Cuando dirige una empresa en Australia, independientemente de la estructura de la empresa, la ATO requiere que mantenga registros de impuestos y obligaciones de los empleados. La ATO puede solicitar sus registros durante un máximo de cinco años (y para algunos requisitos aún más), por lo que vale la pena organizarse.

Hay muchos beneficios para mantener buenos registros comerciales. Ellos pueden ayudarte:

• mantenerse al día con la salud de su negocio para tomar buenas decisiones comerciales
• administrar su flujo de efectivo
• cumplir con sus obligaciones fiscales y de empleados, como el pago y la jubilación
• demostrar la posición financiera de su negocio a posibles prestamistas o inversores
• Si surge una disputa, podrá respaldarla con la prueba que puede necesitar

Si su empresa está constituida, deberá conservar copias de las actas de las reuniones y de la constitución de la Comisión Australiana de Valores e Inversiones (ASIC).

Registros de impuestos y jubilaciones

Es un requisito legal mantener registros de todas sus transacciones comerciales para respaldar la información que proporciona a la ATO en sus declaraciones e informes de impuestos. Los registros que mantenga dependerán de las obligaciones tributarias y de jubilación que se requieren de su negocio, así como de la estructura de su negocio (ya sea que sea un comerciante individual, una empresa, una sociedad o un fideicomiso).

¿Cuáles son los requisitos de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO)?

La ATO tiene requisitos estrictos sobre los detalles de sus registros:

• Debe almacenar sus registros de una manera que evite que la información se modifique o dañe
• Sus registros deben conservarse durante cinco años (o a veces más), a partir del momento en que prepare u obtenga el registro o complete la transacción (lo que ocurra más tarde)
• Si la ATO solicita ver cualquier registro, debe poder producirlo
• Sus registros deben conservarse en inglés o fácilmente convertido al inglés. No hay excusa para idiomas extranjeros
• Los registros se pueden mantener en papel (en papel) o en formato electrónico y deben detallar todas las transacciones. Es posible que sea necesario mostrar copias en papel como evidencia en asuntos legales para respaldar la evidencia electrónica. Las copias electrónicas son aceptadas por la ATO y la ASIC siempre que sean de naturaleza original.

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¿Qué registros necesita mantener?

Hay una serie de registros que deberá conservar cuando dirija un negocio en Australia, y que la ATO puede solicitar ver en cualquier momento.

Estos incluyen:

• los registros financieros
• registros legales
• registros de empleados
• política y procedimientos
• otros documentos del negocio.

Registros financieros

Los registros financieros de su negocio mostrarán su flujo de efectivo, la situación financiera de su negocio y detallarán cómo prepara su declaración de impuestos. Estos documentos incluyen:

• recibos y facturas de los bienes y/o servicios que vende
• contratos con proveedores
• estados de cuenta bancarios
• registro de activos de su empresa
• plan de amortización
• documentos fiscales que incluyen sus Estados de Actividad Comercial (BAS) y declaraciones anuales de impuestos
• préstamos y/o acciones comerciales

Registros legales

Los registros legales documentan cómo opera su negocio e incluyen:

• documentos de registro
• arrendamientos
• contratos con proveedores y clientes
• seguro

Registros de empleados

Deberá demostrar a la ATO que puede pagar a sus empleados correctamente y cumplir con sus obligaciones fiscales y de jubilación. Los registros de los empleados pueden ser necesarios para mostrar a las aseguradoras, la Comisión de Trabajo Justo o una organización estatal de Salud y Seguridad en el Trabajo.

Si tiene empleados, deberá mantener registros de:

• listas de personal, asistencia y remuneración
• cuentas bancarias, número de archivo de impuestos (TFN) y detalles de la cuenta de jubilación
• detalles de contacto
• rendimiento e historial de trabajo

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Descargue este artículo: ¿Cuáles son los cinco tipos de registros que debe mantener para las empresas en Australia

Política y procedimientos

Deberá proporcionar su política y procedimientos al personal cuando comiencen a trabajar y se pueden incluir como parte de su contrato de trabajo? Algunas industrias le pedirán su política y procedimientos cuando trabaje en el sitio. Asegúrese de actualizar sus políticas de acuerdo con los cambios legislativos.

Estos registros incluyen:

• planes de salud y seguridad en el lugar de trabajo
• normas de vestimenta
• políticas de acoso sexual
• manuales operativos

Otros registros comerciales

Hay una serie de otros registros comerciales que deben almacenarse, que incluyen::

• registros de clientes
• quejas recibidas
• detalles de disputas
• cotizaciones dadas y ganadas
• campañas de publicidad y marketing
• pólizas de seguro

¿Durante cuánto tiempo debe conservar sus registros?

Debe mantener sus registros y documentos durante diferentes períodos, dependiendo del departamento u organización gubernamental que necesite la información.

• La Comisión Australiana de Valores e Inversiones (ASIC) requiere que las empresas mantengan registros durante siete años.
• El Defensor del Trabajo Justo (FWO) requiere que mantenga los registros de los empleados durante siete años.
• La Oficina de Impuestos de Australia requiere que mantenga registros durante cinco años después de que se crearon. Si su empresa posee activos, es posible que deba mantener sus registros durante un período más largo

Es una buena idea usar un programa de software profesional de mantenimiento de registros que cumpla con los Informes Comerciales Estándar (SBR). Puede ser difícil configurar su mantenimiento de registros sin un fondo de contabilidad. Si necesita ayuda para comenzar o ha superado sus procesos actuales, ITP puede ayudarlo con sus registros comerciales y configurar el mejor sistema para usted.

ITP Los profesionales de Impuestos sobre la Renta han cuidado de las empresas australianas durante 50 años y ofrecen servicios de impuestos y contabilidad. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, comuníquese y hable con un profesional hoy mismo.