Este documento proporcionará una descripción general de cómo hacer copias de seguridad y archivar su correo electrónico UH utilizando Microsoft Outlook 2007 en un PC con Windows.

El primer paso para crear una copia de seguridad de su correo electrónico es limpiar su contenido. Elimine todos los correos electrónicos de los que no necesite o no desee tener una copia de seguridad. Elimine especialmente los correos electrónicos con archivos adjuntos que ya no necesite, para ahorrar espacio en disco.

El siguiente paso es organizar los correos electrónicos que desea respaldar en carpetas. Puede crear varias carpetas para almacenar correos electrónicos relacionados en un solo lugar. Organizar su correo electrónico de esta manera hará que sea más fácil restaurar los correos electrónicos que pueda necesitar en una fecha posterior.

Copia de seguridad de correo electrónico

Una vez que haya organizado su correo electrónico, estará listo para iniciar el proceso de copia de seguridad. Para hacer una copia de seguridad de una carpeta de correo electrónico, inicie primero la aplicación Outlook 2007. A continuación, haga clic en el menú Archivo y seleccione Importar y Exportar…

En la ventana que se abre, seleccione la opción Exportar a un archivo de la lista de acciones. A continuación, haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En el cuadro Crear un archivo de tipo, seleccione Archivo de carpeta personal (.pst) y haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En el cuadro Seleccionar carpeta desde la que exportar, seleccione la carpeta de la que desea hacer una copia de seguridad. En la siguiente figura, se seleccionó la carpeta llamada Bandeja de entrada. Marque Incluir subcarpetas si la carpeta de exportación contiene subcarpetas. Además, el botón de filtro permite una amplia gama de opciones para exportar solo ciertos mensajes dentro de la carpeta. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En la siguiente ventana que se abre, Outlook solicita una ubicación para guardar el archivo exportado. Haga clic en el botón Examinar para cambiar la ubicación predeterminada. Elija una ubicación fácil de recordar o guárdela en su escritorio para acceder fácilmente si se almacenará en medios extraíbles (por ejemplo, una unidad flash). Asegúrese de darle un nombre descriptivo al archivo exportado. En la sección Opciones, elija la opción más adecuada para sus necesidades. A continuación, haga clic en el botón Finalizar para continuar.

Ahora se abrirá una nueva ventana, pidiéndole que cree una carpeta Personal de Microsoft. Asigne a la carpeta un nombre descriptivo, como Copia de seguridad de correo electrónico UH, como se muestra en la figura de ejemplo a continuación. Introduzca una contraseña si desea proteger el archivo de otros usuarios con contraseña.

Eso es todo. Acaba de crear una copia de seguridad de la carpeta de correo electrónico seleccionada. Puede repetir este proceso para hacer copias de seguridad de otras carpetas de correo electrónico si lo desea. Para liberar espacio en disco y su cuota, puede eliminar los mensajes de la copia de seguridad o moverlos de su carpeta IMAP a su disco duro local. Consulte la sección Técnicas para Reducir el correo electrónico en http://www.hawaii.edu/askus/502 para obtener instrucciones sobre cómo mover mensajes de una carpeta IMAP a una carpeta local.

Restaurar correo electrónico desde una carpeta de archivos personales

En algún momento en el futuro, es posible que desee restaurar su correo electrónico desde una de las copias de seguridad que realizó.
Para iniciar el proceso de restauración, inicie primero MS Outlook 2007. A continuación, vaya al menú Archivo y seleccione Importar y Exportar…

En la ventana que se abre, seleccione Importar desde otro programa o archivo. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En la siguiente ventana, desplácese hacia abajo en la lista de tipos de archivo y seleccione Archivo de carpeta personal (.pst). Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

A continuación, haga clic en el botón Examinar para localizar el archivo de carpeta Personal desde el que desea restaurar su correo electrónico. Seleccione la opción adecuada para sus propósitos. En este caso, una copia de seguridad.el archivo pst se creó durante el proceso de copia de seguridad anterior en este documento, por lo que es el archivo que se restaurará. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

Si ha creado una contraseña para el archivo pst, introdúzcala para abrirlo. A continuación, haga clic en el botón ACEPTAR para continuar. Nota: no recibirá este cuadro de diálogo si no creó una contraseña.

a continuación, seleccione la carpeta que desea importar. Si la carpeta de la que hizo una copia de seguridad tenía subcarpetas, puede seleccionar solo la subcarpeta que desea restaurar. También tiene dos opciones sobre dónde importar las carpetas. Puede elegir importar los elementos en la carpeta seleccionada actualmente (resaltada en el Panel de navegación) o en la misma carpeta que ya se creó en su cuenta de correo electrónico. En la siguiente figura, se seleccionó la opción para restaurar el correo electrónico en la misma carpeta en las Carpetas Personales (Bandeja de entrada). Dado que va a las Carpetas Personales, no se almacenará en el servidor UH donde consumiría cuota.

Eso es todo. Outlook importará los mensajes de correo electrónico desde el archivo de carpeta personal y en la carpeta de correo electrónico que seleccionó. Estos mensajes de correo electrónico ahora formarán parte de su correo electrónico.

Archivo automático

Otra opción para crear una copia de seguridad de sus carpetas de correo electrónico es la función de archivo automático en Outlook. Es relativamente fácil de usar y fácil de configurar.

El archivo automático moverá automáticamente los elementos que se consideren antiguos (una preferencia establecida por usted) a un archivo de archivo y lo eliminará de su carpeta de correo electrónico. Tiene la capacidad de determinar qué carpetas se archivan automáticamente, así como el tiempo que debe pasar antes de que un elemento se considere antiguo.

