vet du hur man skapar en handlingsplan?

det är viktigt för ett företag att ha en handlingsplan för att uppnå mål i sina projekt och uppnå bästa resultat.

men vad är en handlingsplan, hur som helst? Vad är det för?

en handlingsplan är en organiserad form som följer en definierad metod för att definiera mål och mål, de aktiviteter som måste genomföras, de som ansvarar för att utveckla var och en av dem och som också följer framstegen i varje projekt, så att de bästa resultaten kan uppnås.

faktum är att skapa en handlingsplan för bättre lagarbete planering är en aktivitet som alla chefer någon gång behöver göra.

och utmaningen i hur man skapar en handlingsplan är att vinna över ledare och hålla dem engagerade så att de verkligen accepterar besluten och bidrar till framgången för operationen.

så i det här inlägget pratar vi om hur man utformar en effektiv handlingsplan och engagerar ditt team.

du kommer också att se stegen i en handlingsplan och några handlingsplanverktyg som kan hjälpa dig.

är du redo?

hur man skapar en handlingsplan steg för steg: komplett Guide

att lära sig att skapa en handlingsplan är inte svårt.

det finns flera mycket effektiva metoder och handlingsplanverktyg, och vi kommer att presentera några av dem här.

men för att allt ska flöda mer naturligt, låt oss börja med att presentera en enkel 7-stegs handlingsplan.

hur man skapar en handlingsplan steg för steg:

strukturen i en handlingsplan bör följa dessa steg, som För övrigt också är en utmärkt färdplan för presentationen av en handlingsplan.

kolla in det:

1. Vet vart du vill gå

det första steget i att skapa en handlingsplan är att överväga företagets strategiska planering.

du som ledare styr dina handlingar mot företagets mål.

börja med att lista hur ditt team bidrar till att nå dessa företagsmål.

därför kommer både du och ditt team att veta hur dina dagliga attityder bidrar till att uppnå dina företagsmål.

detta hjälper till att engagera laget och ha en vision om sin roll i allt.

2. Skapa mätbara mål

när du har en tydlig vision om vad du behöver uppnå är nästa steg att sätta mätbara mål.

handlingsplanens mål måste tydligt definieras, trots allt tjänar en handlingsplan till att uppnå mål.

Tänk på mål som gör att ditt team kan visualisera vad som har uppnåtts. Således kommer de att ha tid att korrigera avvikelser och uppnå målen.

om de inte uppfylls kan du samla in och utvärdera prestanda för proffs och gruppen.

senare presenterar vi ett verktyg som visar hur du gör en målplan för dina projekt.

3. Lista de uppgifter som ska utföras

det är viktigt att alla aktiviteter som krävs för att nå målet listas och tilldelas en person som ansvarar för dem.

så tillsammans med teamet, lista alla uppgifter och aktiviteter som ska utföras.

be varje professionell att lägga på papper vad deras huvudsakliga relaterade aktiviteter är och sedan diskutera dessa med var och en av dem.

på detta sätt är alla tydliga om vilka aktiviteter som ska utvecklas och vem som ansvarar för deras genomförande.

4. Dela upp de stora uppgifterna i mindre, mer hanterbara delar

vissa uppgifter eller mål kan verka svårare att uppnå än andra.

det är därför, där det är möjligt, bryta större uppgifter i mindre delar, lättare att utföra och även hantera.

detta gör det möjligt för de anställda som driver dem att hantera dem lättare och få större tydlighet om de aktiviteter de behöver göra för att kunna utföra dem i tid.

för en chef representerar mindre uppgifter också större lätthet i hanteringen.

det gör att framstegen i åtgärderna kan följas med större tydlighet, eftersom de är mindre, händer snabbare, vilket gör att framstegen i målet eller uppgiften kan följas.

5. Bestäm tidsfrister för dagliga leveranser

utan specifika tidsfrister kan du inte göra en handlingsplan, och arbetet kommer definitivt att expandera och gå över tiden.

vissa uppgifter kan aldrig slutföras.

aktiviteter som redan har väldefinierade processer kan mycket väl styras av förutbestämda tidsfrister.

här är det också värt att konsultera varje professionell för att bestämma exekveringstiderna för dessa uppgifter.

med förutbestämda tidsfrister kan arbetstagaren planera genomförandet av sin verksamhet bättre och prioritera efter deras betydelse och brådska.

detta gör det möjligt för chefen att bättre övervaka teamets produktivitet.

det kommer också att underlätta kommunikationen av alla, eftersom laget redan vet när en viss aktivitet kommer att slutföras.

6. Skapa en visuell representation av din handlingsplan

när du har skapat åtgärdsposterna och använder en tidslinjemall är nästa steg att skapa någon form av visuell representation av din plan.

denna representation hjälper till att engagera ditt team, eftersom alla kan följa utvecklingen av aktiviteterna.

samtidigt möjliggör en grafisk visualisering också en lätthet att identifiera vilka uppgifter eller mål i handlingsplanen som inte utförs eller uppnås, så att de kan prioriteras för att uppnås.

