zjistit, jak a kdy poslat upomínkový e-mail, je sociální dilema, které většina lidí zná až příliš dobře. Nikdo nechce narazit jako netrpělivý nebo ctižádostivý,ale nikdo nechce řešit Zmeškané schůzky nebo zmeškané termíny. Jak vyvážíte potřebu respektovat autonomii někoho jiného s potřebou dělat věci?

dilema etikety lze snadno vyřešit dobře napsanou připomínkou. To jsou zprávy, které získají smysl, aniž by vytvářely tvrdé pocity. Jsou profesionální a efektivní, přesto přátelský a jemný.

v tomto článku se dozvíte, jak vytvářet e-maily tohoto druhu. Ale nejprve se Naučme, kdy je vhodné je poslat, a jak najít perfektní načasování.

kdy byste měli poslat e-mail s připomenutím?

upomínkové e-maily jsou užitečné, když se něco důležitého blíží a když se něco mělo stát, ale nestalo se. zde jsou některé situace, které by mohly mít prospěch z odeslání připomenutí.

jaké je ideální načasování pro připomenutí e-mailu?

není vždy snadné najít ideální čas pro odeslání e-mailu s připomenutím. Jak brzy po pracovním pohovoru nebo zmeškané lhůtě, nebo jak daleko před důležitou událostí, měli byste se dostat do kontaktu?

odpověď závisí na tom, na co čekáte. Pokud někomu připomínáte zmeškaný termín, platbu, fakturu nebo zásilku, je vhodné zaslat připomenutí první pracovní den po datu splatnosti. Delší čekání nejen prodlužuje zpoždění, ale také zvyšuje riziko, že osoba zapomene na podrobnosti dohody.

pokud sledujete něco, co nemělo datum splatnosti, považuje se za dobré chování počkat trochu déle-zvláště pokud vám někdo dělá laskavost.

totéž platí pro následné e-maily na žádosti o zaměstnání a pohovory. Žádost o zaměstnání je stresující a vždy trvá déle, než byste chtěli. Ale najímání je složitý proces na konci zaměstnavatele, také. Když čekáte místo spěchu, abyste následovali, ukážete zaměstnavateli, že respektujete jejich čas a autoritu.

podle Harvard Business Review můžete sledovat týden po pohovoru, pokud jste se neozvali. Ve skutečnosti doporučuje delší čekání 10-14 dní. Přemýšlejte o tom, co vám tazatel nebo manažer náboru řekl o jejich časové ose. A vždy pošlete zprávu alespoň před několika dny, když řekli, že se ozvete.

Advance připomenutí jsou jednodušší. Ty můžete poslat jeden pracovní den před akcí. Dva dny předtím je vhodné, pokud osoba musí provést komplikované přípravy. Pokud používáte Calendly, můžete snadno naplánovat připomenutí pro automatické odeslání určitého počtu hodin před událostí.

jak píšete jemný upomínkový e-mail?

kromě odeslání e-mailu je jedním z nejdůležitějších prvků etikety připomenutí přátelský tón. Chcete najít rovnováhu mezi naléhavostí a porozuměním. Čím jemnější můžete být, tím lépe.

níže je několik příkladů a šablon, ze kterých můžete přejet prstem — pomohou vám vytvořit laskavé e-maily s připomenutím, které vedou váš bod domů, aniž by ublížily jakýmkoli pocitům.

1. Vyberte vhodný předmět

pevný předmět e-mailu je nutností. Je to prostě dobrá e-mail etiketa zahrnout jeden. Skvělý předmět ujišťuje příjemce, že nejste spammer, což je důležité, pokud posíláte zprávy někomu, jako je prodejce nebo tazatel. Možná vás dobře neznají a nemusí mít vaši adresu ve svém seznamu kontaktů.

pokud se jedná o profesionální zprávu týkající se zmeškaného termínu, dobrým způsobem, jak začít předmět, je slova „požadovaná odpověď“ nebo „požadovaná akce“.“Získají pozornost lidí a mohou je povzbudit k otevření e-mailu.

přirozeně nechcete tuto frázi použít, pokud posíláte e-mail někomu, kdo vám dělá laskavost nebo zdvořilost. Pokud sledujete po pohovoru nebo se vracíte do kontaktu s někým, kdo vám nabídl, že pro vás něco udělá, fráze „sledování“ může být lepší.

Ať tak či onak, ujistěte se, že odkazujete na danou záležitost. Níže uvádíme několik příkladů řádků předmětu e-mailu s připomenutím:

2. Pozdravte příjemce

stejně jako předmět, pozdrav je nutností, když posíláte zdvořilý upomínkový e-mail. To dělá zprávu znít přátelštější a profesionálnější zároveň.

lidé se trápí nad e-mailovými pozdravy, ale není to tak složité, jak by se mohlo zdát. Tyto jednoduché tipy vám pomohou vybrat ten nejlepší pro každou situaci:

3. Začněte s jemností

protože vaším cílem je napsat jemný upomínkový e-mail, začněte přátelskou zprávou. Nejlepší je být konkrétní a odkazovat na něco vhodného, co o dané osobě víte, jako je nadcházející milník nebo velký Projekt, na kterém pracují. Například:

pokud je tato osoba kolegou nebo někým, kdo pro vás v poslední době udělal něco pěkného, můžete poděkovat jako otevření svého e-mailu. Například:

pokud neznáte osobu nebo její práci, něco jako „doufám,že máte dobrý týden“ je v pořádku.

