La importancia de seguir políticas y procedimientos
A medida que los líderes de su organización crean y aplican políticas, es importante asegurarse de que su personal entienda por qué es fundamental seguir políticas y procedimientos.
Estos son solo algunos de los resultados positivos de las siguientes políticas y procedimientos:
Procesos y estructuras consistentes
Las políticas y procedimientos evitan que las operaciones se conviertan en un caos total.
Cuando todos siguen políticas y procedimientos, su organización puede funcionar sin problemas. Las estructuras de gestión y los equipos funcionan como deben. Y los errores e hipo en los procesos se pueden identificar y abordar rápidamente.
Cuando su personal sigue las políticas y procedimientos, su organización utilizará el tiempo y los recursos de manera más eficiente. Podrás crecer y alcanzar tus metas como organización.
La coherencia en las prácticas también es adecuada para los empleados individualmente. Saben de qué son responsables, qué se espera de ellos y qué pueden esperar de sus supervisores y compañeros de trabajo. Esto los libera para hacer su trabajo con confianza y excelencia.
Servicio de mejor calidad
Cuando los empleados siguen los procedimientos, realizan las tareas correctamente y brindan un servicio al cliente consistente. Esto mejora la calidad de los productos y servicios de su organización. Y, a su vez, mejora la reputación de su empresa. Los empleados pueden saber que están cumpliendo con sus funciones y sentirse orgullosos de su trabajo.
Un lugar de trabajo más seguro
Cuando su personal sigue las políticas y procedimientos, es menos probable que ocurran accidentes e incidentes en el lugar de trabajo.
Esto reduce los riesgos de responsabilidad para su organización y limita las interrupciones en las operaciones. Sus empleados pueden sentirse seguros y cómodos en el lugar de trabajo, sabiendo que sus gerentes y compañeros de trabajo están velando por su mejor interés. Pueden estar seguros de que serán atendidos si algo sucede.
Formas de implementar políticas y procedimientos
Tal vez sus empleados ya comprendan la importancia de seguir políticas y procedimientos. ¿Cómo puede asegurarse de que su personal siga sus pasos hacia el cumplimiento? Estas son algunas ideas para asegurarse de que su equipo sepa cómo seguir los procedimientos:
Haga que los manuales de políticas sean más accesibles
Los empleados no pueden seguir políticas que no conocen. Muchas organizaciones todavía utilizan manuales de políticas en papel, distribuyendo carpetas que contienen el manual del empleado.
Desafortunadamente, estos encuadernadores manuales de políticas a menudo terminan metidos en un cajón o en un estante acumulando polvo. Una encuesta de GuideSpark encontró que el 43% de los empleados de la generación del milenio y el 30% de los empleados que no son de la generación del milenio no habían leído la mayoría de sus manuales para empleados. Más de un tercio de los empleados ni siquiera sabían dónde estaban sus manuales.
Esto es problemático porque los empleados deben poder consultar las políticas en cualquier momento. Si no tienen fácil acceso a un manual de políticas y procedimientos actualizado, no sabrán los procedimientos correctos a seguir.
El uso de un software de gestión de políticas, como PowerDMS, hace que las políticas y los procedimientos estén disponibles para todos los miembros del personal. Puede enviar actualizaciones de políticas rápidamente y solicitar las firmas de los empleados para asegurarse de que todos hayan leído la política.
Con la administración de políticas en línea, su personal puede acceder a los procedimientos desde cualquier lugar, utilizando cualquier computadora o dispositivo móvil.
En lugar de tener que hojear páginas de una carpeta, pueden hacer una búsqueda simple de palabras clave para obtener el procedimiento que necesitan.
Esto asegura que realmente están siguiendo políticas y procedimientos en lugar de simplemente tratar de recordar los pasos correctos de la parte superior de su cabeza.
Implementar cursos de capacitación
Asegurarse de que sus empleados lean las políticas y procedimientos es el primer paso para garantizar el cumplimiento, pero no es suficiente por sí solo. Es posible que los empleados no entiendan completamente una política o no sepan cómo ponerla en práctica.
Su organización necesita capacitar a los empleados sobre el contenido de las políticas, así como sobre cómo realizar procedimientos en situaciones de la vida real.
