det finns flera scenarier där företag kommer att bli ombedda eller kommer att initiera en begäran om att verifiera en persons arbetshistoria och andra detaljer i samband med deras nuvarande eller tidigare anställning. Denna process, inte överraskande, är känd som ” Employment Verification.”
anställningsprocessen är en särskilt vanlig tid för ett företag att göra anställningsverifiering, och det kräver vanligtvis professionella referenskontroller. Företag får också ofta begäran om anställningsverifiering från tredje part, till exempel långivare som har sitt ursprung i nya lån eller fastighetsägare som bekräftar att en leasetagare kommer att kunna göra tillräckliga betalningar på ett nytt leasingavtal.
det finns flera metoder för att bevisa anställning, allt från att säkra ett ”bevis på anställning” (PoE) brev till att tillhandahålla paystubs, referenser eller utförda kontrakt och avtal. Här tittar vi på de främsta orsakerna till begäran om anställningsverifiering och flera sätt för företag att uppfylla sådana förfrågningar.
vilka situationer kräver anställningsverifiering?
med uppkomsten av professionella nätverkssajter som LinkedIn kan det verka som att en persons online-närvaro eller CV/CV räcker för att bevisa sin anställning. Men många skulle vara verifierare vill ha en mer formell certifiering, särskilt när det är relaterat till en finansiell transaktion.
långivare med ursprung i ett lån
långivare som utvärderar en sökande för ett nytt lån har ett privilegium för att verifiera en persons anställning: se till att en ny kund kan göra sina betalningar i tid. Förutom att validera anställning kan arbetsgivare också verifiera löneinformation för en anställd men måste vara noga med att följa lokala lagar. Vissa platser som delstaten Kalifornien och New York City bar arbetsgivare från att släppa löninformation under anställningsprocessen, men det påverkar sällan förfrågningar som gäller för lånets ursprung.
fastighetsägare som utfärdar ett leasingavtal
liksom lånleverantörer kommer fastighetsägare vanligtvis att verifiera en persons anställning för att säkerställa att de kan hantera ett nytt leasingavtal. Resultathistoria är också relevant för att ge en känsla av en hyresgästs framtida inkomst.
arbetsgivare som utökar erbjudanden till nya anställda
även om arbetsgivare ofta bekräftar en sökandes jobbhistorik genom att kontrollera professionella referenser, kommer de ibland att kräva en mer formell intyg, vanligtvis i form av en anställningsverifiering eller PoE-brev. Vi tittar på dessa bokstäver mer detaljerat nedan.
innehavare av arbetsvisum som validerar sin anställning
arbetsvisum kräver vanligtvis att en sökande har förvärvsarbete innan han får tillstånd att stanna kvar i ett visst land. På samma sätt beror ansökningsförnyelser vanligtvis på viseringsinnehavarens fortsatta anställning, så viseringsinnehavaren måste informera det kontor som utfärdar arbetstillståndet om de har förlorat eller på annat sätt ändrat positioner.
metoder för anställningsverifiering
som en början bör företag meddela en nuvarande eller tidigare anställd att de har fått en begäran om sina anställningsuppgifter för att se till att begäran är legitim innan de lämnar över någon information.
därefter, innan du samlar in den information som krävs för att svara på en begäran om anställningsverifiering, bestäm det bästa sättet att presentera det. Har personen som gör begäran angett ett format? Har de lämnat ett formulär att fylla i, eller kommer en informell referens att göra?
när du är osäker bör företag utfärda ett PoE-brev, eftersom det är den vanligaste metoden som används för anställningsverifiering. Ett PoE-brev innehåller all relevant information om en anställds historia hos ett företag. En kombination av andra metoder räcker ofta också.
bevis på anställningsbrev
ett PoE-brev utfärdat av en arbetsgivare ger formell bekräftelse på en nuvarande eller tidigare anställds förhållande till företaget.
majoriteten av PoE-bokstäverna inkluderar:
- arbetsgivarens företagsnamn och adress (eller använd standardföretagets brevhuvud): verifierar namn och plats för företaget som verifierar anställning.
- nuvarande eller tidigare anställds befattning: bekräftar en anställds roll i ett företag.
- datum då nuvarande eller tidigare anställd anställdes: verifierar varaktigheten av arbetstagarens tjänstgöring hos företaget.
- en lista över arbetstagarens ansvar: belyser en anställds behärskning av positionen och relaterade uppgifter.
