vi har alla 24 timmar på en dag. Men varför verkar det som om vissa människor kan få ut det mesta av varje minut på dagen? Tro det eller ej, de har inte kraften att sakta ner tiden. De vet dock hur de ska hantera sin tid ordentligt.

vill du veta hur du kan bli en mästare i Time management också? Börja med att använda dessa 20 superkraftiga time management tips.

skapa en tidsrevision.

när det gäller tidshantering är det första steget du behöver ta att ta reda på var din tid faktiskt går. Du kanske tror att du bara skickar 30 minuter på e-post, men i verkligheten är den uppgiften att äta upp en timme av din dag.

det enklaste sättet att hålla reda på din tid är att ladda ner en app som RescueTime, Toggl eller my app Calendar för att spåra allt du gör i en vecka. Du kan sedan komma åt en rapport för att ta reda på vad som stjäl din tid. Med denna information kan du sedan göra lämpliga justeringar.

ange en tidsgräns för varje uppgift.

jag har upptäckt att en tidsgräns för varje uppgift hindrar mig från att bli distraherad eller förhala. Till exempel, om jag vill skriva en artikel för min blogg, ger jag mig själv två timmar. Så om jag började klockan 8 försöker jag få den skriven av 10am.

på ett sätt blir det spel.

eftersom jag lägger buffertar mellan uppgifter och aktiviteter, om jag inte slutför uppgiften i tid, kan jag fortfarande arbeta med det utan att äta in i tiden som är reserverad för något annat.

använd en att göra-lista, men överge inte uppgifter.

” alla mål och projekt består av mindre delar som måste uppnås för att uppnå målet eller slutföra projektet. Skapa att göra-listor för varje mål och projekt och lista alla mätbara steg som måste uppnås,” föreslår William Lipovsky.

” bortsett från att hålla dig fokuserad motiverar detta dig också eftersom du kan se vad du redan har uppnått och vad som återstår.”

samtidigt kommer det avbrott som kan hindra dig från att slutföra en uppgift. William rekommenderar att du ”gör en punkt att alltid återvända till och slutföra dessa uppgifter när du kan. Detta kan kräva att du anger en gräns för antalet uppgifter du arbetar med vid varje given tidpunkt.”

planera framåt.

en av de värsta sakerna du kan göra är att vakna utan en plan för dagen. Istället för att fokusera på vad som behöver göras, vandrar du mållöst och tar hand om mer triviala saker.

därför bör du alltid planera framåt med ett av dessa alternativ;

• kvällen innan. Innan du lämnar jobbet för dagen, spendera de senaste 15 minuterna på att organisera ditt kontor och komponera en lista över dina viktigaste saker för imorgon.
• första på morgonen. Under din morgonrutin skriver du ner de 3 eller 4 mest brådskande och viktiga frågorna som behöver åtgärdas idag och arbetar med dem när du är mest produktiv.

tillbringa dina morgnar på MITs.

Mark Twain sa en gång, ” om det är ditt jobb att äta en groda, är det bäst att göra det första på morgonen. Och om det är ditt jobb att äta två grodor är det bäst att äta den största först.”

brutto? Säker. Men den punkt som Twain gjorde att du bör ta hand om dina största och mest utmanande uppgifter på morgonen, aka dina viktigaste uppgifter (MITs) på dagen.

det finns ett par skäl till varför detta en sådan effektiv Time management trick. Till att börja med har du vanligtvis mest energi i AM. Så det är bättre att ta itu med dessa uppgifter när du inte dräneras. Du kan också använda den känslan av prestation för att komma igenom resten av dagen.

lär dig att delegera / outsourca.

delegering och outsourcing kan bli lite knepigt. För vissa är det svårt att låta någon annan göra arbete som de brukade göra. För andra har de inte tid att träna någon annan för att slutföra vissa uppgifter.

saken är att delegering eller outsourcing är realtidsbesparare eftersom det minskar din arbetsbelastning-vilket innebär att du har mer tid att spendera på viktigare uppgifter eller göra mindre arbete. Antingen överlämna ansvar till teammedlemmar som är kvalificerade eller anställa en erfaren frilansare. Och, om du bestämmer dig för att göra intern utbildning, den initiala investeringen kommer att vara värt-det i slutändan.

eliminera halvarbete.

