en produkt levereras alltid med en användarmanual för att hjälpa kunder att lära sig hur man använder den. Nu är den första frågan som uppstår hur man enkelt skapar en användarmanual i word?

användarmanualer betyder skillnaden mellan en bra kundupplevelse och en hemsk. En bruksanvisning är inte bara för nya kunder. Även erfarna kunder använder det för att uppdatera sitt minne om vissa funktioner i produkten.

de hänvisar också till det för att lösa ett specifikt problem som de kan uppleva med produkten. Låt oss dyka in för att förstå hur man skapar användarguider.

skapa Användarmanual i Microsoft Word: 7-stegsprocessen

Microsoft Word tillhandahåller ett ramverk som användare använder för att presentera information om sin produkt eller tjänst. Det ger dem frihet att anpassa dokumentet enligt deras behov.

här delar vi med dig de sju stegen för att skapa en användarmanual i MS Word.

Steg 1: Den preliminära fasen

• i Microsoft Word klickar du på fliken Arkiv och väljer Ny
• dubbelklicka på mappen böcker i fönstret tillgängliga mallar. Gå till mappen andra böcker och dubbelklicka på den
• dubbelklicka på den professionella manualmallen

Microsoft Words användarmanualmall är där du kan anpassa manualen enligt ditt val. Dokumentet laddas ner till ett nytt word-fönster efter att du har slutfört stegen ovan.

steg 2: Observera avsnitten

gå igenom sidorna i användarmanualmallen. Det kommer att ge dig en uppfattning om vad som ingår, vad som behöver ändras och vad som behöver läggas till. Användarmanualmallen är utgångspunkten.

Microsoft Word innehåller en generisk sidtitel, innehållsförteckning, rubriker, textblock och bildplatshållare. Det kommer också med tips om hur du skapar en användarmanual som dina användare kommer att älska.

steg 3: Lägg till ditt innehåll

• markera rubriken eller textblocket. Placera din användarmanualinformation på den. Du kan till och med kopiera det från ett annat dokument och klistra in det i mallens textrutor.
• Ersätt alla Microsoft Words platshållare text med din egen.
• fyll i bruksanvisningen med den information som krävs. Du kan lägga till text först, sedan bilder och rubriker. Du kan även välja att arbeta linjärt från första sidan till slutet. Det är ditt val.

steg 4: Infoga bilder efter eget val

• högerklicka på en platshållarbild eller bild och klicka på Ta bort för att ta bort den. För att lägga till din, klicka på fliken Infoga och sedan på bildknappen.
• bläddra igenom bilder och dubbelklicka på den du vill infoga i platshållaren.

du kan lägga till din företagslogotyp på försättsbladet eller någon annanstans i dokumentationen enligt ditt val. Det är ett bra sätt att tillämpa ditt varumärke på MS Word-användarmanualen.

Steg 5: formatera som du behöver

• klicka på fliken Hem. Bläddra igenom alternativen i avsnittet Stilar i menyfliksområdet. Genom detta kommer du att kunna bestämma hur varje avsnitt i din manual kommer att se ut. Jag menar huvudtexten och rubrikerna.
• ibland vill användare inte använda elementen som tillhandahålls av mallen. I sådana situationer högerklickar du på en av formaten, till exempel rubrik 1, och väljer Ändra.
• formatera om rubriken och klicka på OK.

stilarna i alla avsnittsrubriker kommer att ändras. Du behöver inte göra allt manuellt. Det är ett utmärkt sätt att se till att bruksanvisningen uppfyller ditt företags interna stilkrav.

steg 6: verifiera och korrekturläsa

gå till första sidan i instruktionsmallen, som är omslaget i de flesta användarhandboksmallar. Se till att all platshållartext ersätts med innehåll om din tjänst eller produkt.

Steg 7: Lägg till innehållsförteckning och spara din Manual

innehållsförteckningen visar de generiska användarhandbokens mallhuvuden.

• högerklicka på innehållsförteckningen och gå till uppdateringsfältet.
• gå till alternativet Uppdatera hela tabellen och klicka sedan på OK.
• klicka på fliken Arkiv och välj Spara som. Ange instruktionsmanualens filnamn i fältet Filnamn. Välj var du vill spara dokumentet och klicka på Spara-knappen.
• det kommer att ändra innehållsförteckningen för att visa dina nya rubriker och sidnummer.

följ dessa sju steg och skapa dina bruksanvisningar med lätthet.Därefter kommer vi att diskutera vad som ska inkluderas i sådana användarvänliga manualer.

Varför är Användardokumentation viktig?

