Lektion 4: Hantera kontakter
/sv / outlook2010 / organisera och hantera e-post / innehåll /
introduktion
Kontaktvyn är den centrala platsen för alla dina kontakter i Outlook 2010. Att upprätthålla en detaljerad kontaktlista gör det mycket lättare att skicka e-post och schemalägga möten.
i den här lektionen lär du dig att lägga till, hantera och organisera dina kontakter. Vi pratar också om hur du importerar kontakter.
kontaktvy
Outlook 2010 håller alla dina kontakter organiserade i Kontaktvy. När du har lagt till kontakter i Outlook använder du samma kontaktinformation för att skicka e-post, schemalägga möten och tilldela uppgifter. Att hålla en detaljerad kontaktlista kan vara särskilt användbart på arbetsplatsen, eftersom du kan behöva kommunicera med många olika människor varje dag.
Kontaktvygränssnittet
- för att komma åt kontaktvy, leta upp och välj fliken Kontaktvy i skärmens nedre vänstra hörn. Kontaktvyn visas.
navigera till Kontakter Visa
klicka på knapparna i det interaktiva nedan för att bli mer bekant med Kontaktvygränssnittet.
redigera kontakter
dubbelklicka på en kontakt för att redigera kontaktens information. Dialogrutan kontakt visas. Redigera informationen efter önskemål.
indexfält
om du har många kontakter kan du hoppa direkt till en viss punkt i din kontaktlista med indexfältet.
adressbok
öppna adressboken för att se en fullständig lista över dina kontakter. Du kan också navigera mellan andra adressböcker som är tillgängliga via ditt nätverk.
sökfält
om du har problem med att hitta en kontakt kan du hitta dem snabbt med sökfältet.
dela grupp
det är enkelt att dela kontaktinformation med någon annan. Om en medarbetare till exempel begärde en e-postadress till en ny klient kan du vidarebefordra deras kontaktinformation.
åtgärdsgrupp
kommandona i gruppen åtgärder låter dig komma åt avancerade alternativ, till exempel dokumentkoppling.
visningsalternativ
det finns flera olika visningsalternativ för Kontaktvy. Som standard visas dina kontakter som visitkort, men du kan också visa dem i litet kort -, telefonbok-eller listformat.
Communicate Group
använd kommandona i Communicate-gruppen för att snabbt skriva ett e-postmeddelande eller begära ett möte med den valda kontakten.
ta bort
kommandot Radera tar bort den valda kontakten från kontaktlistan.
Ny kontaktgrupp
om du ofta arbetar med samma grupp människor kan du skapa en kontaktgrupp för snabb åtkomst.
ny kontakt
klicka på kommandot Ny kontakt för att skapa en ny kontakt. Dialogrutan kontakt visas. Härifrån anger du önskad kontaktinformation.
kontakter
dina kontakter visas i fönstret Visa.
lägga till kontakter
det finns två sätt att lägga till kontakter:
- du kan manuellt ange information för var och en av dina kontakter.
- du kan importera befintliga listor med kontakter från andra konton, till exempel Gmail. Om du redan har flera kontakter sparade med ett annat konto kan den här metoden spara mycket tid och ansträngning.
för att lägga till en ny kontakt manuellt:
- i Kontaktvyn letar du upp och väljer kommandot Ny kontakt i menyfliksområdet.
klicka på ny kontakt
- dialogrutan kontakt visas.
- ange kontaktinformationen. Åtminstone bör du ange ett för-och efternamn samt en e-postadress. Du kan dock också ange annan information, som telefonnummer, alternativa e-postadresser och mer.
- när du är klar med att fylla i kontaktinformationen klickar du på Spara & Stäng.
lägga till kontaktinformation - kontakten läggs till i din kontaktlista.
den tillagda kontakten
importera kontakter:
för att importera kontakter till Outlook måste du först exportera dessa kontakter till en fil, oftast en kommaseparerad Värdefil, även känd som CSV. De flesta e-postprogram kommer att ge instruktioner om hur du exporterar dina befintliga kontakter. När du har exporterat dina kontakter är du redo att importera dem till Outlook.
- klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet.
klicka på fliken Arkiv - Backstage-vy visas. Välj Öppna.
klicka på Öppna från Backstage-vy
- de öppna alternativen visas. Välj Importera.
klicka på Importera - Import-och exportguiden visas. Följ instruktionerna för att importera kontakter till Outlook.
import-och exportguiden
om du använder Gmail följer du dessa instruktioner för att exportera Gmail-kontakter.
gör mer med kontakter
när du är bekant med grunderna i Kontaktvyn kan du börja dra nytta av dess mest användbara funktioner med dessa ytterligare tips.
för att skicka ett e-postmeddelande till kontaktgrupper:
Kontaktgrupper är särskilt lämpliga för att skicka meddelanden till en grupp människor, till exempel ett specifikt team på din arbetsplats.
- Välj önskad kontaktgrupp och klicka sedan på kommandot E-post i menyfliksområdet.
skapa en grupp-E-post - skrivfönstret visas och kontaktgruppen kopieras till fältet till:. Meddelandet skickas till alla i kontaktgruppen.
kontaktgruppen kopieras till fältet till:
så här tilldelar du uppgifter:
om du vill använda Outlook 2010 för att hantera projekt och uppgifter kan du tilldela uppgifter (kallas även att göra) till dina kontakter. Din kontakt kommer att få ett meddelande om uppgiften, och du kommer att meddelas när uppgiften är klar.
- klicka på önskad kontakt, leta upp och välj kommandot Mer på bandet och välj sedan tilldela uppgift i rullgardinsmenyn.
tilldela en uppgift till en kontakt - fönstret uppgift visas. Ange ett ämne som du skulle göra för ett e-postmeddelande, samt ett förfallodatum för uppgiften.
- när du är klar med att ange information om aktiviteten klickar du på Skicka.
tilldela en uppgift
så här skriver du ut kontakter:
om du behöver komma åt din kontaktlista från datorn är det enkelt att skriva ut kontakter.
- klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet.
klicka på fliken Arkiv - Backstage-vy visas. Leta upp och välj Skriv ut.
klicka på Skriv ut i Backstage-vyn - utskriftsfönstret visas. Välj önskad layout, inklusive visitkort, telefonlista och mer, Klicka sedan på Skriv ut.
skriva ut en kontaktlista utmaning!
- navigera till Kontaktvyn.
- Lägg till en ny kontakt i din kontaktlista.
- skapa en kontaktgrupp.
- adressera ett nytt e-postmeddelande till en av dina kontakter.
/sv / outlook2010 / hantera dina kalendrar / innehåll /