sedan början av Outlook har Microsoft alltid inkluderat Arkiv-och Autoarkivfunktionerna, och Outlook 2010 är inget undantag. Funktionen AutoArchive flyttar eller tar automatiskt bort de äldre e-postmeddelandena från din primära postlåda till en Arkivdatafil som lagras på din lokala hårddisk. Dessa filer kallas .PST-filer. I det förflutna, när Outlook .PST-filer hade en 2 GIG-gräns, arkivfunktionen var mycket viktigare eftersom den arkiverade äldre e-postmeddelanden från din primära .PST-fil och i ett arkiv.pst-fil. Med det sagt, även om .PST-filer i Outlook 2010 har en gräns på 20 Gig, det är fortfarande bra att låta det hantera din äldre e-post för att behålla din .PST-filer små och systemprestanda upp.

Vad gör AutoArchive-funktionen?

AutoArchive minskar postlådans storlek genom att ta bort eller flytta gamla objekt till en arkivdatafil eller .PST. Processen fungerar ungefär samma oavsett om du använder Microsoft Exchange på jobbet eller IMAP eller POP från ett hem eller småföretag. Det är i huvudsak precis som att ta några pappersbuntar från skrivbordet och placera dem i ett organiserat snabbåtkomstafilskåp eller .PST-fil, som nämnts ovan. Denna process skiljer sig från att exportera på två sätt. Export gör att du kan flytta e-post till flera olika externa format, medan arkivering bara låter dig flytta äldre e-post till en .pst-fil eller ta bort e-postmeddelandet helt. Arkivering ger också enklare åtkomst till gamla e-postmeddelanden eftersom det finns en flik i Outlook-navigeringsfönstret. Naturligtvis kan du också ställa in AutoArchive för att ta bort din gamla e-post också.

Så Här Aktiverar Du Standard AutoArchive För Alla Outlook 2010-Mappar

1. I Microsoft Outlook och klicka på Arkiv-menyn och välj Alternativ.

2. Klicka på fliken Avancerat på alternativmenyn och klicka sedan på knappen AutoArchive Settings.

3. Klicka på kryssrutan för kör Autoarkiv varje dag. Härifrån kan du ytterligare anpassa AutoArchive-inställningarna för Outlook 2010; men som standard, när den är aktiverad, kommer AutoArchive att flytta (inte radera) all e-post som är äldre än sex månader till ett arkiv.pst-fil. Jag föreslår att du håller prompten innan AutoArchive körningar kontrolleras så att du blir varnad när ett arkiv händer. Du skulle bli förvånad över hur ofta folk frågar mig om saknade meddelanden. Normalt är det en Autoarkivfunktion. När du har inställningarna där du gillar dem klickar du på tillämpa dessa inställningar på alla mappar nu.

om du följde stegen ovan aktiverar AutoArchive alla dina Outlook-meddelanden. Om det finns en mapp som du ville utesluta från AutoArchive, eller om du bara vill att den ska gälla för några mappar, kan vi också göra det. Outlook 2010 låter dig anpassa inställningarna för Autoarkiv för varje mapp.så här gör du.

Ändra AutoArchive-Inställningar För Enstaka Outlook 2010-Mappar

4. I Outlook tittar du i navigeringsfönstret till vänster. Därifrån högerklickar du på valfri mapp och väljer Egenskaper för att ställa in dess AutoArchive-policy.

5. Klicka på fliken AutoArchive i fönstret Inkorgegenskaper som visas. Här kan du anpassa AutoArchive-inställningarna för den här mappen eller till och med inaktivera AutoArchive för den helt.

Okej, nu vet vi hur man AutoArchive enskilda mappar. Men vad händer om du inte vill använda AutoArchive alls? Om du inte gillar den automatiska funktionen kan du fortfarande använda arkivering genom att använda den manuella processen.

hur man manuellt arkiverar objekt

6. I Outlook klickar du på fliken Arkiv > Info-menyn och väljer rengöringsverktyg > Arkiv.

7. I Arkivdialogrutan som visas väljer du vilka mappar du vill arkivera. Denna process är nästan densamma som AutoArchive, förutom att det är en engångsavtal. Något annat är att du till och med kan åsidosätta egenskapen ”gör inte Autoarkiv” om du har tillämpat det på vissa mappar, men det är valfritt.

Var finns Outlook-arkiverade objekt?

8. I Outlook kan du komma åt arkiverade objekt från arkivmappen i navigeringsfönstret för e-post till vänster.

9. Du kan också komma åt arkiv från Outlook .pst-fil där de lagrar. Du kan komma dit genom att klicka på Arkiv > öppna menyfliken och välj Öppna Outlook-datafil.

10. Som standard Outlook-arkivet .pst-filplats är:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

om du inte har använt arkivering i Outlook tidigare, prova. Det är säkert att hjälpa till att hålla saker rena och flytta gamla, oanvända e-postobjekt ur din primära brevlåda/.PST-fil. Det är också ett trevligt sätt att hålla .PST – filstorlek under kontroll. Och det kommer att hjälpa till med systemets prestanda!