Användardokumentation guidar dina kunder om hur du får ut det mesta av din produkt. Den innehåller installationsanvisningar och ett felsökningsavsnitt för att hjälpa användare med produkten. Det är en allt-i-ett-plats för alla typer av resurser för att hjälpa kunderna. Till exempel hur man sparar ett dokument, använder ett specifikt verktyg eller Viktig säkerhetsinformation.

även om att skapa användarguider är mer än bara” how-to ” – material. Det är ett segment för att ge användarupplevelse. Därför är det också ett marknadsföringsmaterial. Det visar dina kunder att ditt företag bryr sig, inte bara när du köper produkten.

men också om kunderna har en stor erfarenhet av att använda den. När dessa kunder känner att du värdesätter dem, kommer de att fortsätta komma tillbaka till dig, och därmed behåller du dem.

saker att inkludera i din användarmanual

ingen kund läser instruktionsmanualer för nöje eller fördriva tiden. Läsarna läser dem för att övervinna ett problem de har stött på. De tittar på innehållsförteckningen för att hitta den väsentliga informationen.

således fokuserar de bara på specifika delar och läser inte bruksanvisningen från början till slut. Också, när du skriver ett tekniskt dokument, kom ihåg att att vara detaljerad betyder inte att inkludera långa stycken.

1. syftet med din bruksanvisning

   ”Vad är syftet med att skapa bruksanvisningen?”

   ” vilka aktiviteter ska ingå i bruksanvisningen?”

   det här är de frågor som man måste svara på innan man börjar arbeta med att skapa sin manual. För en effektiv manual är det nödvändigt att ha ett tydligt mål i åtanke.

2. Tänk på vad du vill inkludera?

   för att skapa övertygande användarhandboksmallar måste du ha en exakt uppfattning om vilken typ av innehåll du ska inkludera i dokumentationen. Samla all kunskap, information, checklistor på ett ställe. Var noggrann med varje punkt och se till att din tekniska författare har allt material för att skriva steg-för-steg-instruktionerna.

   lita inte på ditt minne. Även att hoppa över ett litet steg kan leda till förvirring bland publiken. Se till att dina användare känner till alla aspekter av produkten eller tjänsten som du försöker sälja.

3. Tänk på dina läsare

   Tänk som en användare när du börjar skriva en bruksanvisning. Varför? Eftersom du vet allt om din produkt eller tjänst, men vet dina användare det? Nej.

   när du skriver instruktioner, börja tänka från dina användares synvinkel. Det beror på att det är de som engagerar sig i din produkt eller tjänst. Antag att dina användare har noll kunskap om ämnet innan du börjar tekniskt skrivande. På detta sätt kommer en teknisk författare att kunna skriva instruktioner för att göra manualen effektiv. Det beror på att du kommer att få en bättre förståelse för användarnas demografi.

4. samarbete är viktigt

   det är inte lätt att skriva dessa dokument. Dina användare är beroende av dig för att få hjälp, och de litar på arbetsinstruktionerna som finns i användarhandböckerna för att lösa sina problem. Så, hur man ser till att du inte missar eller skriver fel på några viktiga instruktioner?

   svaret är genom samarbete. Skapa ett team för att samarbeta när du arbetar med dokumentationen. Du kan tilldela olika teammedlemmar att skriva, granska, organisera informationen på ett ställe och skapa visuella tillgångar för bruksanvisningen.

5. bli organiserad

   när du bestämmer vilken information du ska inkludera i dokumentationen är nästa steg att organisera all relevant information. Skissera flödet av dokumentet i olika avsnitt.

   du kan dela upp den i kategorier baserat på vad dina användare kan söka efter i dokumentationen. Se till att dokumentet är i ett sömlöst flöde och innehåller djupgående processer från början till slut. Att organisera informationen är avgörande för att undvika förvirring bland användarna. Det gör det enkelt att läsa dina användarguider.

6. skriv tydliga instruktioner

   när du har allt skisserat och organiserat med en tydlig struktur blir tekniskt skrivande enkelt. Det primära målet med användarhandböcker är att hjälpa användarna att slutföra uppgifter och lösa problem.

   kom därför snabbt till saken. Undvik att slösa bort sin tid. Använd numrerade listor för instruktioner och se till att innehållet är kort. Det här är några av de bästa metoderna när du skriver användardokumentation.

