detta dokument ger en allmän översikt över hur du säkerhetskopierar och arkiverar din UH-e-post med Microsoft Outlook 2007 på en Windows-baserad dator.

det första steget för att skapa en säkerhetskopia av din e-post är att städa upp innehållet. Ta bort all e-post som du inte behöver eller inte vill ha en säkerhetskopia av. Särskilt ta bort e-postmeddelanden med bilagor som du inte längre behöver, för att spara diskutrymme.

nästa steg är att organisera de e-postmeddelanden du vill säkerhetskopiera i mappar. Du kan skapa flera mappar för att lagra relaterade e-postmeddelanden på ett ställe. Att organisera din e-post på detta sätt gör det lättare att återställa de e-postmeddelanden du kan behöva vid ett senare tillfälle.

säkerhetskopiera e-post

när du har organiserat din e-post är du redo att starta säkerhetskopieringsprocessen. För att göra en säkerhetskopia av en e-postmapp, starta först Outlook 2007-programmet. Klicka sedan på Arkiv-menyn och välj Importera och exportera…

i fönstret som öppnas väljer du alternativet Exportera till en fil från listan över åtgärder. Klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

i rutan Skapa en fil av typ väljer du personlig mappfil (.pst) och klicka på knappen Nästa för att fortsätta.

i rutan Välj mapp att exportera från väljer du den mapp du vill säkerhetskopiera. I figuren nedan valdes mappen med namnet inkorg. Markera inkludera undermappar om exportmappen innehåller undermappar. Även filterknappen tillåter ett brett utbud av val att exportera endast vissa meddelanden i mappen. Klicka på Nästa för att fortsätta.

i nästa fönster som öppnas frågar Outlook efter en plats för att spara den exporterade filen. Klicka på knappen Bläddra för att ändra standardplatsen. Välj en lätt att komma ihåg plats, eller spara på skrivbordet för enkel åtkomst om det kommer att lagras på flyttbara media (t.ex. flash-enhet). Var noga med att ge den exporterade filen ett beskrivande namn. I avsnittet Alternativ väljer du det lämpligaste alternativet för dina behov. Klicka sedan på Slutför-knappen för att fortsätta.

ett nytt fönster öppnas nu och ber dig skapa en Microsoft Personal-mapp. Ge mappen ett beskrivande namn, till exempel säkerhetskopiering av e-post som i exempelbilden nedan. Ange ett lösenord om du vill lösenordsskydda filen från andra användare.

det är det. Du har just skapat en säkerhetskopia av den valda e-postmappen. Du kan upprepa denna process för att säkerhetskopiera andra e-postmappar om du vill. För att frigöra diskutrymme och din kvot kan du ta bort de meddelanden du säkerhetskopierade eller flytta dem från din IMAP-mapp till din lokala hårddisk. Se avsnittet tekniker för att minska e-post på http://www.hawaii.edu/askus/502 för instruktioner om hur du flyttar meddelanden från en IMAP-mapp till en lokal mapp.

återställa e-post från en personlig filmapp

vid någon tidpunkt i framtiden kanske du vill återställa din e-post från en av de säkerhetskopior du gjorde.
för att starta återställningsprocessen, starta först MS Outlook 2007. Gå sedan till Arkiv-menyn och välj Importera och exportera…

i fönstret som öppnas väljer du att importera från ett annat program eller en annan fil. Klicka på Nästa för att fortsätta.

i följande fönster bläddrar du ner i listan över filtyper och väljer personlig mappfil (.pst). Klicka på Nästa för att fortsätta.

Klicka sedan på knappen Bläddra för att hitta den personliga mappfilen du vill återställa din e-post från. Välj lämpligt alternativ för dina ändamål. I detta fall en säkerhetskopia.pst-filen skapades under säkerhetskopieringen tidigare i det här dokumentet så det är filen som kommer att återställas. Klicka på Nästa för att fortsätta.

om du skapade ett lösenord för PST-filen anger du det för att öppna filen. Klicka sedan på OK-knappen för att fortsätta. Obs!: du kommer inte att få den här dialogrutan om du inte skapade ett lösenord.

välj sedan den mapp du vill importera från. Om mappen du säkerhetskopierade hade undermappar kan du bara välja undermappen som ska återställas. Du har också två alternativ på var att importera mapparna till. Du kan välja att importera objekten till den valda mappen (markerad i navigeringsfönstret) eller till samma mapp som redan har skapats i ditt e-postkonto. I figuren nedan valdes alternativet för att återställa e-postmeddelandet i samma mapp i de personliga mapparna (inkorgen). Eftersom det går till de personliga mapparna kommer det inte att lagras på UH-servern där den skulle konsumera kvoten.

det är det. Outlook importerar e-postmeddelandena från den personliga mappfilen och till den e-postmapp du valt. Dessa e-postmeddelanden kommer nu att vara en del av din e-post.

Auto-Archive

ett annat alternativ för att skapa en säkerhetskopia av dina e-postmappar är funktionen Auto-Archive i Outlook. Det är relativt lätt att använda och enkelt att installera.

