varför misslyckas förändringshanteringsinitiativ?

som professionell är det troligt att du har varit en del av ett brett spektrum av förändringsinitiativ under din karriär. Ett förändringsinitiativ kan vara alla försök att initiera organisationsförändringar – från nya produkter på marknaden till förändringar i arbetsflöden. Förändringsinitiativ kräver ledning-men inte alla förändringshanteringsinitiativ är framgångsrika. Förmodligen har du haft chansen att se några av dessa initiativ misslyckas i första hand. Har du någonsin undrat varför de misslyckades och varför det inte var möjligt att göra den avsedda förändringen?

när du gräver tillräckligt djupt hittar du ett brett spektrum av grundorsaker som är unika för det specifika förändringsinitiativet som misslyckades. När du samlar in information om alla dessa grundorsaker bör du samla dem i kategorier med liknande teman får du värdefulla insikter om varför förändringsinitiativ misslyckas i allmänhet. Även om denna samling inte kommer att berätta i detalj hur man förhindrar att ett förändringsinitiativ misslyckas, kommer det åtminstone att ge dig lite vägledning om vad du ska tänka på för att hålla det på rätt spår nästa gång.

vi samlade – ur vår synvinkel – tolv viktigaste skäl till varför förändringsinitiativ misslyckas. Naturligtvis är denna lista inte uttömmande. Det speglar dock vår omfattande erfarenhet inom förändringshantering i praktiken och kombinerar den med insikter från samhällsvetenskap om hur man undviker sådana misslyckanden i första hand.

du berätta för folk vad de ska göra snarare än varför de ska göra det

vill du få veta av någon annan vad du måste göra? Det finns en bra anledning till det: de flesta tycker om att göra saker när de är inneboende motiverade att göra dem. Intrinsic motivation hänvisar till en avslappnad vilja att agera med fullständigt och obegränsat godkännande (Ryan och Deci, 2000). Detta återspeglas också i de fyra grundläggande psykologiska behoven autonomi och kompetens som är en av byggstenarna för självbestämningsteori (Deci et al., 1989). Istället för att berätta för folk vad de ska göra måste du få dem att köpa in till ditt förändringsinitiativ.

hur man fixar det:

berätta inte för folk vad de måste göra, utan berätta för dem varför förändringsinitiativet du implementerar är viktigt för organisationen. Fråga dem vad de tycker är det mest lämpliga tillvägagångssättet ur deras synvinkel för att uppnå det önskade förändringsmålet. I vissa fall är det vettigt att definiera olika åtgärdsområden som ger viss fokus på hur man genomför förändringsinitiativet. Låt dig dock inte fastna i att hantera andra.

du övertygade inte folk om varför förändringsinitiativet är meningsfullt

hur många av de förändringsinitiativ du har varit med i under din professionella karriär var vettiga, ur din synvinkel? Hur många av dem drivs av individuella intressen (t. ex. från toppledningen, enskilda avdelningar) snarare än önskan att öka värdet till den övergripande organisationen? Organisationer är upptagna platser med många aktiviteter som pågår samtidigt. Resurser är knappa och det finns hård konkurrens om vem som kan använda dem för att få saker gjorda. Detta gäller även ditt förändringsinitiativ. Om människor inte kan få ett tydligt svar om varför ditt förändringsinitiativ är vettigt, kommer det inte att vara av hög prioritet för dem.

så här fixar du det:
peka på fördelarna med ditt förändringsinitiativ för hela organisationen och för varje individ. Rita en inspirerande bild av framtiden för din organisation som bygger på förändringsinitiativet som genomförs. Diskutera ”varför” med nyckelpersoner, chefer och förändringsagenter i din organisation. Skapa tilltalande berättelser från dessa diskussioner och dela den med andra människor.

du vill uppnå för mycket på för lite tid

organisationsförändring kommer inte att ske över en natt. Naturligtvis kan du uppnå snabba vinster genom att driva ett förändringsinitiativ igenom, men jag kan försäkra dig om att det inte kommer att vara hållbart. När trycket att hålla sig till de nya processer, system, riktlinjer etc. lättar, människor kommer att börja falla tillbaka i gamla mönster. Det blir ännu värre när ditt förändringsinitiativ inte har ett väldefinierat omfång men täcker allt och ingenting samtidigt. Detta gäller särskilt när otåliga intressenter driver dig att leverera mer på kortare tid. Förändringsinitiativ som leds av externa managementkonsulter är också benägna att misslyckas på grund av brist på hållbarhet.

så här fixar du det:
börja med ditt förändringsinitiativ tillräckligt tidigt. Se till att ditt förändringsinitiativ har en väldefinierad omfattning och en realistisk tidslinje. Formulera och anpassa det önskade framtida tillståndet med alla relevanta intressenter. Aktivt ta itu med vad ditt förändringsinitiativ inte täcker och inte kan uppnå. Anpassa regelbundet med dina intressenter om dina förändringsinitiativ framsteg och resultat.

