En nuestra vida cotidiana, estamos operando constantemente bajo suposiciones. Asumimos que nuestra alarma sonará según lo programado y despertaremos a tiempo. Asumimos que nuestros autos arrancarán cada mañana y nos pondremos a trabajar sin problemas. Y, como PMs, también hacemos suposiciones en la gestión de proyectos.
El hecho es que las suposiciones se pueden demostrar incorrectas en cualquier momento, lo que efectivamente arruina nuestros planes. Es por eso que, como gerente de proyecto, es fundamental comprender qué son los supuestos del proyecto y cómo identificarlos adecuadamente durante la fase de planificación de cada proyecto.
Siga leyendo para obtener más información sobre los supuestos del proyecto, incluida la forma en que se distinguen de las restricciones y dependencias del proyecto.
¿Cuáles son los supuestos en la gestión de proyectos?
De acuerdo con el Instituto de Gestión de Proyectos, una suposición es cualquier factor de proyecto que se considera verdadero, real o cierto sin prueba empírica o demostración. Siendo realistas, es imposible planificar un proyecto sin hacer algunas suposiciones. La clave es saber cómo detectar esas suposiciones y establecer salvaguardias para que, si se demuestra que alguna suposición es falsa, el impacto en la ejecución del proyecto sea mínimo.
Es importante tener en cuenta que cada supuesto de proyecto plantea un riesgo potencial. Esta es la razón por la que el análisis de suposiciones es un componente tan crítico de la planificación de la gestión de riesgos, y por la que cada PM debe entender cómo evaluar, documentar y comunicar adecuadamente las suposiciones al planificar un proyecto.
Ejemplos de suposiciones de proyecto
Veamos un poco más de cerca las suposiciones que pueden afectar a cualquier proyecto. Los supuestos del proyecto pueden clasificarse en varias categorías diferentes, incluidas las hipótesis de recursos, las hipótesis presupuestarias y las hipótesis de alcance.
Aquí hay algunos ejemplos más específicos de supuestos de proyectos:
- Tendrás acceso a todos los recursos que necesitas para completar el proyecto, tanto humanos como materiales.
- Los miembros del equipo del proyecto tendrán los recursos que necesitan para completar sus tareas individuales a tiempo, desde equipos especializados y software hasta electricidad durante las horas de trabajo.
- Los gastos de personal no cambiarán durante el ciclo del proyecto.
- Otros costos de materiales y recursos se mantendrán constantes durante todo el proyecto.
- El costo total de las operaciones cotidianas no aumentará.
- Todo el equipo estará en condiciones de funcionamiento durante todo el ciclo del proyecto.
- El alcance del proyecto no cambiará a lo largo de su ciclo de vida.
¿Qué son las restricciones del proyecto?
Para muchos gerentes de proyecto nuevos, las distinciones entre suposiciones, restricciones y dependencias del proyecto no son tan claras. Veamos ahora las restricciones del proyecto y cómo difieren de las suposiciones.
En pocas palabras, las restricciones son las limitaciones en las que usted y los miembros del equipo de su proyecto deben trabajar. En términos de gestión de proyectos, las restricciones a menudo se parecen a las siguientes:
- El presupuesto de su proyecto
- El cronograma de su proyecto
- Los recursos de su proyecto
Los tres elementos tienen límites predefinidos que limitan la finalización de su proyecto. Debe trabajar dentro del presupuesto designado del proyecto para entregarlo de acuerdo con el cronograma programado, utilizando la asignación de recursos asignada a usted, a los miembros de su equipo y a las partes interesadas de su proyecto.
¿Qué son las dependencias del proyecto?
Ahora que hemos distinguido las restricciones de las suposiciones, hablemos de las dependencias del proyecto. Esencialmente, una dependencia de proyecto es cualquier tarea o actividad que depende de la finalización o iniciación de otra. Por ejemplo, si su proyecto no puede pasar a la siguiente fase hasta que un elemento en particular sea aprobado por el cliente o un stakeholder, entonces la siguiente fase es una dependencia.
En algunos casos, las restricciones del proyecto conducen a dependencias. Por ejemplo, si solo tienes un diseñador en tu equipo trabajando en varios elementos de diseño, entonces cada uno de esos elementos se vuelve dependiente del otro. La restricción de tener un diseñador produce dependencias.
Planificación de supuestos, restricciones y dependencias del proyecto
¿Qué es la gestión de alcance? Como gerente de proyecto, la planificación de todas las suposiciones, limitaciones y dependencias posibles es crucial para garantizar que la ejecución del proyecto se realice a tiempo y dentro del presupuesto. Por supuesto, tanto la planificación como la ejecución se simplifican con un software de gestión de proyectos confiable como Wrike.
Con las herramientas de gestión de proyectos personalizables e interactivas de Wrike, podrá visualizar y trazar la línea de tiempo completa de un proyecto, descubrir cómo explicar las horas a un cliente para un proyecto, la referencia de alcance frente a la declaración de alcance y la ruta crítica para identificar dependencias y planificar suposiciones y restricciones. También podrá administrar la carga de trabajo de su equipo con herramientas de administración de recursos fáciles de usar y monitorear el progreso del proyecto en tiempo real.
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