att ta mötesprotokoll i ett styrelsemöte verkar vara en ganska enkel, rättfram ansvar, men sanningen är, det finns många överväganden som är inblandade i denna uppgift som kräver eftertanke och uppmärksamhet. En viss grad av möteshantering krävs för att dina mötesprotokoll ska vara organiserade, detaljerade och mycket omfattande.

att ta styrelsemötesprotokoll är ett mycket viktigt ansvar som passar för någon som är villig att planera framåt, lyssna flitigt och producera en exakt sammanfattning av mötet som har ägt rum.

Hoppa till vår styrelsemötesmall här.

för att bli av med någon form av förvirring finns det omgivande mötesprotokoll, har Fellow skapat en steg-för-steg-guide om hur man skriver bra mötesprotokoll. Till att börja med, låt oss prata om vilka mötesprotokoll som verkligen är:

• vad är mötesprotokoll?
• varför styrelsemötesprotokoll är så viktiga
• Styrelsemötesmallmall
• 5 steg för att skriva effektiva styrelsemötesminuter
• snabba tips för att skriva styrelsemötesminuter och hålla reda på viktiga beslut

vad är mötesprotokoll?

mötesprotokoll är den skriftliga redogörelsen för dialogen och beslut som fattas under ett möte. I huvudsak är det ett skriftligt transkript av allt som har diskuterats under mötet som sedan kan användas för att antingen informera teammedlemmar som inte kunde delta i vad som hände eller för att hålla reda på beslut och åtgärdspunkter som kan ses över.

protokollet från ett tidigare möte kan sedan användas för att fatta framtida beslut. Mötesprotokoll fungerar därför som ett historiskt register över styrelsens beslut.

varför styrelsemötesprotokoll är så viktiga

Styrelsemötesprotokoll är viktiga av några olika skäl. Först och främst ger mötesprotokoll ett historiskt register över styrelsens korta och långsiktiga planering. Eftersom varje möte innehåller ett mål eller mål kan styrelsen sedan använda mötesprotokollet som ett rekord för framtida referens för att förstå den progression som har gjorts.

dessutom är mötesprotokoll viktiga eftersom de ger rättsligt skydd för organisationen. Ofta fångas due diligence i företagens mötesprotokoll samt eventuella juridiska samtal som sedan kan förrättas och dokumenteras för att bekräfta organisationens etiska och rättvisa praxis.

slutligen är styrelsemötesprotokoll ett bevis på varför och hur en styrelse kom till vissa beslut. Denna dokumentation kan sedan användas för att svara på eventuella frågor som uppstår med hänvisning till eventuella beslut som har fattats.

Styrelsemötesmall

Detta är ett exempel på en SaaS – styrelsemötesmall skapad av David Sacks-entreprenör, investerare och allmän partner för Craft Ventures.

5 steg för att skriva effektiva styrelsemötesprotokoll

1 Planera i förväg

liksom allt i näringslivet kräver effektiva mötesprotokoll viss förplanering. Innan du börjar titta på mötesagendan är det bra att ha en diskussion om det format som du förväntas använda för att ta mötesprotokollet. Om detta är oklart kan du hänvisa till ett exempel på mötesprotokoll som du kan använda som mall.

att klargöra förväntningarna på mötesprotokollet med presidenten eller någon annan bekant motsvarighet kommer att få dig att känna dig mycket mer säker på att skriva mötesprotokollet. Att se till att du har satt ihop en genomtänkt möte agenda kommer att ställa dig upp för att transkribera ditt möte på ett organiserat sätt.

2 Använd dagordningen som en översikt

när du överväger vad som ska ingå i mötesprotokollet, börja med grunderna. Ange först datum och tid för mötet. Därefter dokumentera namnen på alla mötesdeltagare och alla personer som inte kunde delta. Det är troligt att i början av mötet kommer det att finnas en viss tid för godkännande eller ändring av tidigare mötesprotokoll.

se till att du dokumenterar de beslut som fattats om tidigare möten innan du börjar titta på mötesagendan. När den här delen av mötet har slutförts kan du använda mötesagendan som en disposition, med varje dagordningspost som ett underavsnitt där du kan lägga till specifika anteckningar.

slutligen, se till att ditt språk är klart, otvetydigt och fullständigt. Det är viktigt att skriva dina mötesminuter objektivt och undvika adjektiv och adverb där du kan.

