den här artikeln hjälper dig att kommunicera bättre och skriva formella e-postmeddelanden på engelska.

e-postmeddelanden är bland de vanligaste kommunikationsmedlen i världen. De är snabba, omedelbara och låter dig interagera med alla typer av företag inom och utanför de nationella gränserna. På jobbet framför allt kräver det vissa färdigheter att skriva formella e-postmeddelanden på engelska på rätt sätt, och eftersom det är en professionell situation är det viktigt att inte begå misstag för att få ett gott intryck av dig själv och ditt företag.

i den här artikeln hittar du:

• reglerna för att skriva formella e-postmeddelanden på engelska
• rätt format att använda
• exempel på formella e-postmeddelanden på engelska

reglerna för att skriva formella e-postmeddelanden på engelska

för att skriva ett e-postmeddelande på engelska på rätt sätt, improvisera inte! Läs följande råd för att undvika att göra allvarliga misstag som kan äventyra framgången för e-postmeddelandet från det ögonblick det tas emot.

ämne

ämnet är den första informationen som mottagarna av ett e-postmeddelande ser, och om det skrivs felaktigt eller oklart kan det driva läsaren att radera det utan att ens öppna det! Så det är viktigt att ge ett tydligt och exakt meddelande, redan från början, som anger innehållet eller anledningen till att skriva i två eller tre ord som fångar mottagarens uppmärksamhet.

stil

till skillnad från många andra språk som kräver långa komplexa meningar i ett formellt skriftligt sammanhang är engelska mycket kortfattat och gynnar korta meningar och en enkel struktur. Se till att du delar upp texten i två eller tre stycken – detta gör det möjligt för läsaren att snabbt se de viktigaste punkterna.

Artighetsformler

när du skriver ett e-postmeddelande på engelska använder du inte bara ett annat språk utan du går också in i en annan kultur med olika vanor. Angelsaxerna betalar i allmänhet mycket uppmärksamhet åt former av artighet och tacksamhet, Glöm aldrig att lägga till dem.

kontrollera e-postmeddelandet

Skicka aldrig ett mail på engelska utan att ha läst om vad du skrev. Grammatiska eller skrivfel är mycket vanliga även på ditt eget språk, så på engelska kan du göra fel mycket lättare. Dubbelkontroll av vad du har skrivit är ett enkelt steg att ta som kan hindra dig från att verka oprofessionell och framför allt slarvig.

signatur

var noga med att ha ställt in dina e-postmeddelanden till slut med all viktig information om dig, inklusive:

• namn och efternamn
• jobbtitel
• relativa detaljer om ditt företag (namn, adress..)
• länk till företagets hemsida

formatet för ett formellt e-postmeddelande på engelska

• introduktion
• textens kropp
• slutsats

introduktion

beroende på vilken typ av relation du har med personen du skriver till, det finns olika sätt att starta ett e-postmeddelande, men alla e-postmeddelanden bör alltid börja med en hälsning. I vårt specifika fall är formellt, de mest lämpliga alternativen är:

• Kära herr/fru/Ms (mottagarens efternamn, t. ex. Mr Black)
• Dear Sir/Madam (om du inte vet namnet på mottagaren) eller mer allmänt ’till vem det kan beröra’

efter den första hälsningen behöver du en inledande mening som tydligt anger orsaken till skrivandet och överensstämmer med ämnet för e-postmeddelandet. Presentera dig kort (långa texter avskräcker ofta människor från att läsa dem), följ sedan med:

• jag skriver med avseende på… (e-post ämne)
• jag skriver i samband med… (e-post ämne)
• jag skriver med hänvisning till…

om du skriver ett e-postmeddelande för att skicka information kan du börja med en av följande meningar:

• jag skriver för att låta dig veta…
• jag är glad att berätta för dig… (om du kommunicerar goda nyheter)
• jag beklagar att informera dig om att… (om du kommunicerar dåliga nyheter)

om du istället svarar på ett e-postmeddelande du fick kan du säga:

• jag skriver som svar på …
• jag skriver som svar på…
• jag skriver för att tacka dig för… (om du behöver tacka mottagaren)

textens kropp

det finns inga konventionella formler för att skriva textens kropp eftersom det varierar beroende på funktionen för vad du behöver kommunicera. Det är användbart att förbereda ett första utkast och sedan fortsätta med eventuella korrigeringar.

de allmänna reglerna är att texten ska delas in i korta stycken som undviker förkortningar och akronymer, som du tvärtom kan använda när du skriver ett informellt e-postmeddelande till familj och vänner.

baserat på vilken typ av meddelande du skickar finns det olika sätt att skriva en slutlig inbjudan innan du avslutar e-postmeddelandet, till exempel:

• jag ser fram emot att höra från dig snart
• tack på förhand
• för ytterligare information, tveka inte att kontakta mig
• låt mig veta om du har några frågor
• Tack för din uppmärksamhet

slutsats

det vanligaste sättet att avsluta ett e-postmeddelande är:

• med vänliga hälsningar
• vänliga hälsningar
• med vänliga hälsningar (Om du började e-postmeddelandet med ’Dear Sir/Madam’ eftersom du inte vet mottagarens namn)
• med vänliga hälsningar (om du började e-postmeddelandet med ’Dear Mr/Mrs/Ms + efternamn)
• hälsningar

exempel på formella e-post på engelska

låt oss se hur allt detta fungerar i praktiken.

exempel 1: fördröjning med leverans av en order

ämne: Leveransförsening

kära Mr Pascal,

Vi beklagar att informera dig om att vi inte kommer att kunna respektera den tidsfrist som tidigare avtalats för leverans av din beställning. Vår leverantör har varnat oss idag att de upplever leveransproblem, vilket kommer att leda till en försening i vår produktionskedja. Vi räknar med din förståelse och tack för ditt tålamod.

vänligen acceptera våra ursäkter.

med vänliga hälsningar,

…

exempel 2: svara på en jobbannons

ämne: Web Content Editor position

Dear Sir / Madam,

med hänvisning till din jobbannons i xxx vill jag skicka in min ansökan om tjänsten som Web Content Editor i ditt företag.

jag tog examen i kommunikationsvetenskap vid University of xxx och arbetade i flera år i en Digital byrå som innehållsspecialist. Jag tror att min kompetens och erfarenhet är i linje med kraven för jobbet. Jag kommer att vara glad att presentera mig i en intervju, som gör att du kan bättre utvärdera min möjliga rekrytering.

vänligen bifoga en kopia av mitt CV. Jag ser fram emot att höra från dig.

med vänliga hälsningar,

…

exempel 3: Skicka en produktkatalog

Ämne: Ny produktkatalog

kära ms Chapman,

efter din förfrågan har vi nyligen skickat dig vår nya katalog. Vi är övertygade om att det kommer att göra det möjligt för dig att se kvaliteten på våra produkter. Vår lokala agent kommer snart att kontakta dig för att ordna ett möte på en dag och tid som passar dig för att diskutera i detalj hur våra produkter kan vara till nytta för ditt företags behov.