Augusti 17, 2016

du skulle tro att vi alla skulle vara master communicators. Vi gör det hela dagen lång – prata, chattar, textning, e-post. Oavsett hur mycket träning vi får finns det ofta utrymme för förbättringar.

i arbetsytan undergräver dålig kommunikation vår förmåga att utföra. En undersökning utförd av HR-konsultföretaget Tower Watson, fann att företag med anställda som kommunicerar bra är mer produktiva och erfarenhet sänker andelen anställda. Det är bara logiskt. Folk hatar att inte bli hörda. Om du går in på ditt kontor varje dag och känner att ingenting du säger är viktigt, kommer du inte att stanna där längre än du måste.

men vi vill bli hörda från mer än bara Chefer. Vi längtar efter att bli hörda av alla som är viktiga för oss — medarbetare, chefer, familj, vänner, och bekanta. Det är ett grundläggande behov som driver många av oss och hur vi kommunicerar. Kommunikationsförmåga är en stor del av att vara människa — det är det som gör att vi kan skapa en koppling till andra.

om du inte kan ansluta och kommunicera effektivt med dina medarbetare kan det bli ett större problem än att bara skapa en sur arbetsplats. Du kan finna det mycket svårt att få ditt arbete gjort framgångsrikt. Här är sju tips för att kommunicera bättre med dina medarbetare.

begrava inte lede

vad din huvudpunkt är, börja där. Om du behöver något, be om det tydligt. Var direkt. Var kortfattad. Det finns få kommunikationsmedier som hjälper dig att göra det bättre än Samepage. I motsats till enkla chattverktyg eller e-poststrängar visas kommentarer på Samepage alltid i sammanhang, vilket ger stöd till din punkt även om du inte formulerade det perfekt.

var en exceptionell lyssnare

erkänn det. Du läser den här artikeln eftersom du letade efter tips för att få ditt budskap bättre. Det är toppen! Även viktigt. Men effektiv kommunikation är per definition en tvåvägsgata. Börja med att se till att du hör meddelandet andra försöker leverera till dig.

försök inte att multi-task medan någon försöker få information i din hjärna. Sluta tänka på hur du ska svara. Självklart, vissa kommunikationsmedier gör det lättare än andra. Sidor i Samepage ger dig till exempel en tydlig bild av hur ett projekt utvecklas tillsammans med teamets kommentarer, så du behöver inte leta efter uppdateringar eller projekttillgångar när du chattar med någon. De är vanligtvis precis framför er båda redan.

du kan bara svara effektivt om du förstår klart vad de försöker säga. Om de inte är tydliga, be dem att klargöra. Samepage gör det enkelt med flera kommunikationsverktyg, och de är gratis att använda när du registrerar dig. Chatta med andra Privat, i grupper eller i ”innehållschatttrådar”. Dessa trådar hjälper dig att hålla konversationer fokuserade och tydliga.

förstå din personliga kommunikationsstil

vi har alla våra egna kommunikationspreferenser angående de ord och media vi använder. Vi kommunicerar också icke-verbal information genom vår ton och kroppsspråk. Är du en eye-roller? Insisterar du på att inkludera emojis i varje tråd? Talar du i akronymer eller företagsjargong? Vandrar du om dina husdjur eller minnen från tidigare tider innan du kommer till saken?

ta en titt på dina egna preferenser för kommunikationsstil, styrkor och svagheter. Lyssna inte bara på andra. Lyssna på dig själv. Vi har alla husdjursfraser som vi brukar använda. Hjälper dessa fraser eller skadar meddelandet? Hjälper de människor att lyssna på oss mer uppmärksamt eller ställa oss ut?

bygger ditt språk broar? Uppmuntra samtal? Inspirera ideer? Eller stänger folk ner? Ignorera dig? Prata över / förbi / omkring dig? Dessa är alla ledtrådar om huruvida dina medarbetare värdesätter dig och vad du har att säga.

när du ser att ditt meddelande inte kommer över, antar du inte automatiskt att mottagaren är kommunikationshindret. Det kan vara du. Om det fortsätter att hända, ta reda på hur du kan ansluta bättre till den här personen eller i en specifik inställning. Och det är nyckeln: skapa en anslutning, hitta en röd tråd som du båda kan relatera till autentiskt.

