”Projektledning” kan vara en term som bara tar upp två ord, men den ackumulerade kroppen av projektledning kunskap är enorm! Vad är PRINCE2? Ska du bry dig? Vår översikt över PRINCE2 ger dig det svar du letar efter, samt några förslag som du kan anpassa till dina egna projekt.

Vad är det? PRINCE2 är en specifik projekthanteringsmetod, och de som är helt bekanta med det kommer att ha genomgått intensiv utbildning och fått certifiering. Men var kommer royalty in i bilden? ”PRINCE ”är en akronym som står för” projekt i kontrollerade miljöer.”

varför numret 2? PRINCE2 har en föregångare. Det kanske inte är så aristokratiskt som PRINCE2, men det låg till grund för dess utveckling. PRINCE2 är en förbättring av PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), en systematisk Projektledning strategi som utvecklats av Simpact Systems redan 1972.

1989 antog den brittiska regeringen den som standard som den ville att projektledare för informationsteknologi skulle använda. Eftersom det användes av Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), hänvisade den brittiska regeringen till det som ”PROMPT II i CCTA-miljön”, som senare ändrade namnet till PRINCE2, det vi känner idag.

Vad är Tallyfy?

Tallyfy hjälper dig att dokumentera och automatisera uppgifter mellan medarbetare och kunder

Klicka här för att lära dig mer om Tallyfy

är det bara för IT-projekt? Det fina med PRINCE2 är att det fungerar för mer än bara IT-relaterade projekt. År 1996 erkände projektledare det som ett generiskt tillvägagångssätt som kunde fungera för nästan vad som helst. Den brittiska regeringen sålde senare rättigheterna till PRINCE2 till den privata sektorn, och dess användning spred sig över hela Storbritannien, Europa och Australien. I dag, du kan hitta PRINCE2 utbildning och certifieringar som erbjuds i nästan alla länder i världen.

under tiden har PRINCE2 hållit jämna steg med tiden med revideringar som syftar till att ta itu med feedback från PRINCE2-utövare och de förändrade behoven i affärsmiljön.

Prince2s sju principer

Låt oss gå ner i grunderna för vad PRINCE2 består av. För det första har vi sju övergripande principer att tänka på:

fortsatt affärs motivering

som företagare eller projektledare, du är säker på att hålla med om att varje projekt du inleder bör vara värt att göra. Mer specifikt behöver det ett affärsfall för att stödja det. Enkelt uttryckt innebär det att fördelarna med projektet ska överstiga kostnaderna. Att bestämma och fånga affärsfallet för ett projekt är en av de första sakerna som en PRINCE2-utbildad projektledare gör.

Lär av erfarenhet

det finns ingen mening med att återuppfinna varje del av ett projekt. Ja, vissa av dess element kommer att vara unika, men det kommer alltid att finnas element som mycket liknar dem som tidigare tagits upp av samma organisation. När organisationen inte har erfarenhet kan den lära av andra organisationer eller individer som är villiga att dela information och ge värdefulla insikter. Genom att minska antalet okända kan PRINCE2 – projektledare minska risken.

definierade roller och ansvarsområden

denna princip kan se lika tydlig ut som dagsljus från titeln. När allt kommer omkring kommer du inte att få något gjort förrän alla vet vad de ska göra och vem som gör det. Men det finns mer än att möta ögat. Intressenternas engagemang är också nyckeln till denna princip. Företagssponsorer, användare och leverantörer behöver alla representation i Projektledningsgruppen och dess styrelse.

från denna process kan en projektledningsstruktur utvecklas, och detta kommer att informera varje person som är involverad i projektet om vad de förväntas göra, vad de kan förvänta sig att andra ska göra och vem de ska vända sig till för beslutsfattande.

hantera stegvis

vi vet redan att det bästa sättet att hantera komplexa projekt är att dela upp dem i steg, men PRINCE2 anger behovet av ledningssteg som skiljer sig från ”kontrollpunkter.”Kontrollpunkter är tillfällen då projektstyrelsen kommer att utvärdera projektet hittills och justera framtida steg baserat på vad som hänt hittills. Projektet bygger således på en övergripande plan på hög nivå, men varje steg har sin egen detaljerade plan.

hantera med undantag

det finns en ganska komplex ram för hantering med undantag i PRINCE2. Den enkla förklaringen är att specifika parametrar ställs in, och variationer i projektet bör endast ske under mycket specifika omständigheter. De aktuella elementen är tid, kostnad, kvalitet, omfattning, risk och nytta. I huvudsak innebär hantering med undantag att bestämma vilka variationer från planen är” små saker ” som inte borde vara ett problem, och vilka variationer är allvarliga nog för att motivera ledningsuppmärksamhet.

fokus på produkter

varje projekt arbetar mot en slutprodukt. Varje intressent bör ha en extremt tydlig bild av projektet kommer att producera. Så innan ett projekt kan börja, och under hela genomförandet, måste det finnas en stark definition av produkten som styr hur projektet hanteras. Produktbeskrivningen för projektet definierar både själva produkten och de förväntade kvalitetskriterierna som ska uppfyllas.

skräddarsy för att passa Projektmiljön

du kan anpassa PRINCE2 till små eller stora projekt i nästan vilket sammanhang som helst, men hur du använder det beror på projektets miljö. Miljön är den som skapas av organisationen som beställer projektet, och projektledningsgruppen måste anpassa projektet till det såväl som komplexiteten, omfattningen, omfattningen och risken för projektet. Till exempel, om du hanterar en Middag Händelse för tio chefer, riskhantering är inte så mycket av en fråga som det skulle vara om du byggde en skyskrapa.

