journaler arkiveringssystem

tre typer av numeriska arkiveringssystem används ofta för arkivering av journaler-rak numerisk, terminalsiffra och mittensiffra.

rak numerisk arkivering

rak numerisk arkivering avser arkivering av poster i exakt stigande ordning enligt journalnummer. Således skulle alla numrerade poster samtidigt vara i en stigande serie på arkiveringshyllorna. För t. ex., följande fyra journaler skulle arkiveras i följande ordning på en hylla: 65023, 65024, 65025 och 65026.

det är helt klart en enkel sak att dra femtio kontinuerliga poster från arkiveringsområdet för studieändamål eller för inaktiv Lagring. Kanske är den största fördelen med denna typ av arkiveringssystem den lätthet med vilken personal utbildas för att arbeta med det. Detta tillvägagångssätt för arkivering har emellertid vissa nackdelar. Det är lätt att misfile eftersom en personal måste överväga alla siffror i postnumret på en gång när du lämnar in en post. Ju större antal siffror som måste återkallas vid arkivering, desto större är risken för fel. Ändring av siffror är vanligt: journalen 65424 kan felfileras som post 56524.

ett allvarligare problem med rak numerisk arkivering är att den tyngsta arkiveringsaktiviteten är koncentrerad i området med det maximala antalet nya poster. Flera personal arkivering poster samtidigt i sådana områden är skyldig att komma i varandras sätt. Eftersom staber vanligtvis arkiverar inom de mest aktuella posterna är det inte möjligt att fixa ansvaret för en del av filen till en personal.

Terminalsiffrig arkivering

ett sexsiffrigt nummer eller ett sjusiffrigt nummer kan användas och delas med bindestreck i tre delar, varje del innehåller normalt två siffror. Inom numret är de primära siffrorna de två sista, sekundära siffrorna är de mellersta två och de tertiära siffrorna är de första två eller tre siffrorna.

i en terminalsiffrig arkivering finns det 100 primära sektioner, från 00 till 99. En personal måste först överväga det primära avsnittet när de arkiverar posterna. Med varje primär sektion matchas grupper av poster enligt sekundärsiffran, efter att ha lokaliserat rätt sekundärsiffror, journalpersonalen arkiverar i numerisk ordning med de tertiära siffrorna. I journaler ändras de andra tertiära siffrorna med varje post.

notera följande exempel i en terminalsiffrig fil

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

terminalsiffran för arkivering beskrivs med sex siffror, men som tidigare nämnts kan den anpassas för att använda fem, sju eller till och med nio siffror. Med ett femsiffrigt nummer kan man bryta det i tre sektioner, enligt följande:

7-65-43	0-00-01	osv.
med sju siffror, upplösningen kan vara:
765-43-21	000-00-01	osv.

det finns många fördelar med terminalsiffrig arkivering. När nya poster läggs till i hyllorna fördelas deras terminalsiffriga nummer lika över 100 primära delar av hyllorna. Varje 100: e Nya journaler kommer att arkiveras igen i samma primära del av hyllorna.

hindret som resulterar medan rak numerisk arkivering följs när flera anställda arkiverar i samma område undviks. Personal kan tilldelas ansvar för vissa delar av hyllorna. När fyra anställda arkiverar kan den första personalen ansvara för terminalsiffriga avsnitt 00-24, den andra för 25-49, den tredje för 50-74 och den fjärde för 75-99.

eftersom registreringsnummer fortfarande tilldelas i rak numerisk ordning fördelas arbetet jämnt mellan varje personal i varje sektion. Nummer 463719, 453720 och 463721 tilldelas i strikt sekvens, men posterna skulle arkiveras i terminalsiffrigt avsnitt ”19”, ”20” respektive ”21”.

inaktiva poster kan dras från varje terminalsiffrig sektion när nya poster läggs till. På detta sätt kontrolleras volymen av poster i varje primär sektion och stora luckor i filen som kräver återförskjutning av poster förhindras. Denna volymkontroll förenklar också planeringen för arkiveringsutrustning.

fördelar med terminalsiffrig arkivering

Misfiling reduceras avsevärt med användning av terminalsiffrig arkivering. Eftersom personalen endast handlar om ett par siffror åt gången är det mindre troligt att införlivandet av siffror inträffar. Även om de tertiära siffrorna ökas till tre, t.ex. 245-68-90, är det lättare att återkalla tre siffror än att återkalla sju.

utbildningsperioden för journalassistent är vanligtvis lite längre för ett terminalsiffrigt system än för en rak numerisk arkivering, men de flesta av Personalen kan lära sig det om några dagar.

Inledande installation av filhyllor kan krävas från startstadiet, vilket kan kräva fler enheter av hyllor eftersom expansionskapacitet måste planeras för det totala journalområdet.

Mittsiffrig arkivering

i denna metod arkiverar personalen enligt sifferpar, som i terminalsiffrig arkivering. Å andra sidan är de primära, sekundära och tertiära siffrorna i olika positioner. De mellersta siffrorna i ett sexsiffrigt nummer är de primära siffrorna, siffrorna till vänster är de sekundära siffrorna och siffrorna till höger är de tertiära siffrorna

76	—	68	—	96
sekundär		primär		tertiär
nedan visas en provsekvens i mittsiffrig fil
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

från det givna exemplet kan personalen se att block med 100 poster (t. ex., 76-78-00 genom 76-78-99) är i rak numerisk ordning.

detta har flera fördelar:

• för det första är det enkelt att dra ut 100 numrerade poster i följd för forskningsändamål.
• för det andra är Konvertering från ett rakt numeriskt system till ett mellansiffrigt system mycket enklare än att konvertera till ett terminalsiffrigt system.
• tredje, block av 100 poster dras från en rak numerisk fil är i exakt ordning för mellersta siffran arkivering.

Mellansiffrig arkivering ger en jämnare fördelning av poster som gör rak numerisk arkivering, även om den inte motsvarar balansen som uppnås med ett terminalsiffrigt arkiveringssystem.

som i terminalsiffrig arkivering arkiverar personalen med par siffror snarare än med sex eller sju siffror; därför reduceras fel arkivering.

det finns vissa nackdelar med mittsiffrig arkivering. Mer träning kan vara nödvändig än den raka numeriska eller terminalsiffriga arkiveringen.