de flesta moderna företag är beroende av e-postmeddelanden för kommunikation. Att förlora tillgång till e-post, eller värre hela e-postkonton, kan vara förödande. Säkerhetskopiera dina Outlook-e-postmeddelanden är ett av de bästa sätten att få lite sinnesfrid att veta att e-postmeddelandena lagras på flera platser på din enhet och inte kan gå vilse lätt.

i den här artikeln förklarar vi hur du säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden på några olika sätt.

så här säkerhetskopierar och exporterar du alla Outlook-e-postmeddelanden

ett av de snabbaste sätten att säkerhetskopiera alla dina Outlook-e-postmeddelanden är att använda dess integrerade .pst filformat. Microsoft Outlook och Microsoft Exchange använder uteslutande PST-filer för att lagra e-post, kontaktinformation och adresser och kalenderhändelser. En statisk PST-fil kan användas som en säkerhetskopia för din nuvarande Outlook e-post och kontaktinformation, och Outlook kommer att kunna komma åt den även när du är offline.

så här säkerhetskopierar du dina e-postmeddelanden till en .pst-fil:

1. öppna din Outlook och tryck sedan på ” fil.”
   
2. i menyn väljer du ” öppna & exportera.”
   
3. klicka på knappen” Importera/Exportera”.
   
4. systemet återgår till din huvudsakliga Outlook-skärm och dyker upp Import/exportguiden för att vägleda dig genom exportprocessen.
   
5. i guiden väljer du alternativet” Exportera till en fil ”i listan och klickar sedan på” Nästa.”
   
6. välj ” Outlook-datafil (.PST) ”när du uppmanas att välja en filtyp, klicka sedan på” Nästa.”
   
7. du blir då ombedd att välja vilka mappar som ska exporteras. Du kan välja ditt e-postkonto för att exportera alla mappar som är associerade med det, inklusive kontakter och kalenderdata. Klicka på ”Nästa” när du är nöjd med ditt val.
   
8. välj den adressväg som säkerhetskopian sparas i. Kom ihåg sökvägen så att du kan komma åt den senare.
   
9. det är bra att ändra namnet på filen (den sista delen av sökvägen). Som standard är det ” backup.pst.”
   
10. om du sparar säkerhetskopian i standardvägen väljer du om du vill duplicera objekt.
    
11. (valfritt) du kan gå tillbaka till någon av de tidigare dialogerna, kanske för att ändra mappvalet, genom att använda knappen ”Tillbaka”.
    
12. tryck på ”Slutför” för att starta exportprocessen.
    
13. Outlook uppmanar dig att skapa ett lösenord. Detta kan vara viktigt av säkerhetsskäl, men du behöver inte ange ett lösenord.
    
14. du kan hitta den extraherade filen på den plats du angav för filvägen. Du kan nu flytta eller kopiera filen någon annanstans.
    

så här får du tillgång till exporterade Outlook-e-postmeddelanden

när du har exporterat filerna kanske du undrar hur du kommer åt dem senare. Outlook gör det enkelt att öppna säkerhetskopior och återställa dina e-postmeddelanden till den sparade tidpunkten. Här är vad du behöver göra:

1. hitta säkerhetskopian. Notera dess plats och filväg.
   
2. Öppna Outlook.
   
3. tryck på ” Arkiv ”och klicka sedan på” Öppna & exportera.”
   
4. i menyn till höger väljer du ” öppna Outlook-datafil.”
   
5. detta öppnar Filutforskaren. Gå till säkerhetskopian. Klicka på den och välj sedan ”öppna.”
   
6. systemet kommer tillbaka till huvudskärmen i Outlook.
   
7. på navigeringsmenyn till vänster bläddrar du ner tills du ser ”Outlook-Data.”Den här kategorin innehåller de objekt som hämtats från säkerhetskopian.
   
8. kategorin bevarar de ursprungliga formaterings-och mappsystemen.
   
9. du kan dra och släppa e-postmeddelanden för att flytta dem till andra filer.

nu har du tillgång till dina säkerhetskopierade e-postmeddelanden.

hur man snabbt spara en enda Outlook e

ibland, du vill inte besväret att spara alla e-postmeddelanden och öppna Outlook igen när du bara behöver en eller några specifika e-postmeddelanden. Lyckligtvis finns det några snabba lösningar för att spara ett enda e-postmeddelande från Outlook.

Metod 1-Spara direkt i en mapp

1. öppna Outlook.
   
2. Öppna File Explorer och navigera till var du vill spara e-postmeddelandet. Du kan behöva sätta både Outlook och File Explorer i fönsterläge och flytta dem runt för enklare åtkomst.
   
3. Dra e-postmeddelandet du vill spara från Outlook till mappen.
   
4. Outlook lagrar automatiskt e-postmeddelandet i ett ”Outlook-objekt” – format.
   
5. dubbelklicka på det sparade e-postmeddelandet för att öppna det i Outlook.

Metod 2-Spara som TXT eller HTML

1. öppna e-postmeddelandet du vill spara i Outlook.
   
