Los eventos de recaudación de fondos sin fines de lucro son una excelente manera de cultivar el apoyo y atraer nuevos donantes. Pero los grandes eventos requieren mucha planificación, apoyo financiero y trabajo duro. Antes de asegurar ese salón de banquetes o programar esos horarios de salida, hágase algunas preguntas:

• ¿Deberíamos tener un evento? Por más divertidos que puedan ser los eventos, debes tener una idea clara de cuál debería ser el resultado final.
• ¿Quién es nuestra audiencia? ¿Es esto para seguidores existentes o está tratando de llegar a otros nuevos? Tal vez tu evento sea para clientes. Determine su público objetivo antes de comenzar a planificar el evento en sí.
• ¿Qué queremos que hagan? Tenga una clara llamada a la acción para los asistentes.
• ¿Es un evento la mejor solución? Los eventos pueden llevar mucho tiempo y ser costosos, así que asegúrate de que es la mejor manera de alcanzar tu objetivo. Si su objetivo es solo crear conciencia, es posible que desee pensarlo dos veces.

Una vez que haya determinado que un evento de recaudación de fondos es el mejor enfoque para su organización, cree un plan que lo ayude a organizar, comercializar y escenificar su evento.

6 Pasos para un Evento de Recaudación de Fondos exitoso

Establezca una meta que tenga sentido:

Establezca UNA meta y concéntrese solo en esa meta. Tiene que ser un objetivo que sea mensurable y específico.

Además, debe tener un presupuesto y atenerse a ese presupuesto. Su presupuesto debe alinearse con el precio de su boleto. Si su evento es un evento lujoso, el precio de la entrada debe ser más alto. ¿Sabes cuánto están dispuestos a pagar tus asistentes? Asegúrese de que estén dispuestos a pagar tanto por un boleto antes de decidirse.

Elija el tipo de evento correcto:

Su evento debe reflejar:

• Su público o grupo demográfico
• Su marca y misión
• Su objetivo
• Su presupuesto
• Su tiempo disponible
• Su experiencia
• Su personal y voluntarios

Asegúrese de tener una comunidad de seguidores ya establecida. Un gran evento no siempre es el que se debe hacer primero. Es posible que tengas que hacer algunos eventos más pequeños para que la gente pueda conocerte antes de lanzar esa gran gala.

Patrocinadores corporativos seguros:

Necesita definir su valor para poder comunicar claramente por qué su organización encaja bien. ¿Cómo se alinea su misión con los objetivos de ese patrocinador? ¿Tienen empleados que ya apoyan su causa? ¿Cuántas personas de la comunidad se han beneficiado de su organización?

Habla sobre el tamaño y la demografía de la audiencia a la que llegarás. Dile a los posibles patrocinadores cómo serán presentados y promocionados en el evento.

Tiene diferentes paquetes y niveles de patrocinio para atraer a pequeños patrocinadores de tipo «mamá y papá», así como a las grandes marcas. Asegurar un patrocinador comienza con la creación de una relación. No se limite a lo que puede ofrecer al patrocinador en un paquete. Pregúnteles qué es importante para ellos y construya un paquete alrededor de eso. Es posible que quieran menos de lo que piensas.

Diseñe una experiencia dinámica para sus seguidores:

Para un evento de recaudación de fondos que inspire a los donantes, tenga en cuenta estos consejos:

• Invita a las personas adecuadas. (Identifique diferentes segmentos de asistentes y donantes a través de su sistema de gestión de donantes.)
• preste atención a su invitación. Haz que sea convincente y relaciónalo con tu causa. Cree un sentido de urgencia con los precios de reserva anticipada y los beneficios exclusivos para los solicitantes de registro anticipado.
• ¡Ve verde! Solo envíe el papel a aquellos que lo necesiten y venda boletos en línea.
• Solicite donaciones adicionales de asistentes y no asistentes. Dales la opción de donar más allá del precio de la entrada: muchos asistentes elegirán donar más si se les pide.
• Anime a los compradores de entradas a correr la voz, déjeles compartir fácilmente el evento con botones de Facebook o tweets.
• Considere la posibilidad de crear una campaña de recaudación de fondos entre pares para complementar su evento y ayudar a que la experiencia sea aún más personal e interactiva.
• Agradezca a sus seguidores de inmediato.

Haga algo un poco diferente a su cena de pollo ordinaria. Fomente ideas «originales», pero también trate de educar a sus seguidores. En lugar de su hora normal de cócteles, cree una «galería educativa»: muestre excelentes fotos e historias atractivas sobre lo que está haciendo.

Promociona al máximo tu evento:

Establece un plan de comunicaciones. Utilice su sitio web, redes sociales, correo electrónico e impresión. Haga que los patrocinadores corporativos promocionen el evento también con un widget para su sitio web. Invita a la gente a ser campeones para ti. Encuentra a aquellos seguidores que son los más apasionados por tu causa y pídeles que promocionen el evento en sus cuentas de redes sociales.

Evalúa tus resultados y cultiva tus relaciones:

Después del evento revisa si cumpliste con tu presupuesto. ¿Tus promociones atrajeron a los asistentes? ¿Se inscribieron más personas en línea o fuera de línea? ¿Recibiste nuevos donantes? ¿Tuvieron éxito sus patrocinios corporativos? Analice los resultados de estas preguntas y evalúe lo que funcionó y lo que no. Después del evento, asegúrese de agradecer a sus seguidores y cultivar nuevos donantes y proporcionar a los asistentes al evento oportunidades adicionales para conectarse y apoyar su causa.

Si está buscando organizar un evento, pero aún no está seguro de cómo llevarlo a cabo, pruebe las herramientas de gestión de eventos de recaudación de fondos fáciles de usar de Network for Good. Nuestra solución le permite crear una página de evento personalizada, vender entradas y solicitar donaciones de aquellos que no pueden asistir.