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3. ¿Qué debe estar en un archivo de empleado?

Un archivo de empleado, o registro de personal, es un grupo de documentos que contienen toda la información relevante sobre el tiempo de un empleado en su negocio, desde su solicitud de empleo hasta su carta de renuncia.

Puede estar confundido sobre lo que debe estar en el archivo de un empleado o preguntarse durante cuánto tiempo debe conservar la información. En esta guía, hemos creado una lista de verificación de archivos de empleados para ayudarlo a recopilar todos los documentos correctos y responder cualquier pregunta común que pueda tener.

Por qué necesita archivos de empleados

Tener toda la información importante sobre un empleado almacenada en un solo lugar significa que es fácil encontrar detalles relevantes sobre su función y responsabilidades.

También significa que puede presentar los registros necesarios en caso de que un empleado presente una reclamación en su contra. Es por eso que es importante mantener el archivo personal de un empleado actualizado y revisar regularmente todos los archivos para asegurarse de que todos los documentos relevantes estén allí.

Esto ayudará a protegerlo en el caso de una reclamación en su contra, ya que el archivo del empleado servirá como un registro de qué apoyo y tratamiento recibió la persona dentro de la empresa.

Qué guardar en los archivos de los empleados

El contenido de los archivos de los empleados variará de persona a persona, pero creemos que hay algunos aspectos clave que deben incluirse.

Las cosas que se deben incluir en el archivo de personal de un empleado son:

• Solicitud de empleo, CV y carta de presentación
• Información de educación y empleo anterior
• Descripción del puesto
• Carta de oferta de trabajo y contrato de trabajo
• Información de contacto de emergencia
• Registros de capacitación
• Información de nómina y beneficios (pero no datos bancarios)
• Formularios de evaluación de la actuación profesional
• Informes de acción disciplinaria
• Carta de renuncia del empleado
• Documentación de la entrevista de salida
• Cualquier otra documentación relacionada con el empleo

Lo que no debe estar en los archivos de los empleados?

Cualquier información que no sea relevante para el papel del empleado, por ejemplo, su origen étnico o detalles sobre una discapacidad, no debe incluirse en su archivo personal.

Manténgase alejado de incluir cualquier observación u opinión sobre el empleado en su archivo: la información debe limitarse a solo hechos.

¿Quién tiene derecho a ver sus registros personales?

Debido a que los archivos de los empleados contienen información privada, como la dirección de su casa o detalles de cualquier acción disciplinaria, debe asegurarse de que estén protegidos y de que el acceso sea limitado. Solo el propio empleado, su gerente directo y el personal de recursos humanos deben poder ver sus archivos.

Cuánto tiempo se conservan los archivos de los empleados

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) entró en vigor en mayo de 2018 y estableció normas estrictas sobre la responsabilidad de los empleadores de proteger los datos de sus empleados.

No asuma que puede deshacerse de toda la información de un empleado cuando deja su negocio. Es posible que se le exija legalmente que mantenga algunos datos, por ejemplo, detalles de nómina, y es una práctica recomendada mantener otra información en caso de que un empleado anterior presente una reclamación en su contra. Si ha eliminado registros de tasaciones, medidas disciplinarias o beneficios, no podrá presentar pruebas de que siguió las leyes laborales.

Para los candidatos que no han tenido éxito, es una buena idea conservar su información durante al menos 6 meses después de la solicitud. Para los empleados anteriores, las reglas generales son:

• Tiempo de trabajo (detalles de cuándo el empleado trabajó para usted) – 2 años
• Nómina y detalles sobre cualquier licencia de maternidad y paternidad tomada-3 años
• P45 / P60, archivos de personal y registros de capacitación-6 años

:

• qué información tiene sobre ellos y cómo la usa
• la confidencialidad de los registros
• cómo estos registros pueden ayudar con su capacitación y desarrollo en el trabajo

Si un empleado solicita una copia de los datos que tiene sobre ellos, tendrá 30 días para proporcionarlos.

Dónde guardar los archivos de los empleados

Los días de guardar los documentos de los empleados en un gabinete cerrado e ignífugo se están convirtiendo rápidamente en historia para muchas empresas. De lejos, el método más seguro y confiable para mantener los archivos de personal de los empleados en un solo lugar es almacenarlos dentro del software de recursos humanos.

Con el software de recursos Humanos, podrá mantener seguros los documentos importantes y limitar el número de personas que pueden acceder a ellos. Los empleados podrán editar sus datos personales cuando necesiten ser actualizados, liberando tiempo de administración para usted.

Dado que el software está alojado en la nube, será accesible desde cualquier lugar. Esto será útil a medida que más y más trabajadores comiencen a trabajar de forma remota o tengan patrones de trabajo flexibles que les permitan trabajar desde casa algunos días a la semana.

Los empleados podrán obtener respuestas a cualquier pregunta que tengan sobre su función o responsabilidades al ver su contrato de trabajo y la descripción de su trabajo en el software. Esto reducirá la cantidad de tiempo que consume al responder preguntas comunes de los empleados, lo que le permitirá concentrarse en su negocio.

Nuestro software de recursos humanos le permite mantener todos los archivos de los empleados en su propia base de datos segura en línea, lo que le brinda tranquilidad.

Póngase en contacto con [email protected] o llámenos al 0333 014 3888 para obtener más información sobre nuestro software de recursos Humanos fácil de usar.

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