En este artículo, le mostraremos varias formas de escanear y enviar sus documentos por correo electrónico. Le mostraremos varias técnicas, como:

• Cómo usar la función escanear a correo electrónico de su impresora
• Cómo escanear desde su computadora
• Cómo escanear con su teléfono
• Cómo adjuntar su documento a un correo electrónico

También le mostraremos cómo transformar su documento en un documento digital que usted y su destinatario pueden firmar en línea.

Comencemos.

¿Debería Usar la Función Escanear a Enviar por correo electrónico de su Impresora?

Escanear a correo electrónico puede parecer una forma rápida y efectiva de escanear un documento y enviarlo en línea. Y lo es, pero no para todos los documentos y destinatarios.

Una de las principales desventajas de usar la función «escanear a enviar por correo electrónico» es el riesgo de que el documento no llegue a su destinatario.

Cuando usas la función «escanear a correo electrónico», es más difícil verificar que la dirección de correo electrónico que ingresas es correcta porque es posible que no recibas un mensaje de error si la ingresaste incorrectamente. No recibirás ninguna advertencia si el destinatario ha cambiado su dirección de correo electrónico o si su bandeja de entrada está llena.

Los destinatarios tampoco pueden responder a un mensaje enviado desde una impresora, ya que la dirección de correo electrónico de devolución se mostrará como una dirección sin respuesta. Rara vez puedes personalizar tu mensaje, y no recibirás respuesta de los destinatarios si intentan contactarte usando la dirección de correo electrónico que aparece en el mensaje.

Si desea utilizar la función «escanear a correo electrónico», solo debe hacerlo cuando pueda confirmar personalmente que el correo electrónico llegó a su destino, y solo debe usar esta función con documentos que no son muy importantes, ya que es posible que no lleguen al primer intento.

Entonces, ¿qué deberías hacer en su lugar?

La Mejor Alternativa: Cómo escanear y Enviar por correo electrónico un documento (+ Firmarlo o Solicitar una firma) de forma Segura y Práctica

Aquí hay algunas formas de escanear, enviar por correo electrónico e incluso firmar un documento en línea sin usar la función «escanear a enviar por correo electrónico»:

Escanear su documento

Aquí le mostramos cómo escanear su documento con cualquier escáner o impresora multifunción:

Cómo escanear en Windows

Windows tiene un método incorporado para escanear documentos, por lo que no necesita usar una aplicación o software diferente para hacerlo.

Aquí está cómo:

1. Abra el menú Inicio
2. Busque la aplicación Scan y haga clic en ella para abrirla. Si no puedes encontrarlo, puedes buscarlo usando la herramienta de búsqueda en la esquina inferior izquierda.
3. Una vez que haya abierto la aplicación Scan, le dirá si su escáner no está conectado, en cuyo caso tendrá que comprobar que el escáner está encendido y conectado correctamente.
4. Seleccione el escáner que utilizará de la lista y el tipo de archivo con el que guardará sus escaneos. Si solo quieres una imagen, PNG y JPEG son formatos muy comunes.
5. Para comenzar a escanear, coloque el documento en el escáner orientado hacia abajo y, a continuación, vaya a Mostrar más > Vista previa para echar un vistazo anticipado al documento.
6. También puede cambiar la configuración de la imagen (como los modos de color o escala de grises y la resolución de la imagen) utilizando la función «Mostrar más».
7. Espere hasta que el escáner termine de escanear el documento como vista previa y lo muestre en la pantalla. Si el documento está desalineado o extraviado, fije su posición en el escáner y vuelva a previsualizarlo.
8. Una vez que esté satisfecho con el posicionamiento, puede seleccionar el área que desea escanear haciendo clic y arrastrándolo. Una vez que haya seleccionado el área que desea escanear, haga clic en «Escanear».
9. Repita este proceso con cada página que desee escanear.
10. Espere hasta que el escaneo esté listo y tendrá su documento digitalizado correctamente.

Recuerde guardar su documento en una carpeta que recordará. Para facilitar las cosas, también puede guardarlo en su escritorio para que no se lo pierda.

Cómo escanear en un Mac

Su computadora Mac también tiene una herramienta preprogramada para usar su escáner. He aquí cómo usarlo:

1. Prepare sus documentos.
2. Abra la aplicación de vista previa.
3. Vaya a Archivo > Importar desde el escáner y seleccione su escáner.
4. Si no ve su escáner en la lista, asegúrese de que esté encendido y conectado.
5. Verá el cuadro de diálogo «Importar», donde se está preparando la vista previa del escaneo.
6. ahora puede elegir sus opciones de escaneo. Si lo desea, cambie el color, el tipo de documento, el tamaño, la orientación y otros detalles.
7. Haga clic en «Escanear» para comenzar a escanear, y la aplicación le avisará cuando haya digitalizado completamente su documento.
8. Repita este proceso con cada página que desee escanear.