7. Spåra dina handlingar ofta

när din plan har upprättats och delats med laget, och prestationerna är planerade, är nästa steg enkelt: gör frekventa uppföljningar till en vana.

det täcker de ansvariga för att se till att alla människor gör sin del.

du kan till exempel skapa ett schema för att skicka affärsrapporter eller presentera enskilda eller gruppresultat.

det finns inget sätt att skapa en handlingsplan utan att definiera hur du ska följa upp den.

en handlingsplan kan ibland, på grund av händelser eller oförutsedda omständigheter, ändras eller upphävas.

låt inte det hända.

när allt kommer omkring, vad är syftet med en handlingsplan, om inte som en guide så att förmågan att uppfylla tidsfrister, slutföra uppgifter och uppnå mål återupptas omedelbart efter det oönskade avbrottet.

granska alltid din handlingsplan och engagera dina anställda att gå vidare utan att förlora fokus på målen.

vill du veta det bästa sättet att övervaka dina handlingsplaner?

kolla in ett av de bästa handlingsplanhanteringsverktygen: spåra ditt företags handlingsplaner på ett enkelt sätt! Ta reda på om STRATWs ONE

hittade du dessa instruktioner lite komplexa?

hade du svårt att visualisera, i praktiken, hur man skapar en handlingsplan?

Håll dig lugn, Fortsätt läsa för att ta reda på mer om det.

innan vi visar andra metoder för hur man sätter ihop en handlingsplan valde vi ett exempel på en färdig handlingsplan för dig:

hur man skapar en handlingsplan, steg för steg, genom att ställa dessa 5 frågor?

faktum är att om du tittar noggrant har svaren på dessa frågor en stark relation till stegen i handlingsplanen som vi har skisserat ovan.

tanken är att svara på var och en av dessa frågor och därigenom definiera:

• vad kommer att göras? De är målen och målen för handlingsplanen.
• när kommer det att göras? Det här är datum och schema.
• var kommer det att göras? I det här fallet handlar det om att ange de platser där åtgärden kommer att äga rum, vilket kan vara ett specifikt rum (eller flera) av företaget, webbplatser och verktyg på internet eller en extern plats.
• hur? Vilken metod kommer att användas? Vilka kriterier kommer att användas? Finns det ett verktyg som alla ska använda, en Good practice manual eller ISO-standard? Vilka är stadierna i projektet?
• Varför gör vi det här? Det är nödvändigt att tydligt definiera vilken fördel projektet kommer att ge företaget, hur det kommer att öka värdet för verksamheten och kunderna.

handlingsplanen ”vad, när, var, hur och varför” har sitt ursprung i metodiken för hur man skapar en 5W-handlingsplan, som sedan utvecklas till 5W2H och som motsvarar dessa frågor:

• vad?
• varför?
• var?
• vem?
• när?
• hur?
• hur mycket?

hur man skapar en handlingsplan med hjälp av andra verktyg

som lovat, här är några handlingsplanhanteringsverktyg som kan hjälpa dig:

ställa in smarta mål

detta verktyg hjälper till i fasen av en handlingsplan om definitionen av mål.

de bör baseras på bokstäverna som utgör ordet SMART, se hur det fungerar:

• specifika: målet kan inte vara generiskt och brett, utan referenser till laget. Det måste vara väldigt objektivt, att ha fokus och att detaljera utan tvekan vart du vill komma fram.
• mätbar: helst bör målet representeras av ett tal som ska nås. För detta bör det vara en punkt som kan mätas utan svårighet eller fördröjning.
• uppnåelig: mål utöver lagets möjlighet leder bara till demotivation. Att sätta ambitiösa men aldrig omöjliga mål är avgörande.
• Relevant: målet, när det uppnås, bör ge några viktiga fördelar så att organisationens strategiska mål uppnås.
• tid: det är viktigt att definiera tidsramen för att uppnå målet.

PDCA: handlingsplan för företagsförbättring

PDCA-metoden handlar specifikt om hur man skapar en handlingsplan för ett företag för att förbättra sina processer.

det är uppdelat i 4 steg, enligt bokstäverna:

• planera: upptäck problemet, dess grundorsak, planera förbättringarna och utveckla en handlingsplan.
• gör: engagera de anställda och genomföra planen.
• kontrollera: kontrollera resultaten och analysera om allt gick helt som förväntat.
• Act: går det bra? Bra, processförbättring genomförs definitivt. Fungerade det inte? Starta om din PDCA-cykel!

Visa och agera metod

trots allt vi har sagt om att skapa en handlingsplan och vad dess steg är är det inte alltid lätt att se vad problemen är och hur man löser dem.

för att hjälpa dig har vi ett annat verktyg, View and Act-metoden.

Följ stegen nedan:

• definiera: gör en undersökning av företagets problem genom möten med teamet om möjliga lösningar.
• prioritera: sortera ut de allvarligaste problemen med hjälp av TARMPRIORITERINGSMATRISEN och Eisenhower-matrisen.
• beskriv: diskutera med teamet orsakerna till problemen och tänk på möjliga åtgärder för att lösa dem, liksom de resurser som behövs.
• exekvera: är alla överens med vad som ska göras? Tja, kom igång då!
• övervaka och samla in data: spåra och övervaka arbetets framsteg, se till att du är på rätt spår och gör nödvändiga justeringar.

är metoden för att skapa en handlingsplan nu tydligare för dig? Om inte, titta på videon nedan för att betona textens huvudideer:

bland de många funktionerna i STRATWs ONE är en av dem att hjälpa till med genomförandet av handlingsplaner, ta reda på mer om det: STRATWs ONE.

revolutionera förvaltningen av ditt företag med STRATWs One