respektera människors föredragna kommunikationsmetoder / verktyg

vi har så många kommunikationsalternativ nu. Vissa säger för många. Alla har sitt föredragna medium. Respektera det. Om någon är ökänd för att inte gräva igenom långa e-posttrådar, förvänta dig inte att de hittar frågan du ställde om dem om den är begravd i din senaste tome.

har du en kollega som aldrig svarar på sin telefon? Sluta ringa. Hon kommunicerar förmodligen med dig via något annat verktyg. Använda.

vid Samepage är det här en punkt som vi är fast vid. Människor och omständigheter kan leda till att du använder ett kommunikationsverktyg framför ett annat. Lyckligtvis, med Samepage, behöver du inte hoppa mellan flera appar för att hitta den. Samepage har gratis inbyggda kommunikationsverktyg för att chatta med individer och grupper via text, röst eller video. Och som vi sa tidigare är de helt gratis att använda. Inga gränser. Inga strängar. Allt du behöver göra är att registrera dig och bjuda in dina medarbetare.

Välj dina ögonblick

den här är så viktig. Ibland är det inte hur du säger det – problemet är när det sägs.

om du är orolig att någon inte drar sin vikt eller gör något misstag, höja den direkt med dem, inte offentligt vid lagmötet. Antag inte att det brådskande problemet du behöver lösa just nu är någon annans prioritet. De har sina egna brådskande problem, så ladda inte på dem eller skicka ALL-CAPS-meddelanden som kräver ett svar just nu.

andra dåliga stunder? Vad sägs om alla timmar E-post och samtal? En” alltid öppen ” arbetsmiljö bär människor ner.

sist, ha lite empati för någon som är stressad. Vi går alla dit. Gör några ersättningar när någon uppenbarligen har en dålig dag. Även för dem som är master communicators – stress kan göra idioter av oss alla. Så lär dig när du ska ge någon en paus. Ge det en vila. Din brådska gör det inte deras brådska. Låt den stressiga tiden gå och gör sedan din förfrågan. Du kanske upptäcker att det kommer att hända så mycket snabbare, och med mindre drama.

Bygg relationer, men håll dig professionell

naturligtvis finns det utrymme att prata om icke-arbetssaker med kollegor. Vi vill. Vi vill komma överens med och hitta en gemensam grund med de människor vi arbetar med alla vill känna sig kopplade till sina medarbetare till viss del. Att bli personlig vid rätt tidpunkter hjälper oss att se medarbetare som individer, som riktiga människor med känslor.

men det finns personliga och det finns personliga. Korsa inte professionella linjer. En teamchattkanal är inte söndagsbrunch. Ingen vill höra om ditt kärleksliv. TMI. Det är lätt att korsa denna linje med våra digitala affärsverktyg, eftersom de känner och fungerar som våra sociala digitala utrymmen. Vi måste komma ihåg att de inte är lämpliga för personlig kommunikation.

Håll dig konstruktiv

när du måste leverera ett svårt budskap, håll dig konstruktiv. Målet med att kommunicera detta meddelande är att få ett bättre resultat. Att genera någon eller bli aggressiv med dem kommer inte att leda till ett bättre resultat. Ingen dyker upp och vill göra ett dåligt jobb.

Adressfel

när det finns en felkommunikation som är i vägen för framsteg, ta itu med det snabbt. Att låta det fester gör inte framtida kommunikation enklare.

var alltid den första som erkänner när du har gjort ett misstag. Be om ursäkt uppriktigt. Fixa misstaget så bra du kan. Av samma skäl, om någon annan gör ett misstag, gnugga inte in det. Var nådig. Lär dig att förlåta. För att hålla fast vid ilska skadar dig bara-inte dem.

slutsats

kommunicera eftertänksamt, regelbundet och genom det mest bekväma mediet bygger din trovärdighet, vilket ökar chansen att dina kollegor kommer att höra dig när du har något viktigt att dela.

när du arbetar för att förbättra dina egna kommunikationsförmåga, håll en vägledande princip i åtanke: behandla andra med respekt och omtanke (aka ”var inte en ryck”). Om du kan behärska det kommer människor definitivt att vara mer öppna för vad du säger.