Ahora tiene una versión digitalizada de su documento. Recuerda en qué carpeta guardaste el documento o guárdalo en el escritorio para que puedas verlo en la pantalla cuando hayas terminado.

Cómo escanear en iOS

Puede escanear su documento sin escáner utilizando la cámara integrada del iPhone o iPad. He aquí cómo:

1. Prepare su documento colocándolo sobre una superficie plana con buena iluminación.
2. Abre la aplicación Notes en tu iPad o iPhone.
3. Cree una nota nueva o seleccione una nota preexistente para agregarle un documento escaneado.
4. Toca el icono de la cámara situado en la parte inferior de la pantalla.
5. Pulse en «Escanear documentos».
6. Apunte la cámara al documento que desea escanear, si su dispositivo no comienza a escanear automáticamente, toque el botón del obturador para iniciar.
7. Repita este proceso con cada página.
8. Ahora el documento se escanea y se guarda en la aplicación Notes.

Puedes compartir tus notas a través de varias aplicaciones o enviarlas como un correo electrónico.

Cómo escanear en Android

Android no tiene una aplicación integrada dedicada a escanear documentos. Sin embargo, puede escanear su documento utilizando Google Drive.

Aquí está cómo:

1. Prepare su documento colocándolo en una superficie plana con buena iluminación.
2. Abra la aplicación Google Drive y toque el icono » + » en la esquina inferior derecha de la pantalla para crear un nuevo documento y, a continuación, seleccione «Escanear».»
3. Apunta la cámara a tu documento, alinéalo y haz una toma.
4. Compruebe la vista previa, recortándola y ajustando la configuración como mejor le parezca, o vuelva a escanear el documento tocando «volver a tomar».
5. Repita este proceso con cada página.
6. Su documento ahora se escanea y se guarda en su cuenta de Google Drive.

Puede compartir su nuevo documento a través de un enlace o agregar las direcciones de correo electrónico de las personas para acceder a él.

Envíe por correo electrónico Su Documento y Solicite una Firma (o Fírmela)

Esta es la mejor manera de que su documento digitalizado se firme en línea:

Use el software de firma electrónica

Una vez que haya digitalizado su documento, tendrá algunas opciones para firmarlo. Una forma gratuita y sencilla es solicitar una firma a través de una aplicación de firma en línea como Signaturely.

Signaturely es un software de firma digital sencillo y eficaz que le permite crear firmas en línea y documentos en línea con validez legal. Con Signaturely, los firmantes no necesitarán estar en el mismo lugar para firmar un documento. En su lugar, pueden firmarlo en línea con su teléfono, tableta o computadora portátil.

Signaturely le permite crear firmas electrónicas de forma gratuita, sin ningún registro. Esto le permite firmar su documento en línea y compartirlo con varias personas.

Aquí está cómo:

1. Cree una cuenta en Signaturely de forma gratuita
2. Abra su cuenta y seleccione los nombres de las personas que necesitan firmar el documento.
3. Prepare su documento agregando un título y un mensaje personalizado a las personas que lo firmarán:
4. Desplázate hacia abajo y selecciona cómo agregarás tus archivos. Puede seleccionar archivos de una plataforma en línea, como su cuenta de Google Drive, o cargarlos desde su computadora.
5. Abra el documento y agregar campos de firma con el editor en línea.
6. Introduzca los nombres y direcciones de correo electrónico de los firmantes. También puede seleccionar un pedido para que lo inicien, y Signaturely enviará los documentos a los usuarios en el pedido preseleccionado:
7. Revise su información y haga clic en «Enviar documento».

Una vez que hayas enviado el documento, puedes rastrearlo con tu cuenta Signaturely. de esta manera, puede ver si un destinatario está tardando demasiado en firmar. Si alguien tarda demasiado, no tienes que llamarle, simplemente puedes enviarle una notificación para recordarle que se requiere su firma.

Una vez que sus firmantes reciban el documento, Signaturely los guiará a través del proceso de firma, ayudándoles a crear su propia firma y a revisar cada campo de firma hasta que hayan terminado.

Profesionales:

• Muy fácil de usar
• Profesional y personalizada
• Funciona en cualquier dispositivo
• te Mantiene en control del proceso
• Guías a usted y a sus firmantes a través de cada paso
• puedes empezar gratis

Contras:

• No hay aplicación móvil disponible (actualmente en desarrollo)

Use su Cliente de correo electrónico

También puede optar por usar su cliente de correo electrónico para enviar un documento por correo electrónico. Tenga en cuenta que si necesita firmar el documento, deberá firmarlo antes de enviarlo, ya sea firmándolo físicamente o usando una firma electrónica.