Se debe proporcionar capacitación exhaustiva sobre políticas y procedimientos para cada nuevo empleado durante el proceso de incorporación. Las estadísticas muestran que los empleados que reciben capacitación formal de incorporación son más productivos, obtienen una competencia completa más rápida y tienen más probabilidades de alcanzar sus hitos de rendimiento.
Sin embargo, la capacitación en políticas y procedimientos debe ser continua para todos los empleados. La capacitación se verá diferente dependiendo de su industria y el tamaño de su organización.
Por ejemplo, en industrias como la aplicación de la ley y la atención de la salud, la capacitación práctica basada en escenarios es de particular importancia.
Pero cada organización tendrá información que los empleados pueden aprender de manera efectiva a través de cursos de capacitación en línea. Un programa de administración de capacitación en línea puede ahorrar tiempo y dinero a su organización al permitir que los empleados completen la capacitación de forma independiente en su propio tiempo.
Con software como PowerDMS, puede cargar materiales de capacitación como PowerPoints, videos, archivos de audio y más. Tendrá un registro completo del compromiso de cada empleado con la capacitación y podrá recopilar comentarios para mejorar las políticas y la capacitación.
Cuando optimice su capacitación, sus empleados estarán mejor equipados para seguir las políticas y los procedimientos.
Prueba de comprensión de los empleados
La distribución de políticas y la capacitación no garantizan que todos los empleados entiendan realmente las políticas. Un empleado puede firmar un documento sin comprenderlo realmente.
Esto puede parecer que no importa a corto plazo, pero a largo plazo, resultará en que los empleados no sigan las políticas y procedimientos.
Un buen software de gestión de políticas y procedimientos le permitirá crear pruebas para asegurarse de que los empleados entiendan las políticas. Con una herramienta como PowerDMS, puede crear cuestionarios personalizables para que los empleados los completen después de leer una política o terminar un curso de capacitación. Puede abordar cualquier brecha en la comprensión y estar seguro de que los empleados saben cómo seguir el procedimiento.
Fomentar la rendición de cuentas
La implementación de políticas se lleva a cabo de arriba hacia abajo. Es más probable que los empleados acaten las políticas si ven que sus gerentes y líderes también siguen las políticas y los procedimientos de manera consistente.
Los empleados también deben conocer las consecuencias de no seguir las políticas y procedimientos. Esto significa que su organización debe tener una estructura para la disciplina y la acción correctiva.
De nuevo, esto comienza con los líderes. Los gerentes y supervisores deben recibir capacitación sobre cuándo y cómo llevar a cabo exámenes disciplinarios.
Los supervisores no deberían tener que microgestionar a los empleados para asegurarse de que siguen las políticas y los procedimientos. Las listas de verificación de procedimientos y los mecanismos de presentación de informes pueden ayudar a mantener a los empleados en el buen camino.
Esta documentación ayudará a los líderes a ver qué empleados están siguiendo los procedimientos y cuáles no. Pueden recompensar a los empleados u ofrecer correcciones según sea necesario. Es posible que los empleados que se están desviando de los procedimientos solo necesiten orientación o capacitación adicional.
Revise regularmente las políticas y procedimientos
Cuando las prácticas se desvían de la política, generalmente significa una de dos cosas:
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Su organización necesita comunicar mejor las políticas y los procedimientos con su personal y hacer cumplir el cumplimiento.
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Su política y procedimientos están desactualizados o incompletos.
Los empleados no pueden seguir procedimientos que no existen, contradicen otras políticas o no abordan un cambio significativo en la tecnología o la práctica.
El liderazgo organizacional debe revisar y revisar regularmente las políticas y procedimientos, tener en cuenta las nuevas regulaciones, estándares, tecnología y cambios estructurales.
Cada vez que actualice las directivas, asegúrese de seguir los pasos indicados anteriormente. Envíe cambios de políticas a su personal, incorpórelos a la capacitación, pruebe las políticas y responsabilice a los empleados.
Asegurarse de que sus empleados siguen políticas y procedimientos requiere trabajo, pero no tiene por qué ser difícil.
Utilice un sistema de gestión de políticas para asegurarse de que los empleados comprendan la importancia de seguir políticas y procedimientos y sepan cómo hacerlo.