- en arbetsgivares kontaktuppgifter: Hjälpmedel med framtida kontakt angående verifieringsbegäran.
oavsett om du är en arbetsgivare som vill skapa ett PoE-brev eller en anställd som vill förenkla verifieringsprocessen för ett företag kan du använda den här gratismallen (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) som vi har skapat för att se till att du täcker alla dina baser.
andra metoder för att bevisa anställning
om det är svårt att kontakta en arbetsgivare, oavsett om det beror på otillräckligt HR-stöd eller ett svagt förhållande mellan företaget och arbetstagaren, finns det andra sätt att slutföra anställningsverifiering.
- *Paystubs * ge ett register över en anställds tidigare inkomster från en arbetsgivare. Informationen är relevant när en anställds inkomster är huvudfokus för en verifieringsbegäran, till exempel en kreditkortsansökan, men ibland förutsatt att informationen är olaglig. Arbetsgivare bör konsultera en advokat eller lokala lagar för att säkerställa att de inte avslöjar skyddad information.
- *referenser *Beskriv en anställds roll inom ett företag och deras övergripande prestanda. En anställds tidigare chef eller kollegor kan garantera honom eller henne, och de flesta företag får referenskontroller då och då.
- *kontrakt & avtal *bevisa en anställds relation med ett företag, men endast i den meningen att den anställde accepterade ett jobberbjudande. Ett problem med denna verifieringsmetod är bristen på bevis för att arbetstagaren faktiskt stannade kvar för att utföra den roll som de anställdes för.
- *tredjepartstjänster *ta bort stressen från anställningsverifieringsförfrågningar genom att automatisera mycket av processen. Detta är vanligtvis bara relevant när en arbetsgivare är en aktiv användare av en sådan tjänst.
vilken information är laglig för arbetsgivare att dela i alla stater?
Anställningsverifieringsförfrågningar kan be om detaljer som arbetsgivare inte är skyldiga att lämna in. Faktum är att arbetsgivare kan få rättsliga påföljder för att avslöja skyddad information. Hälsa och lön & inkomstinformation är de mest känsliga uppgifterna som innehas av arbetsgivare, och de måste vara särskilt försiktiga när de ombeds dela detaljer relaterade till dessa kategorier.
hälsodata
att dela information om en anställds hälsa är i allmänhet en dålig praxis. En verifierarens motiv kan vara orena, allt från en försäkringsgivare som vill få insikt om en potentiell kunds befintliga villkor till ett företags anställningsansvariga som syftar till att bygga den mest attraktiva arbetskraften som möjligt.
Information om en anställds funktionshinder är särskilt känslig. Americans with Disabilities Act från 1990 ger uttryckligt skydd för individers handikappinformation, vilket förhindrar att informationen delas med någon tredje part av någon anledning.
anställa arbetsgivare är välkomna att bekräfta att en potentiell anställd kommer att kunna fullgöra ansvaret för den aktuella rollen på ett adekvat sätt. Arbetsgivare kan också kontrollera om en anställd kommer att behöva ”rimliga boende” för en viss roll som gör det möjligt för den anställde att slutföra alla sina uppgifter
lön & resultat historia
vissa situationer, som lån originering, kräver en individ att säkra bevis på sina inkomster. Men flera platser, inklusive delstaten Kalifornien och New York City, har antagit lagar som förbjuder företag att begära tidigare löneinformation under anställningsprocessen. Detta är utformat för att skydda en anställd från att ha en lön för en ny roll orättvist jämfört med deras tidigare intäkter, vilket kan ha varit under marknadsräntan eller på annat sätt orättvist.
få det rätt
många företag måste svara på ett antal Anställningsverifieringsförfrågningar, så tankeväckande utveckling av en process för att göra det kommer att hjälpa företaget att spara pengar och påskynda svarstiden. Sourcing den information som behövs för att uppfylla en begäran kan hindra HR och andra anställda från att slutföra andra viktiga uppgifter, eftersom det kan kräva fortsatt uppsökande till olika avdelningar. Och många viktiga beslut, som en anställds förmåga att köpa ett nytt hem, gångjärn på snabb kontroll av anställning. Att välja ett PoE-brev räcker vanligtvis för att slutföra en viss verifieringsförfrågan, men arbetsgivare kan också automatisera processen via Truework och andra tredjepartsverifierare.