när det gäller händelser går de med levande musik några av de mest engagerande och underhållande för deltagare. Men utan rätt plan på plats kan de också vara mest troliga att slå några stötar på vägen. Det är därför vi sätter ihop den här guiden om hur man planerar en konsert.

med fler element och rörliga bitar än en typisk händelse har en konsert några fler saker som kan gå fel när som helst. Tekniska fel med audiovisuell utrustning, sjukdomar eller skador på musikalisk talang och dåligt väder kan alla ha negativa effekter på alla inblandade. För att lära dig att vara bäst förberedd för eventuella missöden och se till att din konsert är inställd för framgång från get-go, Fortsätt läsa!

lär dig hur du planerar en konsert i 10 enkla steg:

upprätta mål.

ett av de viktigaste stegen när man upptäcker hur man planerar en konsert är att fastställa mål. Med andra ord: Vad vill du att den här konserten ska uppnå? Du har förmodligen redan satt dina evenemangsmål och mål och bestämt att en konsert är det bästa formatet för att uppnå dem. Men utan en klar uppfattning om vad du hoppas uppnå med den levande musikdelen av ditt evenemang, är det osannolikt att du kommer att sluta med en minnesvärd Konsert.

de bästa levande musikevenemangen har ett koncept eller tema som driver berättelsen. Detta koncept formar allt från den typ av musik som utförs till publiken, plats, andra evenemangsaktiviteter, och stil med evenemangsinredning och varor.

Tänk på deltagarna för ditt evenemang och vilket koncept och stil som är mest tilltalande och minnesvärt för dem. Om du kan, prata med några medlemmar i din målgrupp för att dubbelkontrollera att konceptet du har kommit med är lika spännande och engagerande som du vill att det ska vara.

skapa en budget.

det är frestande att uppskatta hur många deltagare du förväntar dig på din konsert, multiplicera detta med det pris du tror att folk kommer att betala för en biljett och betrakta summan som din budget. Men det är baklänges.

för att ha tillräckligt med pengar för utgifter och oförutsedda utgifter och för att göra vinst (om det är ett av dina mål) behöver du en tydlig budgetplan före något annat.

använd resten av den här listan för att bestämma vad du behöver för ditt evenemang och skapa en radpost för varje kategori. Inkludera ungefär 10-30% av oallokerade medel för oförutsedda utgifter och oförutsedda utgifter. På det sättet, när något kommer upp, är du redo för det.

hitta talang.

den musikaliska talang som du tar in kommer att forma atmosfären i din konsert mer än någonting annat. Detta kan också vara en av dina huvudsakliga budgetposter beroende på vilken typ av talang du vill ta in.

försök hitta talanger som passar bra med ditt evenemangskoncept och mål. Se till att deras publik överlappar betydligt med din målgrupp för evenemanget. Till exempel, det sista du vill ha är ett band med en främst tonårig publik som spelar till ett rum fullt av seniorer.

Tänk på att om du hyr Out-of-town talang, du kommer sannolikt att behöva betala för sina resekostnader. Detta kan sätta dig över budget om du inte är försiktig. Genom att välja lokal talang kan du kanske spara lite pengar och skapa en koppling till lokalsamhället.

välj en plats.

många arenor är inställda för och villiga att rymma levande musik. Om du planerar att välja en inomhus plats, se till att de har erfarenhet av levande musik och en scen och sittplatser setup som fungerar för den typ av musik du har valt. Utomhus arenor har högre produktionskostnader och mer okända på grund av väderförhållanden, men de kan vara ett utmärkt val för begrepp som grillar och picknick. Om du väljer en utomhus plats, se till att ha en backup plan för regn, snö, vind, värme, kyla, och andra element som kan förstöra konserten.

energin i din konsert kommer att påverkas av publiken, och din plats storlek spelar en stor roll i detta. Om du bokar en plats som är för stor och inte säljer ut, har du ett halvfullt rum och en låg energi publik. Å andra sidan, om du bokar en liten plats och säljer den för snabbt, undrar du om du missade mer potentiell biljettförsäljning och intäkter. Eftersom publikens energi kommer att påverkas är det alltid bättre att gå med en något mindre plats som du är säker på att du kan fylla.

du vill låsa in din plats tidigt, eftersom resten av händelseinformationen börjar falla på plats när du har bestämt den stora pusselbiten.

utforska Cvents leverantörsnätverk för att hitta, begära och boka platser över hela världen.

