med hjälp av en policyhanteringsprogramvara som PowerDMS görs policyer och procedurer tillgängliga för alla anställda. Du kan snabbt skicka ut policyuppdateringar och kräva anställdas signaturer för att se till att alla har läst policyn.

med online-policyhantering kan din personal komma åt procedurer var som helst, med vilken dator eller mobil enhet som helst.

istället för att behöva tummen genom sidor av ett bindemedel kan de göra en enkel sökordssökning för att dra upp proceduren de behöver.

detta säkerställer att de faktiskt följer policyer och procedurer snarare än att bara försöka komma ihåg de rätta stegen från toppen av huvudet.

implementera utbildningar

att se till att dina anställda läser policyer och rutiner är det första steget mot att säkerställa efterlevnad, men det räcker inte på egen hand. Anställda kanske inte helt förstår en policy eller vet hur de ska omsättas i praktiken.

din organisation behöver utbilda anställda om innehållet i policyer samt om hur man utför procedurer i verkliga situationer.

grundlig utbildning om policyer och rutiner bör ske för varje ny hyra under onboardingprocessen. Statistik visar att anställda som får formell onboarding utbildning är mer produktiva, få full kompetens snabbare, och är mer benägna att träffa sina resultat milstolpar.

policy-och procedurutbildning bör dock fortsätta för alla anställda. Utbildningen kommer att se annorlunda ut beroende på din bransch och storleken på din organisation.

till exempel inom branscher som brottsbekämpning och hälsovård är praktisk, scenariobaserad utbildning av särskild betydelse.

men varje organisation kommer att ha information som anställda effektivt kan lära sig genom online-kurser. Ett online training management program kan spara din organisation tid och pengar genom att låta anställda att slutföra utbildning självständigt på sin egen tid.

med programvara som PowerDMS kan du ladda upp träningsmaterial som PowerPoints, videor, ljudfiler och mer. Du kommer att ha en fullständig rekord av varje medarbetares engagemang med utbildningen och kunna samla in feedback för att förbättra policyer och utbildning.

när du effektiviserar din utbildning kommer dina anställda att vara bättre rustade att följa policyer och rutiner.

testa anställdas förståelse

Policydistribution och utbildning garanterar inte att varje anställd verkligen förstår policyer. En anställd kan logga ut på ett dokument utan att förstå det.

detta kanske inte verkar betyda på kort sikt, men på lång sikt kommer det att leda till att anställda inte följer policyer och förfaranden.

en bra policy-och procedurhanteringsprogramvara gör att du kan skapa tester för att se till att anställda förstår policyer. Med ett verktyg som PowerDMS kan du skapa anpassningsbara frågesporter för anställda att slutföra efter att ha läst en policy eller avslutat en utbildning. Du kan ta itu med eventuella luckor i förståelsen och vara säker på att anställda vet hur man följer proceduren.

uppmuntra ansvarighet

policyimplementering sker uppifrån och ner. Anställda är mer benägna att följa policyn om de ser sina chefer och ledare konsekvent följa policyer och rutiner också.

anställda måste också känna till konsekvenserna av att inte följa policyer och förfaranden. Detta innebär att din organisation måste ha en struktur för disciplin och korrigerande åtgärder.

återigen börjar detta med ledarna. Chefer och arbetsledare måste utbildas i när och hur man genomför disciplinära granskningar.

handledare ska inte behöva micromanage anställda för att se till att de följer policyer och förfaranden. Procedurchecklistor och rapporteringsmekanismer kan hjälpa till att hålla anställda på rätt spår.

denna dokumentation hjälper ledare att se vilka anställda som följer procedurer och vilka inte. De kan belöna anställda eller erbjuda korrigering efter behov. Anställda som avviker från förfaranden kan bara behöva lite vägledning eller vidareutbildning.

regelbundet granska policyer och procedurer

när praxis avviker från policyn betyder det vanligtvis en av två saker:

1. din organisation behöver bättre kommunicera policy och procedur med din personal och genomdriva efterlevnad.

2. din policy och procedurer är föråldrade eller ofullständiga.

anställda kan inte följa procedurer som inte finns, motsäga andra policyer eller misslyckas med att ta itu med ett betydande skifte i teknik eller praxis.

organisatoriskt ledarskap måste regelbundet granska och revidera policyer och förfaranden, ta hänsyn till nya regler, standarder, teknik och strukturella förändringar.

varje gång du uppdaterar policyer, se till att följa stegen som anges tidigare. Skicka ut policyändringar till din personal, införliva dem i utbildning, testa policyer och hålla anställda ansvariga.

att se till att dina anställda följer policyer och rutiner tar arbete, men det behöver inte vara svårt.

Använd ett policyhanteringssystem för att säkerställa att anställda förstår vikten av att följa policyer och procedurer och vet hur man gör det.