Los administradores de Exchange a menudo reciben preguntas de los usuarios sobre la administración de calendarios de Outlook y las capacidades de uso compartido de calendarios. Afortunadamente, compartir calendarios individuales de Microsoft Outlook 2007 es muy fácil , y los usuarios pueden configurarlo ellos mismos. Estos son los pasos que puede compartir con sus usuarios, ayudándoles a compartir sus calendarios, personalizar calendarios personales y ver varios calendarios de Outlook en modo superpuesto.

Compartir un calendario de Outlook 2007

Para compartir un calendario predeterminado, abra su calendario y seleccione Compartir mi calendario en la barra de tareas de la izquierda. Outlook creará un nuevo mensaje de correo electrónico con la línea de asunto Invitation Invitación para compartir: < su nombre> – Calendario.

Este mensaje contiene dos casillas de verificación (Figura 1, la primera de las cuales permite al destinatario seleccionado ver su calendario. La segunda casilla de verificación le permite enviar una solicitud para ver el calendario de otra persona.

Gráfico 1 Comparte tu calendario y envía una solicitud para ver el calendario de Outlook de otro usuario.

Configuración de los permisos de calendario de Outlook

Cuando comparte su calendario, los permisos de revisor by se asignan de forma predeterminada. Esto significa que el destinatario tiene acceso de solo lectura a su calendario. Puede cambiar fácilmente esta configuración.

Haga clic con el botón derecho en la lista de su calendario compartido en la sección Todos los elementos del calendario de Outlook, luego elija el comando Cambiar permisos de uso compartido. Outlook mostrará la pestaña Permisos (Figura 2).

Gráfico 2 La pestaña Permisos muestra una lista de todas las personas a las que se permite ver el calendario de Microsoft Outlook 2007.

Esta pestaña enumera a todos los que tienen permiso para ver su calendario; use esta pestaña para agregar o eliminar el acceso al calendario o modificar permisos. Outlook 2007 proporciona varios esquemas de permisos predefinidos, o puede crear un conjunto personalizado de permisos.

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Compartir calendarios personalizados de Outlook

Los usuarios de Outlook también pueden crear varios calendarios. Un usuario a menudo creará un calendario personal o un calendario relacionado con un proyecto específico. Si observa la Figura 3, verá que los calendarios no predeterminados (personalizados) se enumeran en la sección Otros calendarios de la barra de tareas de la izquierda.

Gráfico 3 Outlook 2007 permite a los usuarios crear y personalizar varios calendarios.

Cuando un usuario comparte su calendario, solo se comparte el calendario predeterminado. Cuando alguien más ve tu calendario, esa persona no puede ver la información de libre/ocupado que aparece en tus otros calendarios. Si su calendario predeterminado muestra que está libre durante un tiempo determinado, otros usuarios lo verán como libre en ese momento, independientemente de lo que esté programado en sus otros calendarios.

También puede compartir sus calendarios alternativos haciendo clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir y eligiendo Compartir.

Abrir el calendario de Outlook de otro usuario

Si mira hacia atrás en la Figura 3, notará que la barra de tareas del calendario contiene la opción de abrir un calendario compartido. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que solicita el nombre del destinatario cuyo calendario desea abrir.

Puede introducir el nombre del destinatario manualmente o hacer clic en el botón Nombre y seleccionar el destinatario de la Lista Global de direcciones. Después de especificar el nombre del destinatario, haga clic en Aceptar para abrir su calendario.

Una vez que abra el calendario, Outlook lo mostrará junto al suyo (Figura 4). Una pestaña en la parte superior de cada calendario identifica el calendario que estás viendo. Debería ser fácil averiguar qué calendario es tuyo y cuál es de otro usuario, pero sin etiquetas identificativas, puede confundirse cuando abres más de dos calendarios. Outlook se abrirá hasta 30 calendarios a la vez.

Gráfico 4 Outlook muestra calendarios uno al lado del otro.

Visualización de calendarios de Outlook en modo superpuesto

Si está viendo varios calendarios de Outlook, la comparación manual de horarios puede resultar complicada. Una solución es usar el modo de superposición, que le permite ver la información de libre / ocupado de todos en un calendario común.

Para usar esta función, haga clic con el botón derecho en un calendario y elija la opción Ver en modo Superpuesto. La figura 5 muestra que Outlook combina citas en un calendario y las codifica con colores.

Gráfico 5 El modo de superposición combina todas las citas en un solo calendario.

Sobre el autor: Brien M. Posey, MCSE, es cinco veces galardonado con el premio Profesional más Valioso de Microsoft (MVP) por su trabajo con Exchange Server, Windows Server, Internet Information Services (IIS) y Sistemas de archivos y almacenamiento. Brien se ha desempeñado como CIO para una cadena nacional de hospitales y una vez fue responsable del Departamento de Gestión de la Información en Fort Knox. Como escritor técnico independiente, Brien ha escrito para Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevant Technologies y otras empresas de tecnología. Puede visitar el sitio web personal de Brien en www.brienposey.com