Para iniciar la función de archivo automático, inicie primero la aplicación MS Outlook. A continuación, haga clic en el menú Herramientas y seleccione Opciones. En la ventana que se abre, haga clic en la pestaña Otra. Finalmente, haga clic en el botón Autoarchivar.

En la ventana que se abre, haga clic en la casilla Ejecutar autoarchivar todos. Especifique la cantidad de tiempo que debe pasar para que se ejecute la función de autoarchivar. También puede seleccionar la opción que Outlook le solicite antes de que se ejecute la función de autoarchivar. Asegúrese de anotar la ubicación predeterminada del archivo de archivo. Puede hacer clic en el botón Examinar si desea cambiar la ubicación predeterminada del archivo. Haga clic en el botón Aceptar para guardar la configuración. Haga clic en el OK botón en la ventana de Opciones para volver a la aplicación de Outlook.

OPCIONES DE ARCHIVO AUTOMÁTICO

Tiene el poder de configurar las opciones de archivo automático para cada carpeta de su cuenta de correo electrónico. Para establecer las opciones de una carpeta en particular, haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Propiedades en el menú. En la figura de abajo se seleccionó la Bandeja de entrada.

a continuación, haga clic en la ficha Autoarchivar. Configure las opciones como mejor le parezca. Puede elegir mover los elementos antiguos a un archivo de archivo, o simplemente eliminar todos los elementos juntos. También puede elegir la Configuración de archivo predeterminada o puede tener diferentes configuraciones para cada carpeta que decida archivar. Haga clic en el botón ACEPTAR para guardar los cambios.

Importar Elementos archivados en sus Carpetas originales

Puede llegar un momento en el futuro en el que desee restaurar los elementos en su archivo archivado. Tienes varias opciones para lograr esto. Puede restaurar los elementos archivados de nuevo en su buzón de correo (en su ubicación original), importar los elementos archivados en una nueva carpeta o abrir el archivo archivado y copiar manualmente los elementos que necesita.

En Outlook, vaya al menú Archivo y seleccione Importar y exportar… En la ventana que se abre, elija la opción Importar desde otro programa o archivo. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En la siguiente ventana, desplácese hacia abajo en la lista de tipos de archivo y seleccione Archivo de carpeta personal (.pst). Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

A continuación, haga clic en el botón Examinar para localizar el archivo archivado desde el que desea restaurar su correo electrónico. Seleccione la opción adecuada para sus propósitos. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

a continuación, seleccione el archivo que desea importar. Asegúrate de marcar la casilla Incluir subcarpetas para asegurarte de restaurar todo tu correo electrónico. A continuación, haga clic en la opción para Importar elementos en la misma carpeta en: para restaurar los mensajes a sus ubicaciones originales antes de que se archivaran. Haga clic en el botón Finalizar para importar el correo electrónico.

Eso es todo. Outlook importará los mensajes de correo electrónico del archivo de archivo y los volverá a colocar en sus ubicaciones originales. Estos mensajes de correo electrónico ahora formarán parte de su correo electrónico.

Importar elementos archivados en una nueva carpeta

El primer paso para este proceso es crear una nueva carpeta en Outlook para guardar los elementos archivados. Para hacer esto, vaya al menú Archivo en Outlook, seleccione Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta…

A continuación, asigne un nombre a la carpeta. En el cuadro de texto Carpeta contiene:, elija Elementos de correo y Correo. A continuación, seleccione dónde desea crear la nueva carpeta. En la siguiente figura, la nueva carpeta llamada Elementos archivados se creó en la raíz de la carpeta de correo electrónico hdtest.

Después de crear una nueva carpeta para guardar los elementos archivados, está listo para importar su archivo archivado. Para hacer esto, primero haga clic una vez en la nueva carpeta que acaba de crear para seleccionarla. A continuación, vaya al menú Archivo y seleccione Importar y Exportar… En la ventana que se abre, elija la opción Importar desde otro programa o archivo. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

En la siguiente ventana, desplácese hacia abajo en la lista de tipos de archivo y seleccione Archivo de carpeta personal (.pst). Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

A continuación, haga clic en el botón Examinar para localizar el archivo archivado desde el que desea restaurar su correo electrónico. Seleccione la opción adecuada para sus propósitos. Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

a continuación, seleccione el archivo que desea importar. Asegúrate de marcar la casilla Incluir subcarpetas para asegurarte de restaurar todo tu correo electrónico. A continuación, haga clic en la opción para Importar elementos en la carpeta actual para restaurar los mensajes en la nueva carpeta que creó. Haga clic en el botón Finalizar para importar el correo electrónico.

Eso es todo. Outlook importará los mensajes de correo electrónico del archivo de archivo y los colocará en la nueva carpeta que creó. Estos mensajes de correo electrónico ahora formarán parte de su correo electrónico.

Copiar manualmente Elementos de un archivo Archivado

La última opción para restaurar el correo electrónico de un archivo archivado es abrir el archivo archivado y copiar solo los elementos que desea restaurar. Para ello, vaya al menú Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, haga clic en Archivo de datos de Outlook…

a Continuación, busque la ubicación del archivo comprimido. Selecciónelo y haga clic en el botón Abrir. Outlook lo colocará en su lista de carpetas. A continuación, puede abrirlo y copiar solo los elementos que desea mover simplemente haciendo clic y arrastrando el elemento a la ubicación deseada. Alternativamente, puede simplemente ver los elementos mientras están en la carpeta archivada.

Cuando haya terminado con el archivo archivado, puede hacer clic con el botón derecho en el archivo archivado y hacer clic en Cerrar «Archivar carpetas» para eliminar el archivo archivado de la lista de carpetas.