Auto-Archive flyttar automatiskt objekt som anses gamla (en inställning som du har ställt in) till en arkivfil och tar bort den från din e-postmapp. Du har möjlighet att bestämma vilka mappar som automatiskt arkiveras, liksom den tid som måste gå innan ett objekt anses gammalt.

för att starta funktionen Autoarkiv, starta först MS Outlook-programmet. Klicka sedan på Verktyg-menyn och välj Alternativ. Klicka på fliken annan i fönstret som öppnas. Slutligen klickar du på AutoArchive-knappen.

i fönstret som öppnas klickar du på kryssrutan Kör Autoarkiv varje. Ange hur lång tid som måste gå för att AutoArchive-funktionen ska köras. Du kan också välja alternativet som ska uppmanas av Outlook innan AutoArchive-funktionen körs. Var noga med att notera standardarkivfilens plats. Du kan klicka på knappen Bläddra om du vill ändra standardfilplatsen. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Klicka på OK-knappen i alternativfönstret för att återgå till Outlook-programmet.

alternativ för automatisk arkivering

du har möjlighet att ställa in alternativen för automatisk arkivering för varje mapp i ditt e-postkonto. För att ställa in alternativen för en viss mapp, högerklicka på mappen och välj Egenskaper från menyn. I figuren nedan valdes inkorgen.

klicka sedan på fliken AutoArchive. Konfigurera alternativen som du tycker passar. Du kan välja att flytta de gamla objekten till en arkivfil eller bara ta bort objekten tillsammans. Du kan också välja Standardarkivinställningarna eller så kan du ha olika inställningar för varje mapp du väljer att arkivera. Klicka på OK-knappen för att spara dina ändringar.

importera arkiverade objekt till sina ursprungliga mappar

det kan komma en tid i framtiden när du vill återställa objekten i din arkiverade fil. Du har flera alternativ för att uppnå detta. Du kan antingen återställa de arkiverade objekten tillbaka till din brevlåda (på deras ursprungliga plats), du kan importera de arkiverade objekten till en ny mapp, eller så kan du öppna den arkiverade filen och manuellt kopiera över de objekt du behöver.

i Outlook, gå till Arkiv-menyn och välj Importera och exportera… I fönstret som öppnas väljer du alternativet Importera från ett annat program eller en fil. Klicka på Nästa för att fortsätta.

i följande fönster bläddrar du ner i listan över filtyper och väljer personlig mappfil (.pst). Klicka på Nästa för att fortsätta.

Klicka sedan på knappen Bläddra för att hitta den arkiverade filen du vill återställa din e-post från. Välj lämpligt alternativ för dina ändamål. Klicka på Nästa för att fortsätta.

välj sedan arkivfilen du vill importera från. Var noga med att markera kryssrutan Inkludera undermappar för att säkerställa att du återställer all din e-post. Klicka sedan på alternativet för att importera objekt till samma mapp i: för att återställa meddelandena tillbaka till sina ursprungliga platser innan de arkiverades. Klicka på knappen Slutför för att importera e-postmeddelandet.

det är det. Outlook importerar e-postmeddelandena från arkivfilen och placerar dem tillbaka till sina ursprungliga platser. Dessa e-postmeddelanden kommer nu att vara en del av din e-post.

importera arkiverade objekt till en ny mapp

det första steget till denna process är att skapa en ny mapp i Outlook för att spara arkiverade objekt i. För att göra detta, gå till Arkiv-menyn i Outlook, välj Ny och klicka sedan på Mapp…

ge sedan mappen ett namn. I mappen innehåller: textruta, välj post och Post objekt. Välj sedan var du vill skapa den nya mappen. I figuren nedan skapades den nya mappen med namnet arkiverade objekt i roten till hdtest-e-postmappen.

när du har skapat en ny mapp för att spara de arkiverade objekten i är du redo att importera din arkiverade fil. För att göra detta, klicka först en gång på den nya mappen du just skapade för att välja den. Gå sedan till Arkiv-menyn och välj Importera och exportera… I fönstret som öppnas väljer du alternativet Importera från ett annat program eller en fil. Klicka på Nästa för att fortsätta.

i följande fönster bläddrar du ner i listan över filtyper och väljer personlig mappfil (.pst). Klicka på Nästa för att fortsätta.

Klicka sedan på knappen Bläddra för att hitta den arkiverade filen du vill återställa din e-post från. Välj lämpligt alternativ för dina ändamål. Klicka på Nästa för att fortsätta.

välj sedan arkivfilen du vill importera från. Var noga med att markera kryssrutan Inkludera undermappar för att säkerställa att du återställer all din e-post. Klicka sedan på alternativet för att importera objekt till den aktuella mappen för att återställa meddelandena till den nya mappen du skapade. Klicka på knappen Slutför för att importera e-postmeddelandet.

det är det. Outlook importerar e-postmeddelandena från arkivfilen och placerar dem i den nya mappen du skapade. Dessa e-postmeddelanden kommer nu att vara en del av din e-post.

manuellt kopiera över objekt från en arkiverad fil

det sista alternativet för att återställa e-post från en arkiverad fil är att öppna den arkiverade filen och kopiera över endast de objekt du vill återställa. För att göra detta, gå till Arkiv-menyn, välj Öppna och klicka sedan på Outlook-datafil…

bläddra sedan till platsen för din arkiverade fil. Välj det och klicka på knappen Öppna. Outlook kommer sedan att placera den i din Mapplista. Du kan sedan öppna den och kopiera över bara de objekt du vill flytta över genom att helt enkelt klicka och dra objektet till önskad plats. Alternativt kan du helt enkelt visa objekten medan de finns i den arkiverade mappen.

när du är klar med den arkiverade filen kan du högerklicka på den arkiverade filen och klicka på Stäng ”arkivmappar” för att ta bort arkivfilen från din mapplista.