räkna ut hur och när man ska skicka en påminnelse e-post är ett socialt dilemma som de flesta människor vet alltför väl. Ingen vill komma över som otålig eller påträngande, men ingen vill hantera missade möten eller förfallna tidsfrister heller. Hur balanserar du behovet av att respektera någon annans autonomi med behovet av att få saker gjorda?

etikettdilemmaet löses enkelt med en välskriven påminnelse. Det här är meddelandena som får poängen utan att skapa hårda känslor. De är professionella och effektiva, men ändå vänliga och skonsamma.

i den här artikeln lär du dig hur du skapar e-postmeddelanden av detta slag. Men först, låt oss lära oss när det är lämpligt att skicka dem, och hur du hittar din perfekta timing.

När ska du skicka ett påminnelsemail?

påminnelsemail är användbara när något viktigt kommer upp och när något borde ha hänt men inte gjorde det. här är några situationer som kan dra nytta av att skicka en påminnelse.

Vad är den perfekta tidpunkten för en påminnelse e-post?

det är inte alltid lätt att hitta den perfekta tiden att skicka ett påminnelsemail. Hur snart efter anställningsintervjun eller missade deadline, eller hur långt före den viktiga händelsen, ska du komma i kontakt?

svaret beror på vad du väntar på. Om du påminner någon om en missad tidsfrist, betalning, faktura eller leverans är det lämpligt att skicka en påminnelse den första arbetsdagen efter förfallodagen. Att vänta längre förlänger inte bara förseningen utan ökar också risken för att personen kommer att glömma detaljerna i avtalet.

om du följer upp något som inte hade ett förfallodatum anses det vara bra sätt att vänta lite längre — speciellt om någon gör dig en tjänst.

detsamma gäller för uppföljande e-postmeddelanden till jobbansökningar och intervjuer. Att söka jobb är stressigt och det tar alltid längre tid än du vill. Men anställning är också en komplex process på arbetsgivarens slut. När du väntar istället för att rusa för att följa upp, visar du arbetsgivaren att du respekterar deras tid och auktoritet.

enligt Harvard Business Review kan du följa upp en vecka efter din intervju om du inte har hört tillbaka. Rekommenderar faktiskt en längre väntan på 10-14 dagar. Tänk på vad intervjuaren eller anställningschefen har sagt till dig om deras tidslinje. Och skicka alltid ett meddelande åtminstone några dagar tidigare när de sa att du skulle höra tillbaka.

Förhandspåminnelser är enklare. Du kan skicka ut dem en arbetsdag före evenemanget. Två dagar innan är lämpligt om personen måste göra detaljerade förberedelser. Om du använder Calendly kan du enkelt schemalägga påminnelser för att automatiskt skicka ett visst antal timmar före evenemanget.

Hur skriver du en mild påminnelse e-post?

bortsett från när du skickar e-post, en av de viktigaste delarna av påminnelse etikett är en vänlig ton. Du vill hitta en balans mellan brådska och förståelse. Ju mildare du kan vara, desto bättre.

nedan finns flera exempel och mallar som du kan svepa från — de hjälper dig att skapa vänliga påminnelsemail som driver din poäng hem utan att skada några känslor.

1. Välj en lämplig ämnesrad

en solid e-post Ämnesrad är ett måste. Det är helt enkelt bra e-postetikett att inkludera en. En bra ämnesrad försäkrar mottagaren att du inte är en spammare, vilket är viktigt om du meddelar någon som en leverantör eller arbetsintervjuare. De kanske inte känner dig väl och kanske inte har din adress i sin kontaktlista.

om det är ett professionellt meddelande relaterat till en missad deadline är ett bra sätt att starta din ämnesrad med orden ”Response Required” eller ”Action Required.”Dessa får människors uppmärksamhet och kan uppmuntra dem att öppna e-postmeddelandet.

naturligtvis vill du inte använda den här frasen om du skickar e-post till någon som gör dig en tjänst eller artighet. Om du följer upp efter en intervju eller komma tillbaka i kontakt med någon som erbjöd sig att göra något för dig, frasen ”uppföljning” kan vara bättre.

hur som helst, se till att du hänvisar till saken. Nedan följer några exempel på ämnesrader för påminnelse via e-post:

2. Hälsa mottagaren

som en ämnesrad är en hälsning ett måste när du skickar ett artigt påminnelsemail. Det gör att meddelandet låter vänligare och mer professionellt samtidigt.

människor agoniserar över e-posthälsningar, men det är inte så knepigt som vissa kan få det att verka. Dessa enkla tips hjälper dig att välja den bästa för alla situationer:

3. Börja med de trevligheter

eftersom ditt mål är att skriva en mild påminnelse e-post, börja med ett vänligt meddelande. Det är bäst att vara specifik och referera till något lämpligt som du vet om personen, till exempel en kommande milstolpe eller ett stort projekt de har arbetat med. Till exempel:

om personen är en kollega eller någon som har gjort något trevligt för dig nyligen kan du erbjuda ditt tack som öppningen till din e-post. Till exempel:

om du inte känner personen eller deras arbete är något som ”jag hoppas att du har en bra vecka” bra.