4. Dostaňte se k věci

jakmile otevřete s osobním dotykem, můžete pracovat na tom, abyste svou zprávu dostali. To je část, kterou budete chtít trávit nejvíce času. Ujasněte si, co se musí stát a kdy, ale dávejte pozor, abyste se vyhnuli obviňování jazyka.

jedním z nejcitlivějších typů Připomenutí je připomenutí zmeškaného termínu. Zde je to, co byste mohli říci v této situaci, počínaje vhodným jemným otvírákem:

“ Díky za vaši práci na návrhu Millera. Myslím, že na to budeme mít dobrou odpověď.

právě teď jsem znepokojen jemným spuštěním produktu Widgets. Jak jsme diskutovali, potřebovali jsme od vás včera průzkum trhu, aby náš designový tým mohl začít. Potřebují tyto informace co nejdříve, aby projekt mohl pokračovat.“

výše uvedená zpráva je jasná o tom, co se nestalo a proč je tak důležité. Tento druh jasnosti můžete použít na jakýkoli e-mail s připomenutím, včetně těch, které lidem připomínají nadcházející události. Například:

věděli jste, že můžete automatizovat e-maily s připomenutím událostí? S pracovními postupy Calendly můžete před schůzkou posílat více připomenutí napříč různými kanály, abyste zlepšili produktivitu docházky a výnosového cyklu. Obzvláště užitečné je, že je můžete poslat e-mailem, textem nebo obojím. Například e-mailové připomenutí zaslané den před schůzkou by mohlo být posíleno textovým oznámením několik minut před zahájením hovoru. Chcete to vidět v akci? Vyzkoušejte to zdarma!

5. Udělejte konkrétní požadavek

váš účel při odesílání přátelského upomínkového e-mailu není uvalit vinu, ale povzbudit něco, aby se stalo. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je žádost o to, co potřebujete, aby příjemce udělal — výzva k akci — spolu s tím, kdy ji potřebujete. Buďte co nejkonkrétnější. I když jste své telefonní číslo sdíleli dříve, například, zahrňte jej znovu do výzvy k akci, aby nedošlo k záměně akce, kterou má příjemce provést:

6. Zabalte to a podepište své jméno

vždy ukončete tím, že příjemci poskytnete výhodu pochybnosti. Dobrá závěrečná věta zní něco jako:

poslední věc, kterou musíte udělat, je podepsat e-mail. Stejně jako u pozdravu, zvažte svůj vztah s danou osobou a to, jak se chcete setkat. V případě pochybností použijte jeden z těchto profesionálních odhlášení:

konec s celým jménem. Při odesílání e-mailu někomu, koho velmi dobře znáte, můžete použít své křestní jméno. Pokud je to někdo, koho neznáte, přidejte název zaměstnání a název společnosti. Ujistěte se, že vás mohou spojit s projektem nebo událostí, na kterou odkazujete.

čekající hra: není odpověď odpovědí?

pokud výslovně požádáte o odpověď na vaši připomínku, můžete rozumně očekávat, že ji získáte. Žádná odpověď obvykle znamená jednu ze tří věcí:

Chcete-li zachovat dobrou vůli, snažte se dát lidem výhodu pochybnosti. Předpokládejme, že chtějí odpovědět. Pokud je to nutné, napište znovu, abyste zjistili, zda potřebují pomoc.

je frustrující posílat více než jeden upomínkový e-mail. Mějte však na paměti, že každý má své důvody, proč neodpovídá. Před opětovným sledováním jim dejte několik dní na odpověď. Když tak učiníte, Udržujte svůj tón pacienta a připomeňte jim, proč je záležitost naléhavá. Pokud neodpoví po druhé upomínce, zvažte, zda jim během pracovní doby přátelsky zavoláte.

dvě připomenutí také postačují pro nadcházející událost. Jeden e-mail den před schůzkou a další hodinu před tím obvykle stačí. První z nich poskytuje příležitost poslat vše, co potřebují k přípravě, a druhý jim dává šanci nabídnout heads-up, pokud mají zpoždění.

měli byste místo e-mailů používat připomenutí?

vaše připomenutí nemusí být e-mailem. SMS zprávy mohou být přátelštější a osvědčily se jako účinné při kontaktu. Výzkum ukazuje, že až 98% textů se otevře ve srovnání s 20% e-mailů. A zatímco pouze 6% e-mailů dostává odpovědi, toto číslo se u textů zvyšuje na 45%.

SMS zprávy jsou také snadno odesílat, a to zejména s notifikací nástroj Calendly je. Můžete lidem připomenout nadcházející schůzky, Zmeškané odpovědi a další na vlastní plán. Můžete nastavit připomenutí zprávy, které mají být odeslány v určených intervalech před nebo po událostech. Udržuje všechny na správné cestě a snižuje zpoždění — a nakonec, o tom jsou upomínkové e-maily.

jste připraveni zefektivnit proces připomenutí pomocí Calendly? Přihlaste se k bezplatné zkušební verzi ještě dnes.

Zaregistrujte se zdarma pro Calendly