du använder inte konsekvent en lättförståelig motivering för förändring och ett mätbart mål

hur många av de förändringsinitiativ som utförs av din organisation kommer du ihåg? Kommer du ihåg deras namn och varför de implementerades? Uppnådde förändringsinitiativet vad det var tänkt att göra? Många förändringsinitiativ saknar en lättförståelig motivering för förändring och ett mätbart mål. Ofta, även om det finns en motivering och ett mål, används de inte konsekvent eller åberopas i kommunikation. Projektnamn ändras regelbundet, viktiga intressenter håller sig inte till de överenskomna kommunikationsriktlinjerna och det finns ingen stödjande förändringskommunikation som förmedlar förändringsmotivet på ett enkelt och tilltalande sätt. Förändringsmål saknar en tydlig definition och kan knappast mätas.

hur man fixar det:
dokumentera förändringsinitiativets mål och skapa en motsvarande kommunikationsriktlinje. Se till att det är välkänt och engagerat av alla relevanta intressenter. Definiera lättförståeliga och lättmätta mätvärden som kan användas för att utvärdera om du är på rätt väg med dina implementeringsinsatser. Använd insikter från målinställningsteori (Locke och Latham, 2002) för att vägleda dig genom denna process.

du saknar toppledningsstöd för ditt förändringsinitiativ

har du toppledningsstöd för ditt förändringsinitiativ? Hur ser det här stödet ut? Finns det verkliga åtgärder bakom det eller är det bara läppservice? Högsta ledningen består vanligtvis av mycket upptagna människor som måste hålla organisationen igång och som måste utveckla den till nästa nivå. Din fråga måste vara om ditt förändringsinitiativ anses vara en del av de högprofilerade ansträngningarna eller om det bara ses som en av de otaliga organisationsrelaterade aktiviteterna som behöver göras. Det blir ännu mer knepigt när förväntningarna är höga om ditt förändringsinitiativ, men du saknar stöd från C-dräkten.

så här åtgärdar du det:
aktivt ta itu med det faktum att själva framgången för ditt förändringsinitiativ beror på om du får rätt mängd toppledningsstöd eller inte. Kom med specifika förslag på hur sådana stödinsatser kan se ut: Du kan be om en projektsponsor, en vanlig projektstyrningsgrupp som ger dig tillgång till de bästa beslutsfattarna, eller genomföra rådhusmöten med en toppledning Q&en session.

ditt initiativ för förändringshantering saknar inspirerande ledarskap

det finns en betydande mängd bevis som visar att gott ledarskap spelar en viktig roll för att hantera förändringar . Detta gäller särskilt transformerande och karismatiskt ledarskap. Båda ledarskapsmetoderna bygger på vägledning genom inspiration och ett starkt fokus på individen. En annan viktig framgångsfaktor för ledarskap är framtidsorientering (Seijts, 1998). Ditt förändringsinitiativ handlar inte om att bevara status quo. Det handlar om att nå och inspirera och tvetydiga gemensamma mål som ett resultat av kombinerad lagarbete.

hur man fixar det:
lär dig grunderna i transformational leadership (Bass, 1999) med fokus på de fyra ”är” individualiserad hänsyn, inspirerande motivation, idealiserat inflytande och intellektuell stimulans. Bemanna ditt team med människor med starka ledaregenskaper. Inspirera människor genom att rita en attraktiv bild av framtiden som kommer att vara ett resultat av att framgångsrikt genomföra ditt förändringsinitiativ.

du saknar bottom-up-stöd för ditt förändringsinitiativ

har du en känsla av att tillräckligt många människor som direkt påverkas av ditt förändringsinitiativ stöder det? Om inte, varför tror du att de inte stöder det? Många förändringsinitiativ misslyckas eftersom de saknar bottom-up-stöd. Misslyckande hänvisar också till brist på hållbarhet i dina förändringsinsatser. Tänk på att det inte finns något sätt att kompensera en brist på bottom-up stöd med högsta ledningen makt. I de flesta fall kommer det att göra saker ännu värre när du trycker på motstånd trots att människor mer eller mindre öppet motsätter sig ditt förändringsinitiativ.

hur man fixar det:
involvera människor som är oroade över ditt förändringsinitiativ från början. Se till att deras åsikter hörs och att din beslutsprocess är transparent och rättvis. Identifiera nyckelpersoner som stöder dina förändringsinsatser och fråga dem om de aktivt vill stödja ditt initiativ som förändringsagenter. Detta innebär också en gemensam ledarskapsstrategi.

du ignorerar förändringsmotstånd som en viktig källa till lärande

Hur hanterar du förändringsmotstånd? Säger du bara till folk att de ska hålla sig till vad du säger till dem och ge upp sitt motstånd? Detta är naturligtvis ett sätt att hantera förändringsmotstånd. I vissa enskilda fall kan det också fungera. Men när du upplever förändringsmotstånd i stor skala (e.g. vissa viktiga nyckelpersoner omfamnar inte ditt förändringsinitiativ, eller en betydande del av organisationen stöder inte det) det kan allvarligt slå tillbaka för att ignorera tecken på förändringsmotstånd eller till och med försöka bryta det.