” i vår tid av konstant distraktion är det dumt lätt att dela vår uppmärksamhet mellan vad vi borde göra och vad samhället bombarderar oss med”, skriver James Clear.

” vanligtvis balanserar vi behoven hos meddelanden, e–postmeddelanden och att göra-listor samtidigt som vi försöker få något uppnått. Det är sällsynt att vi är fullt engagerade i uppgiften.”

Clear har kallat detta ”halvarbete” och här är några exempel;

• du skriver en rapport, men sluta slumpmässigt för att kontrollera din telefon utan anledning.
• du provar en ny träningsrutin, men byter till ett nytt program ett par dagar senare eftersom du läser om det online.
• när du pratar i telefon vandrar ditt sinne till din e-postbrevlåda.

”oavsett var och hur du faller i fällan av halvarbete är resultatet alltid detsamma: du är aldrig helt engagerad i uppgiften, du förbinder dig sällan till en uppgift under längre perioder, och det tar dig dubbelt så lång tid att uppnå hälften så mycket,” tillägger Clear.

Clear har funnit att det bästa sättet att övervinna halvarbete är genom att blockera ”betydande tid att fokusera på ett projekt och eliminera allt annat.”Till exempel väljer han en övning och fokuserar bara på den övningen medan han tränar. Han kommer också att skära ut några timmar för att ägna sig åt ett viktigt projekt, men lämnar telefonen i ett annat rum.

” denna fullständiga eliminering av distraktioner är det enda sättet jag vet att komma in i djupt, fokuserat arbete och undvika fragmenterade sessioner där du bara gör halvarbete.”

ändra ditt schema.

om du läser den här artikeln är det uppenbarligen för att du vill upptäcka lite användbar tidshantering – och jag är mer än glad att hjälpa dig att sätta. Men om du kämpar med tidshantering kan lösningen vara så enkel som att ändra ditt schema runt.

till exempel, istället för att sova in till 6:30, Vakna en timme tidigare. Personligen, jag hittar 5:15am att vara den mest produktiva tiden på dagen eftersom det ger mig tid att träna, planera min dag, gå igenom mina e-postmeddelanden och till och med arbeta på sidoprojekt utan att bli störd.

också, överväga att vakna upp tidigare på helgerna och kanske skära ner på mängden TV som du tittar på.

lämna en bufferttid mellan aktiviteter och möten.

hoppa direkt från en uppgift eller möte till nästa kan verka som en bra användning av din tid, men det har faktiskt motsatt effekt. Vi behöver tid för att rensa våra sinnen och ladda genom att gå en promenad, meditera eller bara dagdrömma. När allt kommer omkring kan den mänskliga hjärnan bara fokusera i cirka 90 minuter åt gången.

utan den pausen är det svårare att vara fokuserad och motiverad. Schemaläggning buffert-tid kan också förhindra att köra sent till nästa möte. Jag tycker att 25 minuter mellan uppgifter och möten är en idealisk bufferttid.

få organiserade och enda uppgift.

Den genomsnittliga amerikanen spenderar 2,5 dagar varje år på att leta efter felplacerade föremål. Som ett resultat spenderar vi över $2.7 miljarder årligen ersätta dessa poster. Istället för att slösa både tid och pengar, bli organiserad.

börja med att ha ett hem för allt och se till att objekt sätts tillbaka där de hör hemma. I slutet av dagen rengör din arbetsplats och skapa ett dokumenthanteringssystem.

och, starta single-tasking. De flesta citerar multitasking som den främsta skyldige för felplacering av föremål.

följ 80-20-regeln.

” Pareto-principen, även känd som 80-20-regeln, antyder att 80% av resultaten kommer från 20% av ansträngningen. Detta används ofta i försäljningen eftersom 80% av försäljningen vanligtvis kommer från 20% av kunderna”, skriver Renzo Costarella i ett tidigare kalenderpost.

