det finns få saker som är mer kritiska för framgången för ditt lilla företag än en robust och väl avrundad lagerhanteringsprocess. Problemet är att om du aldrig har behövt hantera lager tidigare är det svårt att veta var du ska börja.

med lagerhantering kan det finnas dussintals rörliga bitar. Det görs ännu mer komplicerat av det faktum att det inte finns något rätt sätt att hantera lager. Vad som fungerar för verksamheten på gatan kanske inte fungerar för din.

i den här artikeln ger vi dig en uppsättning universella riktlinjer som du kan tweak och förklara grunderna för hur du tar inventering för ett litet företag.

hur man tar inventering för ett litet företag

• vad är lagerhantering?
• Håll en hög organisationsnivå
• ta emot lager exakt
• Använd rätt verktyg
• gör datadrivna beslut
• ha en formell process på plats
• gör regelbundna lagerantal

vad är lagerhantering?

lagerhantering är en process och uppsättning system för hantering av lager och lager. Det är en delmängd av det mycket bredare supply chain management-konceptet. För de flesta detaljhandelsföretag kommer lagerhantering att kapsla in följande uppgifter:

• beställa lager
• lagra lager
• sälja lager
• spåra lagernivåer

även om dessa uppgifter kan verka vardagliga, och till och med ”enkla” eller ”enkla”, gör dem (och gör dem bra) hjälper till att skapa en bunnsolid grund för ditt företag att fungera från. Du kommer att undvika potentiella problem och njuta av optimeringar som:

• förhindra slut på lagerfrågor för dina populära produkter
• vet vilka typer av försäljning/kampanjer som ska köras för att flytta underpresterande lager
• vet rätt mängd artiklar att hålla till hands för att upprätthålla optimalt kassaflöde
• om du säljer lättfördärvliga varor kan det hjälpa dig att undvika förstöring

behåll en hög nivå av organisation

det första steget i att hålla koll på ditt lager är att organisera dina artiklar med så mycket data och produktinformation som möjligt. Framgångsrik lagerhantering är ett direkt resultat av stark dataanalys. Genom att börja med rika, exakta produktdata undviker du fel längs linjen och har lättare att undersöka eventuella problem du kan upptäcka. Vanligtvis skulle dessa data matas in i ett POS-system, men det är också möjligt (men väldigt tråkigt) att spåra dessa data med kalkylblad.

med det sagt, här är några av de data du vill mata in för varje produkt:

• namn
• avdelning
• Kategori
• SKU
• UPC
• leverantör och leverantör-ID
• försäljningspris
• skattesats
• Diskonterbar (Y/N)
• kostnad per artikel
• aktuell kvantitet
• ordna om utlösaren
• rekommenderad order

om du säljer artiklar med varianter, vill du se till att du anger varje variant som en del av en matris. Det klassiska exemplet på en artikel med varianter är en T-shirt som säljs i flera storlekar och färger. Varje kombination av storlek och färg är en unik variant av en förälderprodukt. Genom att skapa en matris kommer du att kunna spåra kvantitet, försäljningsdata och mer för varje variant på individuell basis.

ta emot lager exakt

precis som vårt första Tips Vill du se till att du får och matar in nytt lager från leverantörer i ditt försäljningssystem så exakt som möjligt. Att ange fel produktkvantitet eller felmärkning av en produkt kan orsaka en massa problem senare längs linjen. Det bästa sättet att säkerställa att du får ett inmatningslager från leverantörer korrekt är att skapa en standardiserad process och följa den varje gång du får en leverans.

här är ett exempel på hur den processen kan se ut:

1. den som tar emot försändelsen ska ha en lista över de artiklar du har beställt eller en kopia av den ursprungliga inköpsordern.
2. mottagaren ska se till att alla förväntade lådor/paket tas emot (dvs inget finns kvar i lastbilen).
3. mottagaren ska packa upp alla lådor och jämföra innehållet mot listan eller inköpsordern.
4. om det inte finns några fel eller problem, gå vidare och ange leveransdata i ditt POS, kalkylblad eller andra spårningssystem.
5. om det finns problem, notera dem och kontakta din leverantör. Du kan sedan ange resten av sändningen i ditt system.

eftersom att ta emot en order korrekt är en så viktig del av lagerhanteringen kanske du vill hantera den här delen av verksamheten själv eller lita på en betrodd senior anställd.