hur man fixar det:
först fokusera på att inte förändra människor utan att ändra sammanhang. När processer, procedurer ,roller och ansvar har definierats är det mycket lättare att få människor att hålla sig till det. För det andra, försök att förstå varför människor motstår dina förändringsinsatser. Människor gör inte saker bara för sakens skull. Det finns vanligtvis en anledning till åtgärder. Ditt jobb är att förstå den anledningen och lära av den.

du trycker för hårt och känner inte igen tecken på organisatorisk utmattning

förändringsinitiativ kan ta mycket tid och energi. Beroende på dina personlighetsdrag kan du försöka driva organisationen till sin gräns samtidigt som du uppnår en av dina förändringsmilstoler efter den andra. Även om detta är ett starkt tecken på framsteg och det kan ge dig en känsla av prestation, kan det lägga en stor belastning på andra människor i din organisation. Du kommer förmodligen se din frånvaro hastighet skyrocketing och arbetsglädje rasar. När dina nyckeltal (KPI) visar en bild av organisatoriska avgaser är det bara en fråga om tid tills det kommer att bli de första fallen av utbrändhet (Maslach and Leiter, 2008).

så här fixar du det:
se efter tecken på stress och hög arbetsbelastning under en lång tid i din organisation. Fira framgångar och ge socialt stöd till ditt team. Definiera realistiska milstolpar och hålla organisationen informerad om framstegen. Skyll inte på människor när saker inte blir som förväntat. Detta sätter ytterligare en onödig belastning på din organisation.

du anpassar inte din plan till kommande utvecklingar

många förändringsinitiativ fungerar inte som planerat men tar oväntade vändningar. Detta gäller särskilt komplexa förändringsinsatser med många olika variabler inblandade. Även om det fortfarande lönar sig att ha en genomförandeplan och ett schema till hands, är det lika viktigt att uppdatera det baserat på hur saker och ting utvecklas över tiden. I en VUCA-värld behöver du en smidig tankegång för att lyckas. Annars kommer verkligheten att ta över din plan och så småningom kommer ditt förändringsinitiativ att misslyckas.

så här fixar du det:
skapa inte en plan utan skapa en uppsättning scenarier som tar hänsyn till att saker kan fungera annorlunda. Håll dig involverad i ditt frontlinjeteam och se efter signaler som kräver att du omprövar din planering. Använd ett smidigt tillvägagångssätt som gör att du kan ändra saker när du går.

du bryr dig inte (tillräckligt) om organisationspolitik

beroende på hur bra du hanterar det kan organisationspolitik vara ett botemedel eller en välsignelse. Det finns bara en sak säkert: ditt förändringsinitiativ kommer att vara en del av spelet och därmed måste du ha politik och makt på radaren. Som tidigare nämnts handlar organisationer mycket om resurser, prioriteringar och makt. Ditt förändringsinitiativ kan bara lyckas när du använder dina politiska färdigheter (Munyon et al., 2015) att aktivt delta i denna tävling.

hur man fixar det:
hamra ut koalitioner för ditt förändringsinitiativ. Försök att förstå vilka de viktigaste intressenterna som berörs av ditt förändringsinitiativ är och håll dem involverade och informerade. Bli inte fast i politiska strider men håll dig neutral genom att fokusera på de fördelar som ditt förändringsinitiativ ger för hela organisationen.

du tar inte hänsyn till din organisations kultur

varje organisation är unik. Detta återspeglas i de berättelser som berättas av anställda, språket som används för att kommunicera med varandra, ritualerna för att fira framgång och hantera motgångar och många fler kulturella variabler. Du kommer inte att lyckas med dina förändringsinitiativ om du inte tar hänsyn till de kulturella variablerna i din implementeringsstrategi. På kort sikt kan du till och med nå en eller annan milstolpe med tillräckligt med toppledningsstöd. Men du kommer inte att kunna komma in i organisationens DNA, vilket är nyckeln till att verkligen få dina ändringar att hålla fast.

hur man fixar det:
innan du börjar med ditt förändringsinitiativ, försök förstå hur organisationen fungerar genom att ställa följande frågor:

• hur pratar människor med varandra?
• vilka berättelser berättar de för dig?
• Vad är folk stolta över?
• vilka ritualer är vanliga i organisationen?
• vad är organisationens hjärtslag (t. ex. projekt, produkter, tjänster, system)?

strukturera ditt förändringsinitiativ på ett sådant sätt att det är förenligt med organisationskulturen. Anslut den till berättelserna i organisationen, gör den till en del av ritualerna som är viktiga för människor och använd en implementeringsmetod som utnyttjar organisationens hjärtslag.

mjuka färdigheter är de nya hårda färdigheterna i 21-talets kunskapsekonomi. Att hantera förändring är en av de mjuka färdigheter som är relevanta för alla yrkesverksamma. Lär dig att hantera förändringar framgångsrikt med våra CQ Dossiers, masterclasses och management rådgivning sessioner.

taggar: förändringshantering, Förändringsbiverkningar, Evidensbaserad förändringshantering