”när det gäller hur du ska hantera din tid kan denna princip också tillämpas. 80% av dina resultat kommer från 20% av dina handlingar.”

Renzo föreslår att du börjar med att titta ” på ditt schema eller att göra-lista varje dag. För enkelhetens skull försöka få ner fem uppgifter du behöver för att utföra. Med hjälp av principen kan du förmodligen eliminera majoriteten av objekten på din lista. Det kan kännas onaturligt i början men Övertid detta kommer att villkora dig att skala upp ansträngning på de viktigaste uppgifterna.”

använd en online-kalender.

kalendrar har länge varit ett grundläggande verktyg för tidshantering. Online kalendrar har dock tagit detta till nästa nivå. Det beror på att du kan komma åt det från flera enheter, enkelt schemalägga möten och möten, ställa in påminnelser, skapa tidsblock och schemalägga återkommande händelser.

personligen använder jag Google Kalender. Jag tycker att det är bäst. Men Outlook och Apple Calendar fungerar också bra.

sluta vara perfekt.

när du är en perfektionist kommer ingenting någonsin att vara tillräckligt bra. Det betyder att du kommer att fortsätta att gå tillbaka till samma uppgift om och om igen. Hur produktiv tror du att din dag kommer att bli som ett resultat?

så sluta vara perfekt. Det finns inte. Gör det bästa du kan och gå vidare.

säg bara ” nej.”

jag vet att du inte vill uppröra någon. Men du kan bara hantera så mycket. Om du redan har en full tallrik, avvisa den middagsinbjudan eller hjälpa dina kollegor på ett projekt tills du har fritiden.

ingjuta keystone vanor.

Charles Duhigg, författare till ”The Power of Habit”, myntade termen ” keystone habits.”Men vad är de? Enkelt uttryckt är de vanor som kan förändra ditt liv, som att träna, spåra vad du äter, utveckla dagliga rutiner och meditera.

dessa vanor ersätter dåliga vanor och begär andra goda vanor. Som ett resultat blir du friskare, mer fokuserad och bättre lämpad för att hantera din tid.

slösa inte tid på att vänta.

jag ska vara ärlig. Jag står inte ut med att vänta. Det är inte så att jag är otålig. Det är bara att jag vet att det här är tid som bättre kan spenderas någon annanstans.

men istället för att slösa bort den här tiden har jag hittat sätt att göra det bästa av det. När jag till exempel sitter i ett väntrum läser jag en inspirerande bok, lyssnar på en podcast eller ritar ett kommande blogginlägg.

distansarbete.

visste du att den genomsnittliga amerikanska pendlingen är över 26 minuter? Och för att göra saken värre blir den dagliga pendlingen längre. Lägg på toppen hur lång tid det tar att göra sig redo och du kan enkelt se hur mycket tid som slösas bort att komma till och från jobbet.

även om det inte är möjligt för varje jobb, kan distansarbete även två gånger i veckan sluta spara dig flera timmar per vecka.

hitta inspiration.

när jag drar använder jag inspirerande källor som ett TED Talk eller biografi. Det är ett enkelt sätt att återuppväcka den elden för att få mig motiverad och back-on-track.

Batch liknande uppgift tillsammans.

när du har relaterat arbete, batch dem tillsammans. Svara till exempel inte på dina e-postmeddelanden och telefonsamtal hela dagen. Planera en viss tid för att hantera dessa uppgifter.

anledningen? Olika uppgifter kräver olika typer av tänkande. Genom att batchera relaterade uppgifter tillsammans byter din hjärna inte växlar – vilket innebär att du skär ut den tiden omorientering.

gör mindre.

detta är en taktik från Leo Babauta. Han startade bloggen Zen Habits och det är definitivt ett måste läsa. Så, vad har Leo att säga om att göra mindre.

att göra mindre betyder inte ”mindre är mer.”Det betyder” mindre är bättre.”Detta uppnås genom att sakta ner, vara medveten om vad som behöver göras och koncentrera sig bara på dessa saker. När du gör det, gör varje åtgärd räknas. Som ett resultat kommer du att skapa mer värde istället för bara foder.