om du är som de flesta marknadsförare, händelser är en del av din marknadsföring mix. Och varför inte? Händelser är ett bra sätt att driva möjligheter och engagera alla aspekter av din marknadsföringstratt.

men för att vara värd för ditt evenemang i ett vackert utrymme, erbjuda dina deltagare lunch (eller en cocktail) och spänna dem med fantastiska högtalare, behöver du något som är grönt och rimmar med honung. Du gissade det!- du behöver pengar.

så, hur kastar du ett framgångsrikt evenemang utan att blåsa din marknadsföringsbudget för året? För många marknadsförare är svaret sponsring. Sponsorer hjälper dig att kompensera evenemangskostnader, vanligtvis i utbyte mot tillgång till dina fantastiska evenemangsdeltagare.

låter som en bra affär? Det beror på att det är – för både dig och din sponsor. Här är de 5 steg du bör ta för att få sponsorer för ditt nästa evenemang:

identifiera en mållista med sponsorer

bli organiserad innan du dyker in genom att skapa en mållista med sponsorer för ditt evenemang. Denna lista bör bestå av alla företag som du samarbetar med, inklusive byråer och konsulter.

här ska du titta när du sammanställer din lista:

• din partner ekosystemkatalog på ditt företags webbplats(som Marketos LaunchPoint-katalog)
• sponsrar ditt företag har samarbetat med tidigare
• dina konkurrenters evenemang-vem sponsrar dem?

få siffrorna

innan du går med på att investera i ditt evenemang kommer dina sponsorer att vilja se några nummer. Var beredd att ge dem följande information:

• hur många deltagare kommer att vara på ditt evenemang?
• vad är deltagarnas primära jobbfunktion? (t. ex. marknadsförare, försäljningschefer)
• vilka branscher kommer de från? (t. ex. teknik, sjukvård, detaljhandel)

dessa frågor hjälper dina sponsorer att bedöma om deltagarna matchar sina målköparprofiler. Helst kan du svara på dessa frågor baserat på historiska data, men om inte en projektion är bra.

skapa olika nivåer av sponsring

inte alla sponsorer kommer att kunna investera på samma nivå, så det är viktigt att skapa sponsorpaket som innehåller minst tre nivåer – till exempel kan du erbjuda en silver -, guld-och platinanivå. Detta ger dina partners den flexibilitet de behöver.

• det minsta investeringsalternativet kan erbjudas nya partners eller partners som aldrig har sponsrat evenemang tidigare. Du kan placera detta paket som ett sätt att doppa tån i vattnet. På så sätt kan de få en känsla för sponsringsupplevelsen och bestämma om framtida sponsring är rätt för dem.
• medelnivåinvesteringen kan vara rätt för partners som har sponsrat tidigare och är redo att ta upp det när det gäller deras närvaro och exponering. Betona att de kommer att se ännu mer avkastning än tidigare år.
• slutligen kan du placera det högsta paketet som det främsta paketet för partners som vill sticka ut mest. Överväg att lägga till klockor och visselpipor i detta paket, till exempel en talmöjlighet eller tillgång till ett VIP-evenemang.

ge dig själv ledtid

du kan bli förvånad över hur lång tid det tar att sälja ditt evenemangssponsring. Ställ dig upp för framgång genom att ge dig själv en lång ledtid. Hur mycket tid du behöver varierar beroende på hur många som hjälper till att sälja sponsring och hur aggressiva dina sponsringsmål är.

oavsett, du behöver tid att göra uppsökande till en bred uppsättning av partners, schema telefonsamtal med partners som är intresserade av att lära sig mer, göra några misstag (det är oundvikligt!) och perfekt din tonhöjd. Som en allmän tumregel, ge dig själv minst två månader för att sälja sponsringarna.

vanligtvis vill du att dina sponsringar kvadreras bort en månad före evenemanget. Använd den här tiden för att stryka ut detaljer, till exempel monter placering, instruktioner och fakturering. Detta kommer också att ge ditt evenemangsteam tid att veta exakt hur mycket budget som kommer att kompenseras av sponsring.

Sätt ihop allt

innan du börjar nå ut till potentiella sponsorer behöver du ett evenemangsprospekt. Prospektet bör innehålla:

• plats, datum och tider för evenemanget
• Publikstatistik
• Information om de olika nivåerna av sponsring

ett riktigt starkt prospekt kommer att vara vackert utformat, organiserat på ett sätt som är lätt att konsumera och bör innehålla delar av evenemangets utseende och känsla. Vi rekommenderar att du använder en professionell designer, oavsett om du utnyttjar ett internt team eller använder en outsourcad byrå. Underskatta inte den tid som krävs för att producera en stark prospektplan i minst ett par veckor.

nu har du allt du behöver för att börja göra det regn (pengar, det vill säga) för ditt nästa evenemang. Lycklig försäljning!