7. Lägg till struktur med innehållsförteckning

   det är nödvändigt att lägga till en innehållsförteckning i din manual. Innehållsförteckningen ger användaren navigering och hjälper dem att snabbt komma till ett visst ämne. En användare kommer inte att läsa din dokumentation från början till slut.

   de vill bara lösa ett specifikt problem eller lära sig om ett visst ämne. Därför kommer en innehållsförteckning att spara tid och ansträngning. Du kan använda dokumentredigerare för att skapa en innehållsförteckning runt huvuden och underrubriker automatiskt.

8. Lägg till visuellt hjälpmedel i din bruksanvisning

   en manual är i sig ganska jobb att läsa. Den är full av text och är inte engagerande. Forskning har visat att en person kan få en känsla av en visuell scen på mindre än 1/10 av en sekund. Visuella bearbetas 60 000 gånger snabbare i hjärnan jämfört med text.

   därför ger bilder och videor en bättre kommunikationsupplevelse jämfört med textbaserat innehåll. Försök att göra din dokumentation interaktiv med instruktionsvideor och ljudinstruktioner. Du kan också inkludera skärmdumpar, skärminspelningar, handledningsvideor. Det kommer att göra ditt innehåll engagerande och också hjälpa en användare effektivt.

9. be om Feedback

   manualer spelar en viktig roll för att hjälpa en användare att förstå dina affärsprodukter. Därför fokusera på att ständigt förbättra manualen och sträva efter att göra den nästan perfekt. Uppmuntra dem som använder din dokumentation att ge feedback och förslag på att göra innehållet mer övertygande.

   en utmärkt användarmanual ger konsumenterna snabba och exakta svar på sina frågor om liknande produkter. Dessa var några av de bästa metoderna för vad som ska ingå i bruksanvisningen. Det kommer att hjälpa dig att skriva en omfattande manual som användarna kommer att finna mycket användbar.

5 Användarmanual mallar att använda med Microsoft Word

beroende på syfte och målgrupp faller manualer i olika kategorier som:

• standardmanualer
• användarmanualer
• utbildningsmanualer
• Policymanualer
• Office-manualer
• servicemanualer och andra särskilda guider.

här delar vi med dig fem manuella mallar med deras länkar som du kan använda.

1. Professionell Manuell Mall

   Skapare: Microsoft

   Format: Word 2003 eller senare

   Licens: Gratis Mall

2. Användarmanual Mall

   skapare: manuella mallar

   Format: Doc

   Licens: Gratis Mall

3. utbildningsmanual Mall

   skapare: manuella mallar

   Format: Doc

   Licens: Gratis Mall

4. Programvarumanual Mall

   skapare: manuella mallar

   Format: Doc

   Licens: Gratis Mall

5. produktmanual Mall

   skapare: Manuella mallar

   format: Doc

   Licens: Gratis Mall

hur Användardokumentation stöder ditt Team

en användare kommer att kontakta ditt supportteam om det finns ett problem med din produkt eller har svårt att använda den.

att ha exceptionell användardokumentation hjälper ditt team på två sätt.

1. ger dem en enkel Referensguide

   användardokumentation är inte bara för kunder. Dina supportrepresentanter kan använda dokumentation för att ge bättre support till kunderna när de behöver hjälp. Med införlivandet av nödvändiga element som produktöversikt, index eller innehållsförteckning kan dina servicerepresentanter hitta den information de behöver för att snabbt kunna svara kunderna.

2. minskar samtal

   människor kontaktar supportrepresentanter när de inte kan lösa problemet på egen hand. Om kunderna kan lösa problem själva kommer de inte att be om vägledning. Enligt forskning föredrar mer än 70 procent av kunderna att använda företagets webbplats för hjälp snarare än att använda en telefon eller e-post.

   att ha användardokumentation som är omfattande, lätt att förstå, tydlig och koncis kommer att gå långt för att minska den totala volymen av samtal, e-post, chattar etc. Det kommer att minska belastningen på din kundservice.

3. förbättrar produktiviteten

   en pålitlig referenspunkt kan eliminera en enorm mängd stress från dina kundsupportteam. De tvivel och frågor som kan ta 15 minuter att lösa kan besvaras på lämpligt sätt genom att rikta kunder i rätt riktning i dina användarmanualer.

slutsats

från den här bloggen, hur man skapar en användarmanual i word på ett sätt som är mest användbart för dina användare kan bedömas. Det är ett tecken på exceptionell dokumentation!

fokusera på att ge dem en manual som fortsätter att glädja dem. Det bör ge den typ av kundupplevelse du skulle vilja ha om du var i deras ställe.

så, om du har beslutat att producera en online användarmanual för dina kunder att få svar på sina frågor eller vägledning för produkter och tjänster, då CloudTutorial är det bästa alternativet att välja.