3 Lägg till ytterligare anteckningar och förtydliga punkter som tagits upp

ett viktigt knep för framgångsrika mötesprotokoll är att skriva mötesprotokollet under mötet eller direkt efter mötet om du inte kan transkribera när mötet äger rum. Granska din disposition för att få hela mötets omfattning och vid behov lägga till ytterligare anteckningar och klargöra punkter som tagits upp. Se till att du inkluderar tillräcklig detalj genom att utarbeta så mycket som möjligt på varje möte dagordning, eventuella diskussioner eller beslut som fattas.

för styrelsens protokoll i synnerhet rekommenderar vi att du inkluderar en kort beskrivning av varje åtgärd som vidtagits samt motiveringen bakom beslutet för framtida referens. Om det var mycket diskussion innan du skickade ett förslag, skriv ner de viktigaste argumenten för och emot och Lägg till så mycket dialog som möjligt.

när du har skrivit dina mötesprotokoll, redigera dem för att säkerställa korthet och tydlighet, så att protokollet är lättläst, tydligt och rakt på sak.

det är bra att bifoga alla mötesdokument som hänvisades till under mötet, snarare än att försöka sammanfatta ytterligare dokumentation.

4 Dela ut mötesprotokollen

innan du delar dina mötesprotokoll, tänk på om det finns en godkännandeprocess som måste ske innan utdelning till styrelsen. Ordföranden kan behöva granska och godkänna mötesprotokollet innan du kan dela dem. Om det finns en godkännandeprocess, ge dig själv lite extra tid när du avslöjar det förväntade distributionsdatumet. Det kan också finnas några standardiserade protokoll för delning och lagring av mötesprotokoll.

med hjälp av en app som Fellow kan du lagra alla dina mötesprotokoll på en, organiserad plats där du kan tillåta åtkomst till vissa eller alla individer. Tänk på om du kommer att dela dina mötesprotokoll online, tillhandahålla en fysisk kopia eller lagra protokollet i en mötesprotokollapp som Fellow.

5 Spara mötesprotokollet för framtida referens

se till att var du än lagrar dina mötesprotokoll har du gett tillgång till alla personer som har deltagit i mötet och alla andra personer som behöver tillgång till dessa mötesprotokoll.

slutligen checka in med styrelsens ordförande eller deras assistent för att se om de föredrar att också skriva ut och lagra papperskopior som du sedan kan ge till andra anställda eller ordförande för arkivering.

6 Tips för att skriva styrelsemötesprotokoll och hålla reda på viktiga beslut

1. skapa en översikt: ta anteckningar under varje möte dagordning som mötet fortskrider.
2. Check-off deltagare när de kommer in i rummet: låt varje person presentera sig i början av mötet, särskilt om du inte känner till dem.
3. spela in beslut eller anteckningar om åtgärdsposter: spela in dessa beslut eller åtgärdsposter så snart de råkar transkribera korrekt.
4. be om förtydligande vid behov: Var inte rädd för att be om förtydligande om något är oklart. Det undviker att behöva komma tillbaka till det senare när saker inte är så färska i våra minnen.
5. försök inte fånga allt: att fånga allt skulle vara omöjligt. Lyssna istället uppmärksamt på viktiga beslut, åtgärdspunkter, problem eller lösningar.
6. spela in det: med tillstånd kan du överväga att spela in mötet på din telefon eller en inspelningsenhet om du är orolig för att du saknar viktigt innehåll i dina mötesprotokoll.

transkribering av styrelsemötesprotokoll kan vara ett krävande och något utmanande ansvar. Att förstå varför mötesprotokoll är viktiga kommer att främja effektiv möteshantering i allmänhet och göra dig till en effektivare och mer självsäker transkriberare.

kom ihåg att det är mycket användbart att använda en mötesmallmall och kommer att hålla dig mer organiserad och förberedd eftersom du kommer att använda en konsekvent struktur och få påminnelser för att säkerställa att alla detaljer i mötet fångas. Planera alltid framåt, registrera mötesprotokollet så detaljerat som möjligt och spendera en hel del tid på att granska dina dokumenterade anteckningar. Redigera dina mötesprotokoll tills du är nöjd med deras kvalitet och känner dig säker på att dela dem med styrelsen. Slutligen, glöm inte att lagra dina mötesprotokoll på ett säkert ställe (till exempel kollega.app) efteråt!

se tillbaka till den här steg-för-steg-guiden om hur du tar mötesprotokoll i ett styrelsemöte när du känner att du kan använda lite rakt framåt.