Te mostramos cómo enviar tu documento:

1. Abre tu cuenta de correo electrónico.
2. Seleccione «Nuevo mensaje» para comenzar a escribir un nuevo correo electrónico.
3. En la nueva ventana de correo electrónico, busque el símbolo «agregar archivo adjunto». Por lo general, parece un clip de papel.
4. Después de hacer clic en él, busque su archivo, selecciónelo y presione » Enter.»
5. También puede arrastrar el archivo escaneado y soltarlo en la ventana.
6. Termina de escribir tu mensaje y agrega las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
7. Ahora puede enviar su correo electrónico con el archivo escaneado adjunto.

Profesionales:

• Fácil de usar
• Gratuito para uso
• puedes hacerlo desde tu teléfono

Contras:

• No le dice quién ha firmado y quién no
• Es posible que tenga que imprimir y firmar el documento primero y pedir a sus firmantes que hagan lo mismo
• Proceso más lento
• No tan profesional como usar una plataforma especializada

Aquí están las respuestas a las preguntas más comunes sobre el envío de documentos escaneados por correo electrónico.

¿Cómo puedo escanear de la impresora al correo electrónico?

1. Abra su aplicación de escaneo.
2. Escanee su documento.
3. Guárdelo.
4. Busque su documento.
5. Haga clic con el botón derecho en él.
6. Seleccione «Compartir» y luego «Enviar».
7. Redacte su correo electrónico.
8. Envíe su correo electrónico.

¿Cuál es la diferencia entre escanear y escanear a correo electrónico?

Cuando utiliza la opción de impresora «escanear a enviar por correo electrónico», no necesita utilizar ningún otro software para enviar la imagen escaneada. Sin embargo, también le falta toda la funcionalidad de enviar un correo electrónico, como agregar un mensaje, asegurarse de que llegue el correo electrónico y editar su imagen antes de enviarlo.

¿Es seguro escanear a enviar un correo electrónico?

No necesariamente. Cuando utiliza la función «escanear a correo electrónico», no puede estar seguro de si el correo electrónico se envió correctamente a menos que tenga acceso a la dirección de correo electrónico usted mismo.

Además, las impresoras multifunción envían correos electrónicos en texto claro de forma predeterminada. Estos pueden ser interceptados por terceros que también están conectados a la misma red WiFi que su impresora.

Es por eso que solo debe usar la función «escanear a enviar por correo electrónico» en su impresora para documentos no confidenciales que pueda verificar personalmente que se enviaron correctamente.

¿Cuántas páginas puede escanear para enviar por correo electrónico?

Puede enviar hasta 999 páginas escaneadas. Este número probablemente dependerá de la memoria y la capacidad de la impresora.

¿Cómo enviar documentos por correo electrónico?

1. Abra su cuenta de correo electrónico.
2. Comienza a redactar un mensaje nuevo.
3. Arrastre y suelte su documento en su mensaje.
4. Verifique su información y agregue la dirección de correo electrónico de su destinatario.
5. Haga clic en «Enviar».»

¿Cómo envío un documento confidencial por correo electrónico?

Puedes usar el modo confidencial de Gmail si quieres un nivel de seguridad adicional para mantener tu información confidencial a salvo de accesos no autorizados. Con él, puede establecer una fecha de caducidad para los mensajes e incluso revocar el acceso a ellos.

Sus destinatarios no podrán copiar, reenviar, imprimir o descargar el mensaje.

¿Cómo escribo un correo electrónico con un archivo adjunto?

1. Vaya a su cuenta de correo electrónico.
2. Seleccione «Nuevo mensaje».
3. Busque un icono de clip y haga clic en él para adjuntar un archivo.
4. Busque el archivo en las carpetas de su computadora. Una vez que lo encuentre, haga clic en «Abrir» o «Elegir archivo».»
5. Continúe escribiendo el correo electrónico.
6. Agregue una línea de asunto y la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea enviársela.
7. Haga clic en» Enviar » cuando esté listo para enviar su correo electrónico.

Conclusión

Como vimos, hay varias formas de escanear sus documentos. Desde impresoras multifunción hasta su teléfono iPhone y Android, puede escanear y enviar sus documentos en línea, donde quiera que esté.

Y si sus documentos requieren firmas, siempre puede recopilar firmas legalmente vinculantes con Signaturely de forma gratuita.

Signaturely le ayudará a transformar sus documentos escaneados en documentos listos para ser firmados por todas las partes. A continuación, guiará a tus firmantes a través del proceso de firma, manteniéndote actualizado a medida que avanzan.

Pruebe Signaturely de forma gratuita hoy mismo.