2. välj ” Arkiv ”och välj sedan” Spara som.”
   
3. File Explorer kommer att dyka upp. Välj sökvägen där du vill lagra e-postmeddelandet. Längst ner i File Explorer klickar du på pilen bredvid ”Spara som typ.”Välj antingen” endast Text ” för att spara i en .TXT-format eller ”HTML” för att spara e-postmeddelandet som en .html-fil.
   
4. när du har sparat kan e-postmeddelandet nås med din textredigerare (t .ex. anteckningsblock) om det är i.TXT, eller din webbläsare om den sparas som .HTML.
   

att spara e-postmeddelandet på detta sätt bevarar inga bilagor, så se till att ladda ner dem, byta namn på dem efter behov och spara dem tillsammans med e-postmeddelandet för senare åtkomst.

Metod 3-Använd Screen Capture för att spara en bild

du kan också använda screen capture-programvara för att spara innehållet i e-postmeddelandet som en bild. Den här metoden kan vara användbar för att referera till e-postens innehåll i andra kommunikationsformer, eftersom bilder enkelt fästs på e-postmeddelanden och andra meddelanden.

om du använder Windows kommer nyare versioner med förinstallerad screen capture-programvara, med namnet Snipping Tool (på äldre enheter) och Snip & Sketch. Alternativt kan du använda knappen Skriv ut skärm på tangentbordet och sedan klistra in bilden i Paint.

för Mac-enheter är processen liknande. Använd Ctrl + Command + 4-genvägen för att öppna den integrerade skärmdumpfunktionen och dra sedan markeringen crosshair för att täcka ett område över e-postmeddelandet för att spara det.

för Linux kan du hitta ett sortiment av screen capture-programvara tillgänglig för nedladdning, som kan användas för att spara e-postmeddelandet som en bild. Alternativt har GNOME-baserade modeller ett integrerat skärmdumpverktyg i menyn Program > tillbehör. Vissa Linux OS-versioner kommer att svara på Print Screen-knappen på tangentbordet, ungefär som i Windows-system.

hur exporterar jag alla e-postadresser i Outlook?

om du vill exportera din kontaktlista (som innehåller E-postadresserna till dina kontakter och annan information) kan du använda steg som liknar hur du exporterar e-postmeddelandena. Kontaktinformation kan dock lagras i ett annat filformat som är mer användarvänligt och kan öppnas i Excel för snabb manipulation och redigering. Här är vad du behöver göra:

1. öppna Outlook.
   
2. Välj Arkiv > Öppna & Exportera > Importera/Exportera.
   
3. i guiden Importera/Exportera väljer du ” Spara som en fil.”
   
4. Välj ” kommaseparerade värden (.csv) ” när du uppmanas att välja en filtyp.
   
5. i mappvalmenyn väljer du mappen” Kontakter ” under ditt konto.
   
6. bekräfta filvägen eller ändra den efter behov. Namnge filen efter önskemål.
   
7. tryck på ”Slutför” för att starta exportprocessen.
   
8. Import / Export dialog stängs när processen är klar.

den exporterade .csv-fil kan öppnas i Excel. Det kommer att visa ett stort bord med kontaktinformation. Du kommer förmodligen att ha många tomma celler, och det här är helt normalt. Du kan använda Excel för att redigera data, men att lägga in ytterligare innehåll kan göra det oläsligt för Outlook om du behöver importera filen senare.

du kan använda den här filen på en annan enhet eller e-posttjänst för att importera kontaktinformation.

Hur sparar jag flera Outlook-e-postmeddelanden till Min Dator?

om du vill spara mer än ett e-postmeddelande i taget, men inte behöver hela ditt e-postbibliotek, finns det ett sätt att välja några e-postmeddelanden att spara på en gång. Här är vad du behöver göra:

1. öppna Outlook.
   
2. Välj de e-postmeddelanden du vill spara. Håll Ctrl och klicka på e-post för att välja dem en i taget, eller håll Shift för att välja ett antal e-postmeddelanden mellan det första och det andra klicket.
   
3. gå till Arkiv > Spara som.
   
4. i dialogrutan går du till mappen du vill spara e-postmeddelandena i, namnge filen som du vill och välj ”Endast Text” som format att spara i.
   
5. Outlook sparar alla e-postmeddelanden som valts i en enda .txt-fil. Du kan använda din textredigerare för att komma åt dem.

om du vill spara dem separat .txt-filer, måste du spara varje e-post separat. Ytterligare Outlook-plugins tillgängliga online kan utöka den här funktionen för att spara e-postmeddelanden separat .txt eller alternativa filformat.

ett nytt utseende på Outlook

med Outlook: s integrerade exportfunktion kan du säkerhetskopiera och återställa e-postmeddelanden om du förlorar åtkomst till ditt e-postkonto, oavsett om det är ett förlorat lösenord eller hackat. Med online-kommunikation är så utbredd, tar några minuter av din tid att säkerhetskopiera e-post regelbundet kan spara huvudvärk av förvränga över förlorade filer.