de sju teman i PRINCE2

PRINCE2 teman är aktiviteter som ditt projektteam måste delta i innan projektet kan börja. De är oerhört viktiga eftersom ditt projektteam kommer att använda dem för att övervaka och underhålla projektet hela vägen fram till färdigställande och stängning. Kort sagt, de är:

1. Business Case: Varför finns projektet? Är denna anledning fortfarande giltig under hela projektet?
2. organisationen: vem gör vad? Vad är de ansvariga för? Vem fattar besluten?
3. planerna: vad är beskrivningen av produkten projektet ska uppnå? Vad är projektplanen på hög nivå? Vilka steg finns det och vilka är de detaljerade scenplanerna?
4. Kvalitetstemat: vilka viktiga kvalitetsegenskaper vill intressenterna ha? Hur kommer projektgruppen att veta om det är på rätt spår när det gäller leverans till förväntan?
5. risker tema: vilka delar av projektet kan inte läras av erfarenhet? Hur kan vi hantera dessa osäkerheter för att begränsa risken?
6. Förändringstemat: projekt kan förändras när de utvecklas. Förändringstemat handlar om hur förfrågningar om förändring ska bedömas, vilka åtgärder som ska ske när det finns en begäran om förändring och hur förändringar kan hanteras.
7. Progress Theme: Detta tema täcker projektkontroller, rapportering och pågående spårning av framsteg samt hur man kontrollerar variationer som överstiger de överenskomna toleranserna.

de sju processerna i PRINCE2

hittills har vi många vägledande principer och en uppsättning ”teman.”De har alla utmärkt mening, men vad är processen som PRINCE2-utövare följer? Först när vi förstår ”vad” kan vi bestämma hur viktigt PRINCE2 kan eller inte kan vara och varför det kan betyda för våra projekt. Återigen är en snabb och enkel översikt i ordning.

1. starta ett projekt: projektgruppen, inklusive dess chef, utses och en första brief ges.
2. initiera projektet: Affärsfallet formuleras och projektinitieringsdokumentet sammanställs.
3. styra projektet: en uppsättning procedurer som kommer att användas för att övervaka projektet beslutas och kommer att genomföras
4. styra ett Projektstadium: hur varje steg kommer att utvärderas för att avgöra om det är tillfredsställande slutfört.
5. hantering av produktleverans: hur projektledaren interagerar med teamledare och hur de ska ta emot, slutföra och slutföra projektarbete.
6. Hantera Scengränser: I denna process flyttar ett projekt från ett steg till ett annat. Hur och när slutar varje etapp,och hur och när börjar den nya etappen?
7. avslutande av projektet: detta indikerar när projektet kommer att avslutas inklusive eventuella uppföljningar som kommer att äga rum samt en slutlig utvärdering av projektets fördelar.

Dokumentations-eller hanteringsprodukter

om du följer PRINCE2-manualen ser du att det finns 26 olika mallar för projektdokumentation. I PRINCE2 Projektledning kallas dessa dokument ” management products.”

utan att mata dig hela manualen kan vi åtminstone säga att dessa dokument täcker alla aspekter av PRINCE2-metoden som vi hittills har diskuterat.

de innehåller en förmånsöversynsplan, affärsdokumentation, kontrollpunktsrapporter, en kommunikationshanteringsstrategi, dagliga loggar, slutprojektrapporter, problemregister och till och med en lektionslogg för inspelning av lärdomar.

projektets korta dokument startar initieringsfasen, och detta utvecklas till projektinitieringsdokumentet. Annan viktig dokumentation inkluderar kvalitetsregistret där kvalitetskontrollaktiviteter är detaljerade, schemalagda och allokerade till specifika personer, och slutligen registrerar riskregistret alla risker som projektet innebär.

det är dock inte allt. De 26 dokumenttyperna är endast avsedda för högnivåhantering av projektet. PRINCE2 manual erbjuder några förslag för dokumentation uppgiftshanterare kan använda men inte fastställa en hård och snabb mall eller regel. Andra dokument som föreslås inkluderar PERT-diagram, Gantt-diagram och kritisk väganalys.

varför PRINCE2 Matters

även om du aldrig har hört talas om PRINCE2 innan, du kan se att det ger en omfattande ram för projektledning. Projektledare som använder PRINCE2 är kvalificerade utövare som måste genomgå omfattande utbildning och bedömning, så PRINCE2-certifiering visar kompetens inom metodiken.

PRINCE2 är dock inte det enda sättet att uppnå projektledningscertifiering och hantera projekt. Project Management Professional (PMP) konkurrerar med PRINCE2 på den globala marknaden. Det föredras vanligtvis i Nordamerika medan PRINCE2 används ofta i Storbritannien, Europa, Asien, Afrika och Mellanöstern.

tillsammans är PMP och PRINCE2 de mest använda metoderna för att hantera projekt. Det indikerar i sig betydelsen av PRINCE2. Men vad är dess nackdelar? Mest kritik av PRINCE2 riktas mot dess komplexitet. Det finns för mycket dokumentation, och det finns för många rapporter, loggar och listor.

vissa projektledare är benägna att säga att PRINCE2 inte passar för mindre projekt, men författarna till PRINCE2 säger att det är upp till dig att justera metoden för att passa projektet och dess skala. De förväntar sig inte att du följer den som en robot.

fördelarna med PRINCE2 är att det erbjuder ett motiverat tillvägagångssätt för projekt, och även om du kanske inte är upptagen med något så komplicerat och riskabelt som en utveckling på flera miljoner dollar, kan du fortfarande använda dess principer, teman och processer. Eftersom PRINCE2, är flexibel, du kan bestämma vad du ska ansöka, och vad du hellre vill utelämna. För ett riktigt litet projekt kan bara veta och följa grunderna i PRINCE2 hjälpa dig att uppnå kundnöjdhet med ett acceptabelt projektresultat.