Använd rätt verktyg

lagerhantering är mycket enklare när du använder POS-programvara. Detta är fallet på grund av mängden data och den takt med vilken lager övergår inom de flesta detaljhandelsföretag. Om du försöker hantera allt med ett kalkylblad eller penna och papper är det mycket troligt att uppgiften börjar känna sig som en börda som du vill hoppa över i slutet av en hektisk dag. Plus, med så många rörliga delar ökar du sannolikheten för fel, vilket kan kasta bort alla dina lagerdata.

med ett POS-system, utanför att skapa din produktkatalog (vanligtvis gjort en gång under första installationen) och ta emot nytt lager, är lagerhantering en automatiserad process. När du säljer en produkt uppdateras dina lagernivåer automatiskt. Du kan enkelt fråga ditt system för att se hur mycket du har av en produkt till hands, och det finns vanligtvis detaljerade lagerrapporter som du kan använda för att bättre förstå vad som händer i ditt företag.

gör datadrivna beslut

en av de främsta anledningarna till att använda en POS, särskilt ur ett lagerhanteringsperspektiv, är de olika rapporter du har till ditt förfogande. Dessa rapporter kommer att täcka allt från försäljningsvolym per produkt, vinstmarginalanalys, lageromsättningshastighet och mycket mer. Med denna information kommer du att kunna fatta mer välgrundade beslut som hjälper dig att forma din övergripande affärsstrategi. Här är några av de insikter som du kan förvänta dig att härleda från ditt försäljningssystems rapporteringsfunktioner:

• identifiera dina bästsäljande artiklar så att du kan prioritera att hålla dem välfyllda
• övervaka vinstmarginaler per produkt så att du kan identifiera möjligheter att omförhandla med dina leverantörer
• kontrollera ditt lagervärde när som helst för att förstå hur mycket kapital du har bundet i lager

om du är en Excel-guide är det säkert möjligt att skapa liknande rapporter med kalkylprogram och anpassade formler. Men du har en mycket lättare tid om du får ett POS-system och låter det göra numret crunching för dig. Dessutom frigör detta dig att fokusera på uppgifter för att växa ditt företag, som att tolka dina rapporter och fatta bättre beslut baserat på dina resultat.

ha en formell process på plats

medan verktyg som en POS eller dedikerad lagerhanteringsprogramvara kan hjälpa till att förenkla lagerhanteringen och låta dig få mer värde från dina data, behöver du fortfarande en övergripande process på plats. Två av de mest populära metoderna är först In, först ut (FIFO) och medelkostnadsmetoden.

företag som använder FIFO gör ett försök att sälja äldre lager före nyare lager. För vissa affärstyper, som de som säljer lättfördärvliga varor, är FIFO ett nödvändigt sätt att härleda så mycket värde från lager som möjligt. Föreställ dig till exempel hur en närbutik lagrar drycker. Föremål på framsidan av sina kylskåp löper vanligtvis ut tidigare än föremål placerade i ryggen.

för den genomsnittliga kostnadsmetoden kommer företagen att tilldela kostnaden för en artikel baserat på den totala kostnaden för varor de köpte dividerat med antalet inköpta enheter. Denna metod är enklare att tillämpa och billigare än FIFO, vilket gör det till ett tilltalande alternativ för artiklar som är svåra att beräkna kostnader för.

oavsett vilket övergripande system du använder är det viktigt att du förstår fördelarna och nackdelarna med varje tillvägagångssätt så att du kan välja rätt för ditt företag.

gör regelbundna lagerantal

även om du har ett POS-system eller lagerhanteringsverktyg på plats, samt en process för att ta emot lager, Vill du fortfarande göra manuella lagerantal regelbundet. Beroende på storleken på ditt företag kan du göra dessa halvårsvis, kvartalsvis eller till och med månadsvis.

dessa räkningar är viktiga eftersom de fungerar som en säkerhetskopia till ditt dagliga system och kan hjälpa dig att upptäcka brister i din process. Om tanken på att avsätta tiden för att räkna hela ditt lager på en gång låter lite överväldigande, kan du också utföra cykelräkningar.

Cykelräkningar är snabbare kontroller där du bara räknar en mindre del av ditt lager. Till exempel, en månad kan du kontrollera din sko inventering, och en annan din hatt inventering. Förutom att spara tid kan det hjälpa dig att upptäcka problem mycket snabbare än en mer massiv kvartalskontroll, men experter rekommenderar att du gör minst en fullständig inventeringsräkning per år för inkomstskatterapportering.

ge ditt företag starkare verktyg för lagerhantering

lagerhantering är avgörande för ditt företags verksamhet och framgång. Att organisera dina system kommer att gå långt så långt som att räkna dina föremål, ställa in ditt golv och göra dina anställda mer produktiva och effektiva. Noggrann räkning innebär ytterligare avvikelser och en bättre slutresultat för ditt företag.

en POS som Lightspeed kan automatisera lagerhantering för dig och ge dig värdefull information som hjälper dig att fatta smartare beslut. Chatta med våra experter för att se om våra lösningar är rätt för ditt företag.