Ansök om tillstånd och försäkring.

beroende på ditt platsval kan du behöva få tillstånd för alkohol, mat, musik och själva evenemanget. Kontrollera med din plats och med lokala myndigheter för att se vad du behöver för din situation. Det är också bra att få försäkring för ditt evenemang. Du kommer att täckas för många vanliga missöden, och din plats kan kräva det.

slutför ett datum och tid.

det optimala datumet och tiden för ditt evenemang beror på din publik och ditt evenemangskoncept. Vissa teman och konserter fungerar bättre i en nattmiljö, där du kan använda belysning och bakgrunder för att ställa in humör och ton. Andra koncept och arenor, särskilt utomhus, kommer att vara logistiskt lättare att hantera på dagen.

Tänk på att din publik har tider som fungerar bäst för dem också. Ta hänsyn till saker som skola, arbete och semesterplaner för att avgöra vilken dag och tid som är bäst för din konsert.

Bestäm vilken utrustning som behövs.

tala med din musikaliska talang och din plats för att avgöra vilken utrustning du behöver för prestanda och om arenan kan ge något av det. Detta kan inkludera en scen, högtalare, mikrofoner, ljudsystem, belysning och annan audiovisuell utrustning. Kontrollera med din musikaliska talang för att avgöra vilken utrustning de kommer att föra sig själva och vad du är ansvarig för.

Tänk på akustiken i ditt utrymme och om du behöver någon förstärkning för musikföreställningen, liksom vilka typer av sittplatser som är mest vettiga. Om din plats är utomhus, se till att du har ett sätt att skydda utrustningen från elementen. När du pratar med leverantörer, talang och platsen för att bestämma dina utrustningsbehov, se till att fråga hur länge de behöver för installation och uppdelning, och om de behöver tillgång till ström, en lastbrygga eller någon annan speciell åtkomst. Dessa detaljer kommer att vara nyckeln till att lägga till din plan för att undvika kostsamma misstag.

skapa en bekväm miljö.

Håll din talang bekväm och hjälp dem att förbereda sig genom att skapa eller utrusta ett backstage-område. Detta kan vara något semi-privat eller privat område i din plats, men det bör ha enkel tillgång till scenen samt toaletter.

du kan skapa en bekväm upplevelse bakom scenen genom att tillhandahålla vatten, läsk, snacks och andra små nödvändigheter för din musikaliska talang. Fråga dem i förväg om de behöver någonstans att byta, värma upp eller vila mellan prestationsperioderna.

din publiks komfort beror på tillgång till toaletter, förfriskningar och lämpliga sittplatser. Om din plats är utomhus, se till att det finns tillräckligt med skydd vid dåligt väder, eller ha en reservplan för när en storm rullar in.

glöm inte att göra en plan för allas säkerhet också. Du bör ha tillräcklig säkerhet, medicinsk hjälp och evenemangsassistenter för storleken på din publik och för din plats.

börja sälja biljetter.

om du planerar att tjäna pengar på konserten måste du sälja biljetter. Du kan samarbeta med en biljetttjänst för att erbjuda tryckta eller digitala biljetter till ditt evenemang. Vissa biljetttjänster erbjuder möjligheten att använda anpassad branding på biljetterna, Acceptera flera betalningsmetoder och erbjuda tiered prissättning. Många kommer också att innehålla en webbplats för din biljettförsäljning och integration med dina sociala mediekonton.

tid och datum för konserten ska tydligt markeras på biljetten, tillsammans med relevant sittinformation och en tydlig retur/återbetalningspolicy.

främja konserten.

precis som alla andra evenemang kommer kampanjen för din konsert direkt att korrelera med dess framgång. Du behöver en marknadsplan som tar hänsyn till ditt evenemangskoncept, publik och den musikaliska talang som du har tagit ombord. Om talangen har vissa kanaler som fungerar bra för deras marknadsföring, se till att dubbla ner på dessa kanaler och samarbeta med talangen för att sprida ordet.

du kan öka din räckvidd och sprida ditt budskap vidare med hjälp av evenemangspartners. Sponsorer, merchandisers, Konsert promotorer, biljettförsäljare, och platsen kan alla vara till hjälp i marknadsföringen av ditt evenemang. Få alla på samma sida om evenemangskonceptet och målen och gör det enkelt för dem att marknadsföra evenemanget genom att tillhandahålla sociala medier, e-post och utskriftsmaterial som de kan dela.

se till att ta bilder och videor av hög kvalitet fram till och under evenemanget också. Dessa kommer att bli marknadsföring guld i ditt evenemang uppföljning och kan vara riktigt användbart om du funderar på att göra händelsen i en serie eller upprepa det nästa år.

nu vet du hur man planerar en konsert!

letar du efter hjälp med layouten på din konsert? Vi har täckt dig med våra bästa tips för musikfestivallayouter.