4. Kom till punkten

när du har öppnat med den personliga touchen kan du arbeta med att få ditt meddelande över. Det här är den del du vill spendera mest tid på. Var tydlig om vad som behöver hända och när Men se till att undvika att skylla på språk.

en av de mest känsliga typerna av påminnelser är den missade deadline-påminnelsen. Här är vad du kan säga i den situationen, börjar med en lämplig mild öppnare:

”Tack för ditt arbete med Miller-förslaget. Jag tror att vi får ett bra svar på det.

just nu är jag oroad över den milda Widgets produktlanseringen. Som vi hade diskuterat behövde vi marknadsundersökningen från dig igår, så vårt designteam kan komma igång. De behöver den informationen ASAP så att projektet kan gå vidare.”

meddelandet ovan är tydligt om vad som inte hände och varför det är så viktigt. Du kan tillämpa den typen av tydlighet på alla påminnelsemail, inklusive de som påminner människor om kommande evenemang. Till exempel:

visste du att du kan automatisera e-postmeddelanden om händelsepåminnelser? Med Calendlys arbetsflöden kan du skicka flera påminnelser före ett möte över olika kanaler för att förbättra närvaro och intäktscykelproduktivitet. Det som är särskilt användbart är att du kan skicka dem via e-post, text eller båda. Till exempel kan en e-postpåminnelse som skickas dagen före ett möte förstärkas av en textmeddelande några minuter innan samtalet startar. Vill du se det i aktion? Prova det gratis!

5. Gör en specifik förfrågan

ditt syfte med att skicka ett vänligt påminnelsemail är inte att ålägga skuld utan att uppmuntra något att hända. Det bästa sättet att få det över är med en begäran om vad du behöver mottagaren att göra — en uppmaning till handling — tillsammans med när du behöver det. Var så specifik som möjligt. Även om du har delat ditt telefonnummer tidigare, till exempel, inkludera det igen i din uppmaning så att det inte går att misstänka den åtgärd du vill att mottagaren ska vidta:

6. Vik upp det och skriv ditt namn

sluta alltid med att ge mottagaren fördelen av tvivel. En bra avslutande mening låter något som:

det sista du behöver göra är att underteckna e-postmeddelandet. Som du gjorde med hälsningen, överväga ditt förhållande till personen och hur du vill stöta på. Om du är osäker, använd en av dessa professionella signaturer:

avsluta med ditt fullständiga namn. När du skickar ett e-postmeddelande till någon du känner mycket väl kan du använda Ditt förnamn. Om det är någon du inte känner, Lägg till din jobbtitel och företagsnamn. Se till att de kan ansluta dig till projektet eller händelsen du refererar till.

väntar spelet: är inget svar ett svar?

om du uttryckligen begär ett svar på din påminnelse kan du rimligen förvänta dig att få en. Inget svar betyder vanligtvis en av tre saker:

för att upprätthålla goodwill, försök att ge människor nytta av tvivel. Antag att de vill svara. Om det känns nödvändigt, skriv igen för att se om de behöver hjälp.

det är frustrerande att behöva skicka mer än ett påminnelsemail. Men kom ihåg att alla har sina skäl för att inte svara. Ge dem några dagar att svara innan du följer upp igen. När du gör det, håll din ton tålmodig och påminn dem varför saken är brådskande. Om de inte svarar efter den andra påminnelsen, överväga att ge dem ett vänligt telefonsamtal under kontorstid.

två påminnelser räcker också för en kommande händelse. Ett e-postmeddelande dagen före ett möte och en annan en timme innan räcker vanligtvis. Den första ger en möjlighet att skicka allt de behöver för att förbereda och den andra ger dem en chans att erbjuda en heads-up om de är försenade.

ska du använda påminnelsetexter istället för e-post?

din påminnelse behöver inte vara ett e-postmeddelande. SMS-meddelanden kan vara vänligare och de har visat sig vara effektiva för att komma i kontakt. Forskning visar att så många som 98% av texterna öppnas jämfört med 20% av e-postmeddelandena. Och medan endast 6% av e-postmeddelandena får svar, går det upp till 45% för texter.

SMS-meddelanden är också lätta att skicka, särskilt med Calendlys anmälningsverktyg. Du får påminna människor om kommande möten, missade svar och mer på ett anpassat schema. Du kan ställa in påminnelsemeddelanden som ska skickas med angivna intervall före eller efter händelser. Det håller alla på rätt spår och minskar förseningar-och i slutändan är det vad påminnelsemail handlar om.

redo att göra din påminnelseprocess effektivare med Calendly? Registrera dig för din GRATIS Provperiod idag.

registrera dig gratis för Calendly