea mantener los datos en carpetas marcadas como «Solo este equipo», ya que si se elimina la cuenta Imap, la asociada.el archivo ost también se elimina automáticamente, lo que resulta en que los datos contenidos en las carpetas de io «Solo para este equipo» se pierdan permanentemente a menos que haya realizado una copia de seguridad manual y explícita de estas carpetas exportándolas a un archivo PST utilizando el asistente de exportación de Outlook. Si Outlook no puede encontrar/leer el archivo ost asociado con la cuenta, se creará automáticamente uno nuevo, las carpetas de correo electrónico se sincronizarán con el servidor y las carpetas de contactos/calendario estarán vacías.
An .el archivo ost solo puede ser abierto por el perfil original de Outlook/cuenta de correo electrónico que se utilizó para crear el .archivo ost para hacer una copia de seguridad de la .el archivo ost por sí solo no sirve de nada, ya que se requeriría un programa de conversión OST2PST de terceros para acceder a los datos en el archivo.
Hay varias opciones para protegerse contra la pérdida permanente de datos de contacto/calendario almacenados en un IMAP .archivo ost. Vea lo siguiente
Cómo proteger los datos de contactos/Calendario Imap de Outlook ‘2013/’2016
Cómo sincronizar los datos de contactos/calendario POP3/IMAP
Las cuentas IMAP (antiguas de 2010 y anteriores)
Las versiones anteriores de Outlook utilizan dos archivos PST diferentes para almacenar datos. El primero almacena los datos de correo electrónico de la cuenta que se sincroniza con el servidor. Si no se puede encontrar este archivo PST, se creará automáticamente uno nuevo. El segundo contiene las carpetas de contactos / calendario que serán locales para esa máquina (instalación de Outlook). A diferencia de OL’2013/’2016, si la cuenta IMAP se elimina del perfil, el archivo PST asociado que contiene los datos de contacto/calendario no se elimina automáticamente, por lo que no hay riesgo de pérdida permanente
cuentas de Exchange/Outlook.com
Cada cuenta de Exchange/Outlook.com siempre tendrá un conjunto completo de carpetas creadas en su propia cuenta asociada .el archivo ost y todas las carpetas se sincronizan con el servidor, incluidas las carpetas de contactos / calendario. Si el .el archivo ost se elimina alguna vez, Outlook recreará el archivo y resincronizará todos los datos. Del mismo modo, si la cuenta de correo electrónico se elimina del perfil de Outlook, lo mismo ocurrirá cuando la cuenta se vuelva a agregar a Outlook.
Descripción general de dónde se almacenan los contactos
a) Si selecciona una carpeta de contactos específica y luego hace clic en <Nuevo contacto> dentro de esa carpeta, el contacto se guardará en esa carpeta específica, sea o no la carpeta de contactos predeterminada para el perfil.
b) Si elige agregar un contacto desde cualquier otro lugar (p. ej. seleccionar una dirección de correo electrónico de un mensaje de correo electrónico, hacer clic con el botón derecho en la dirección de correo electrónico y elegir «Agregar a contactos de Outlook», se agregará a la carpeta de contactos predeterminada para el perfil
c) Si ingresa una dirección de correo electrónico en el cuadro Para/CC/Cco al redactar un mensaje de correo electrónico, la entrada se agregará solo a la memoria caché de autocompletar. No se crea ningún elemento de contacto en ninguna carpeta de contactos.
d) Si se está utilizando el complemento iCloud, se creará una carpeta de contactos separada y todos los contactos de la carpeta de contactos predeterminada se moverán a la carpeta recién creada. Eso resultará en una libreta de direcciones vacía hasta que la carpeta iCloud esté configurada para ser miembro de AB o los contactos se copien manualmente a la carpeta de contactos predeterminada.